Controlul Financiar prin Inventariere

CONTROLUL FINANCIAR PRIN INVENTARIERE

Inventarierea patrimoniului este un ansamblu de operatiuni prin care se constata existenta elementelor de activ si de pasiv, cantitativ si valoric sau numai valoric in patrimoniul unitatii la data la care se efectueaza.

Inventarierea are ca scop principal stabilirea situatiei reale a patrimoniului unitatii si cuprinde elemente patrimoniale precum si bunurile si valorile detinute cu orice titlu, apartinand altor persoane, fizice sau juridice.

Momentele inventarierii

Potrivit legii contabilitatii unitatile patrimoniale au obligatia sa efectueze inventarierea generala a patrimoniului:

- la inceputul activitatii ;

- cel putin odata pe an (de regula la sfarsitul anului);

- in cazul fuzionarii, divizarii sau incetarii activitatii;

- la cererea organelor de control, cu prilejul efectuarii controlului, sau a altor organe prevazute de lege;

- in cazul modificarii preturilor

- ori de cate ori sunt indicii ca exista lipsuri in gestiune, care nu pot fi stabilite cert;

- ori de cate ori intervine o predare sau o primire de gestiune;

- ca urmare a calamnitatilor naturale sau a unor cazuri de forta majora.

Etapele inventarierii:

1 Stabilirea perioadelor de inventariere, numirea persoanelor imputernicite sa efectueze inventarierea;

2 Pregatirea conditiilor necesare inventarierii;

3 Inregistrarea in contabilitate a operatiunilor;

4 Efectuarea faptica a inventarierii;

5 Determinarea rezultatelor si valorificarea acestora.

1. Administratorul raspunde de buna organizare a lucrarilor de inventariere. Daca nu este un administrator, acest lucru ii revine ordonatorului de credit sau altei persoane care are obligatia gestionarii patrimoniului.

Administratorul numeste prin decizie scrisa comisiile de inventariere, care trebuie sa fie formate din cel putin 2 persoane cu pregatire corespunzatoare. In aceasta decizie se mentioneaza: componenta comisiei, responsabilul comisiei, modul de efectuare a inventarierii, gestiunile supuse inventarierii, data de incepere si terminare a operatiunilor.

Din comisie nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii si contabilii care tin evidenta gestiunii respective, cu exceptia unitatilor mici. Gestionarul are obligatia sa asiste la desfasurarea activitatii.

2. Principalele masuri organizatorice pe care comisia are obligatia sa le ia sunt:

a) solicitarea unei declaratii scrise, gestionarului, din care sa rezulte daca:

- gestioneaza valori materiale si in alte locuri de depozitare;

- are in gestiune valori materiale apartinand tertilor;

- are plusuri sau lipsuri in gestiune despre a caror cantitate are cunostinta;

- are valori materiale nereceptionate sau care trebuie livrate, pentru care s-au intocmit documente;

- a primit sau a eliberat valori materiale fara documente legale;

- detine numerar sau alte hartii de valoare rezultate din vanzarea bunurilor aflate in gestiunea sa;

- are documente de predare-eliberare care nu au fost operate in evidenta gestiunii sau nu au fost predate la contabilitate;

- gestionarul va mentiona felul, numarul si data ultimului document de intrare si iesire a bunurilor din gestiune.

b) sa identifice toate locurile in care exista valori materiale ce urmeaza a fi inventariate.

c) sa asigure inchiderea si sigilarea, in prezenta gestionarului, ori de cate ori se intrerup operatiunile de inventariere si se paraseste gestiunea.

Pe toata durata inventarierii, programul si perioada inventarierii vor fi afisate la loc vizibil.

3. Desfasurarea activitatii

Constatarea existentei elementelor inventariate se face prin observare directa (numarare, cantarire, masurare) pentru bunurile corporale, pe baza de registre, documente ( extrase de cont confirmate de terti), pentru bunurile necorporale, creante si datorii.

Constatarile efectuate se inscriu in liste de inventar care se intocmesc separate pe locuri de depozitare si categorii de bunuri. In aceste liste se prezinta cantitatea faptica, caracteristicile calitative ale elementelor inventariate si starea lor.

Acestea se semneaza fila cu fila de catre comisia de inventariere si gestionari. Pe ultima fila gestionarul mentioneaza:

- daca toate cantitatile de bunuri au fost stabilite in prezenta sa

- daca bunurile respective se afla in pastrarea si raspunderea sa

- eventualele obiectii pe care le are de facut

- daca are bunuri care au ramas neinventariate.