Perfecționarea sistemului informațional

În sensul cel mai general, sistemul informational al unui organism sau al unei activitati, reprezinta ansamblul informatiilor, surselor si nivelurilor consumatoare, canalelor de circulatie, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor din cadrul respectivei activitati sau organism.

Orice organism specific sau orice activitate specifica are un sistem informational specific. Acesta trebuie sa asigure organismului caruia îi apartine informatii complete, în cantitati suficiente, corecte si la nivelul de operativitate cerut de nivelurile consumatoare.

Rezulta ca sistemul informational este subordonat sistemului de baza sau sistemului obiect, sau altfel spus, organismului economico-social si cele doua entitati au un obiectiv comun, respectiv cresterea continua a eficientei activitatilor din sistemul de baza.

Sistemul informational poate fi considerat sistemul nervos al organismului sau al activitatilor din sistemele de baza carora le apartine.

Prin informatie se întelege o stire sau o comunicare despre un obiect, fenomen sau proces si ea mareste gradul de cunoastere al unei fiinte umane în raport cu mediul înconjurator

Conducerea unei activitati nu poate fi asigurata în conditii satisfacatoare fara cunoasterea sistematica a modului în care aceasta se desfasoara, pentru a se putea aprecia la perioade cât mai scurte felul în care sunt respectate conditiile prestabilite si pentru a se putea interveni cu cea mai mare promptitudine în eliminarea abaterilor negative sau, când este cazul, în corectarea prevederilor initiale. Acest proces de cunoastere operativa devine din ce în ce mai anevoios pe masura ce gradul de complexitate a sistemului creste.

O firma poate fi considerata ca o colectivitate ierarhizata de oameni si obiective, de mijloace de productie si mijloace de informare, o împletire a intereselor generale cu interesele individuale. Aceasta colectivitate functioneaza cu ajutorul mesajelor.

Mesajele au rolul sa transmita o anumita cantitate de informatii necesare desfasurarii activitatii.

Fiecarei activitati umane specifice desfasurata în forme organizatorice si structuri specifice, îi corespund informatii specifice.

Sursele de informatii se regasesc atât pe plan decizional cât si pe plan de executie, adica operational.

Modelul general al comunicarii informatiilor cuprinde un transmitator si un receptor. Indiferent de marimea sau de complexitatea sistemului, comunicatia necesita întotdeauna 3 elemente principale: sursa, mesajul si destinatia.

Informatia e considerata ca atare daca e utila cuiva, daca e ceruta de un utilizator de informatii, indiferent daca acesta e decident sau executant.

Între sursa de informatie si utilizatorul de informatii, informatia circula prin canale specifice, este transportata pe diferite suporturi si este supusa unui proces de prelucrare, de transformare, pentru a servi cât mai bine obiectivelor stabilite de consumatorii de informatie.

Toate activitatile si mijloacele se regasesc în cadrul sistemului informational.

Pentru ca un sistem informational-economic modern sa-l poata sprijini eficient pe manager în elaborarea deciziilor, el trebuie sa satisfaca urmatoarele cerinte:

- sa furnizeze date concrete, precise si actuale astfel încât managerul sa poata aprecia în mod anticipat efectul unei decizii;

- sa prezinte informatii în mod uniform, constant si operativ;

- sa identifice, sa structureze si sa cuantifice relatiile semnificative din trecut, anticipând asupra raporturilor viitoare folosind metode matematice moderne;

- sa combine datele financiare cu cele privind activitatea de baza pentru a putea aprecia realizarile, a controla cheltuielile si a usura luarea deciziilor de perspectiva;

- sa preîntâmpine greutatile fiecarui compartiment organizatoric, ca si neajunsurile firmei pe ansamblu;

- sa cuprinda în rapoartele de informare numai informatii pâna la un anumit nivel, iar gradul de detaliere sa corespunda nivelului ierarhic caruia i se adreseaza, reducând în acest fel din timpul necesar managerilor pentru a citi aceste rapoarte;

- sa foloseasca în mod eficient si efectiv personalul si echipamentul tehnic în mod optim în vederea realizarii unei viteze si precizii optime si la un cost minim;

- sa prezinte decidentului datele si informatiile într-o forma care sa minimalizeze interpretarile sau analizele ulterioare;

- sa asigure unitatii respective elasticitate si adaptabilitate la schimbari;

- pe ansamblul sau sa se realizeze cu cheltuieli minime.