Managementul Documentelor și Realizarea Arhivelor Electronice de Documente

MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR

1. Descrierea de ansamblu

Acest pas descrie stocarea si partajarea documentelor electronice si pe hartie. Cu cat proiectul este mai mare, cu atat mai dificila devine partajarea eficienta a informatiilor intre toti membri echipei si partile interesate de proiect . Acest aspect intervine mai ales cand mai multe persoane lucreaza la un livrabil mare. Daca managerul de proiect nu se gandeste dinainte la aceste procese pentru managementul documentelor, echipa va intampina probleme in gasirea informatiilor relevante. Acestia se vor simti de asemeni frustrati in gestionarea livrabilelor aflate in formate inconsistente. In general, aceasta rezulta in accentuarea confuziei si efortul de refacere a lucrarilor deja terminate.

In general, ideea managementului documentelor este similara cu ceea ce se face pentru managementul codului sursa al programelor pentru calculator. Managementul codului sursa trebuie facut cu ajutorul unei unelte pentru managementul schimbarilor software, sau al unei baze de date care tine evidenta proprietatii codului si a versiunilor. Fara astfel de unelte, dezvoltarea si intretinerea proiectelor software de mari dimensiuni ar fi foarte dificila. In acelasi mod trebuie aplicat si managementul si controlul documentelor, in special pentru proiectele mari.

Citeva exemple vor ajuta la explicarea acestui concept. Sa spunem ca proiectul va crea multe documente care trebuie stocate si partajate – de exemplu Definitia Proiectului, Jurnalul Situatiilor Dificile, Cerintele de Business, Planul de Testare, etc. Dupa ce un document este creat, membrii echipei trebuie sa stie unde va fi stocat. In functie de complexitatea uneltei software, documentul poate fi plasat intr-un director din retea, intr-un director aflat pe discul local, intr-un pachet software pentru managementul documentelor, etc. Dupa crearea documentului, trebuie sa se stie cine poate avea acces la el. Majoritatea documentelor pot fi accesibile intregii echipe, dar se vrea ca acestia sa aiba doar drepturi de citire – nu de modificare. Trebuie creata o conventie de denumire pentru documentul original si pentru orice revizuire a sa. Spre exemplu, daca se actualizeaza Definitia Proiectului, trebuie ca documetul actualizat sa inlocuiasca versiunea mai veche? Probabil ca ar trebui sa se salveze documentul original si sa se denumeasca noul document versiunea 2. Toate acestea fac parte din procedurile pentru managementul documentelor.

Sa analizam de asemeni si rapoartele asupra starii curente. Trebuie gandit dinainte ce conventie de denumire se va folosi pentru rapoartele asupra starii curente. Daca fiecare membru al echipei trimite managerului de proiect un raport, nu va trece mult pana cand managerul de proiect va avea zeci sau sute de rapoarte. Daca formatul raportului este “Nume / Data / Raport asupra Starii Curente” sortarea se va face in ordine cronologica. Daca rapoartele vor fi denumite “Nume / Raport asupra Starii Curente / Data”, sortarea se va face dupa numele perosanei. Poate ca managerul de proiect ar trebui sa stearga rapoartele dupa ce le revizuieste. Toate aceste intrebari sunt componente ale managementului documentelor.

Consideratiile privind managementul documentelor sunt neimportante pentru proiectele mici. Pentru proiectele mari insa, aceste procese trebuie planificate din timp, in caz contrar aparand confuzii, incertitudine si munca suplimentara pe masura ce proiectul evolueaza

2. Date structurate si nestructurate

Datele pot fi stocate intr-una din cele doua stari: structurate sau nestructurate. Datele structurate se refera la informatii stocate intr-un format repetitiv si structurat. Datele structurate se refera la fisiere, tabele, baze de date, data warehouse, etc. Acest tip de date este usor de stocat si accesat prin intermediul programelor de calculator.

In schimb, datele nestructurate sunt de obieci intr-un format care este mai usor de inteles pentru oameni. Datele nestructurate includ documente, imagini, grafica, inregistrari audio si video, etc. Datele nestructurate pot fi manipulate din ce in ce mai usor cu ajutorul computerului, dar intelegerea continutului de baza se face in continuare de catre oameni.

Aceasta sectiune a Metodologiei TenStep prezinta aspectele managementului documentelor. Cu toate ca documentele sunt preocuparea principala pentru toate proiectele, acest termen poate fi extins la proiect pentru a include orice tip de data nestructurata descris anterior. Cu alte cuvinte, daca proiectul genereaza fisiere audio si video, se pot utiliza aceleasi tehnici pentru conventiile de denumire, indexare, stocare, etc.

3. Realizarea arhivelor electronice de documente

Viitorul arhivarii electronice in Romania, si nu numai, este unul promitator. Din acest motiv, companiile care au trecut la stocarea documentelor in format electronic, le pastreaza şi in format fizic, operand, practic, cu două arhive, cea electronica pentru lucrul intern, si cea pe hartie pentru a avea acoperirea juridică impusă de lege.

Arhiva electronica, conform Legii nr.135 din 15 mai 2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, se defineste ca fiind sistemul electronic de arhivare, impreuna cu totalitatea documentelor in forma electronica arhivate .

Avantajele si dezavantajele managementului de tip electronic al documentelor;

A lucra fara hartii – este, practic, posibil acest lucru?

Sunt dulapurile noastre de la birou arhipline cu acte? Facem teancuri de hartie pe biroul nostru? Arhiva noastra este de mult epuizată? atunci, cu siguranţă că visam tot mai des la ’’un birou fara hartii’’.

Biroul fara hartii: posibil din punct de vedere tehnic

Din punct de vedere tehnic, acest lucru ar fi astăzi posibil:

-Se intocmesc oricum deja toate informaţiile pe calculator.

-Se transmit documentele intocmite de noi pe calculator.

-Se transmit documentele de noi insine prin E-Mail sau faxul de calculator.

-Se inmagazineaza documentele in memoria calculatorului nostru.

Acum ar mai trebui doar să introducem in sistem documentele care ajung la noi pe suport de hartie:

-Cu un scanner am putea cuprinde documentele şi le-am putea face potrivite pentru EDV

-Ar trebui să denumiţi documentele scanate si sa le trecem pe o dischetă – pentru aceasta ar fi nevoie de un software potrivit şi fie suficientă capacitatea pe suportul magnetic de inmagazinare (memorie, benzi), fie un CD-W-writer prin care sa se inregistreze sau sa asculte purtatorii optici de date.

-Apoi, am putea regasi documentele dupa denumirile date, indice sau incepand o cautare pe text.