Implementarea contabilității în cadrul SC Competrol SRL

Contabilitatea şi principalele tipuri de documente folosite

1.Documentele justificative şi registrele de contabilitate

Înregistrarea operaţiilor economice şi financiare în conturi se face după consemnarea prealabilă a acestora în documente corespunzătoare operaţiilor respective. Deoarece asemenea documente preced şi fundamentează datele cuprinse în ele se mai numesc documente justifivative. Ele rerezintă unul dintre elementele componente ale metodei contabilităţii, fără ele neputându-se face dovada efectuării operaţiilor respective. În afara funcţiei informaţionale a documentelor justificative, ele angajează şi drepturi şi obligaţii cu privire la existenţa şi mişcarea elementelor patrimoniale. Documentele justificative cuprind, de regulă, următoarele elemente:

- Denumirea documentului;

- Denumirea şi sediul unităţii patrimoniale care întocmeşte documentul;

- Numărul şi data întocmirii acestuia;

- Conţinutul operaţiei patrimoniale;

- Datele cantitative şi valorice aferente operaţiei;

- Numele, prenumele şi semnăturile persoanelor care le-au întocmit şi avizat;

- Alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiilor efectuate.

Înscrierea datelor în documentele justificative se face manual sau cu mijloace de prelucrare automată, astfel încât acestea să fie lizibile, nefiind admise ştersături, răzuiri, modificări sau alte asemenea procedee. După întocmire documentele justificative se supun verificării şi prelucrării care constă în :

- Verificarea formei, prin care se urmăreşte dacă s-au completat toate datele obligatorii din formular, dacă ele corespund cu cele din anexe, dacă corespund semnăturile necesare şi s-au întocmit în numărul de exemplare prevăzut.

- Verificarea aritmetică, prin care se urmăreşte dacă sunt bine făcute calculele aritmetice

- Verificarea de fond, ce presupune urmărirea legelităţii, necesităţii, realităţii, oportunităţii şi economicităţii operaţiilor economice şi financiare pentru care s-au întocmit.

Înregistrarea în contabilitate a operaţiilor economice şi financiare se realizează cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor justificative, în funcţie de data întocmirii sau de intrare în unitate şi sistematic în registrele deschise pe conturi sintetice şi analitice.

Documentele justificative care au stat la baza înregistrărilor în contabilitate, ca ş registrele de contabilitate, se păstrează în arhivă timp de ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia statelor de salarii care se păstrează de ani, la fel ca şi situaţiile financiare.

2.Registrele de contabilitate obligatorii sunt:

- Registrul jurnal care serveşte ca document obligatoriu de înregistrare cronologică şi sistematică a mişcării patrimoniului unităţii şi ca probă în litigii;

- Registrul inventar care serveşte ca document contabil obligatoriu de înregistrare anuală şi de grupare a rezultatelor inventarierii patrimoniului şi ca probă în litigii;

- Cartea mare care serveşte la furnizarea de date pentru efectuarea analizei economice şi financiare a unităţii şi la întocmirea balanţei de verificare. Se întocmeşte la sfârşitul lunii, nu circulă fiind un document de înregistrare contabilă.

3.Organizarea contabilităţii

Contabilitatea este organizată în dublu circuit: informaţiile publicabile terţilor şi utilizate şi de către unitate sunt furnizate de contabilitatea financiară, iar informaţiile confidenţiale, folosite numai de către unitate sunt furnizate de contabilitatea de gestiune.

Contabilitatea financiară, numită şi generală are ca obiect înregistrarea tuturor operaţiilor care afectează patrimoniul unităţii, spre a determina rezultatul financiar al acesteia. Ea prezintă un nteres major pentru stat care vrea să controleze aplicarea metodelor de evaluare a diferitelor elemente ale patrimoniului şi stabilirea rezultatelor ce formează baza de determinare a impozitelor. Prezintă următoarele caracteristici:

- Se realizează după o schemă normalizată, unificată impusă de către autorităţile fiscale;

- Prezintă patrimoniul într-o viziune globală, nepropunându-şi furnizarea unor informaţii de detaliu;

- Rezultatele fiscale au în vedere, de regulă, un ciclu de un an, numit şi exerciţiu financiar.

Contabilitatea de gestiune, numită şi managerială sau internă este obligatorie pentru unităţile mici şi mijlocii care desfăşoară activităţi de producţie sau prestări servicii. Prezintă următoarele caracteristici:

- Are ca obiect gestiunea internă a patrimoniului şi oferă soluţii pr gestionarea corectă a unităţii;

- Este o contabilitate adaptabilă la toate unităţiile, indiferent de mărime, structură sau activitate;

- Acoperă insuficienţele contabilităţii financiare în materie de gestiune internă a unităţii.

4.Conducerea contabilităţii

Conducerea contabilităţii este prevăzută prin lege astfel:

a) Persoanele juridice conduc contabilitatea, de regulă, în compartimente distincte, conduse de către directorul economic, contabilul şefsau o altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcţie. Aceste persoane trebuie să aibă studii economice superioare, împreună cu personalul din subordine, de organizarea şi conducerea contabilităţii.

b) Contabilitatea poate fi condusă pe bază de contracte de prestări servicii în domeniul contabilităţii, încheiate cu persoane fizice sau juridice autorizate în condiţiile O.G. nr 65/1994 privind organizarea activităţii de expertiză contabilă şi a contabililor autorizaţi, cu modificările şi completările ulterioare.

c) La persoanele juridice la care contabilitatea nu e organizată în departamente distincte, care nu au personal calificat încadrat, potrivit legii, sau nu au contracte de prestări servicii în domeniul contabilităţii, încheiate cu persoane fizice sau juridice în condiţiile O.G. nr 65/1994 şi care au înregistrat o cifă de afaceri de până la echivalentul în lei a 50.000 euro, răapunderea pentru conducerea contabilităţii revine administratorului sau altei persoane care are obligaţia gestionării unităţii respective.