Organizarea unui eveniment - ședință

Introducere

Fiecare organizație alege să îşi definească în mod diferit evenimentele, dar şi să le exploateze în mod diferit. Un lucru este cert: un eveniment este un „generator” de ştiri despre propria organizație; te poate aduce în atenţia opiniei publice prin intermeiul mass-media. Fiecare eveniment care apare în viaţa organizației trebuie exploatat şi organizat cu multă atenţie.

Comunicarea verbală este cea mai frecvent utilizată în cadrul organizației. Specialiștii afirmă că 70% din comunicările interne se realizează în mod verbal. Acest tip de comunicare se desfașoară prin intermediul limbajului, influențată, însă, de părerile personale, reperele la care se raportează indivizii atunci când transmit și receptează mesaje. În general, comunicarea verbală include: relatări privind șituații, fapte, întâmplări ale existenței; sentimente și reacții pe plan central la anumite șituații; părerile despre noi, despre alții, despre societate etc.; opinii, atitudini care exprimă poziția unui individ într-o șituație specifică, puncte de vedere subiective etc.

Una din cele mai utilizate metode în desfășurarea procesului de management este comunicarea directă unilaterală și bilaterală, promovată sub forma ședinței.

Ședințele sunt, în principal, întruniri ale personalului unei firme, conduse de un moderator (care poate fi leader și/sau manager) și care au (în majoritatea cazurilor) un scop bine definit și acela nu este de a pierde timpul sau de a sta de vorba și atât.

1.Noțiuni teoretice

Ședința se definește ca metoda de comunicare pentru rezolvarea unor sarcini cu caracter informațional sau decizional prin reunirea pe timp scurt a unui grup coordonat de o persoană.

Ca metodă de coordonare, ședința șincronizează acțiunile și deciziile, comportamentele și gândirea, regășindu-se în toate funcțiile procesului de management.

Potrivit scopurilor următe sunt delimitate următoarele tipuri de ședințe:

-ședințe decizionale, organizate în scopul adoptării unor decizii de ordin tactic și strategic, unicat, în general, decizii marcate de risc și incertitudine;

-ședințe de informare, prin care se urmărește transmiterea sau colectarea de informații. În funcție de domeniul vizat, aceste ședințe se pot desfășura conform unui calendar prestabilit , dar și ad-hoc, atunci când intervin situații speciale, urgențe și/sau complexe;

-ședințe de exploatare, destinate cercetării implicațiilor unor decizii adoptate, unor situații speciale previzibile în viitor, precum și inventarierii soluțiilor posibile de exploatare. În general, aceste ședințe se bazează pe stimularea și exploatarea potențialului de creativitate al personalului, amplificat de utilizarea metodelor specifice creativității;

-ședințele de armonizare au ca obiectiv sincronizarea deciziilor și acțiunilor membrilor organizației plasați în diferite compartimente și niveluri ierarhice, participanți la realizarea unor obiective comune;

-ședințele eterogene combină obiectivele și mijloacele de acțiune specifice tipurilor anterioare ( de informare și de armonizare, de exploatare și decizionale etc.), reprezintă tipul cel mai frecvent practicat, fie din cauza lipsei de timp a participanților, fie din cea a ignorării realizării ședinței ca pe o metoda cu specific și cerințe proprii.

Caracteristicile ședintei:

-are un pronunțat caracter formal deoarece obiectivele ei sunt direct legate de obiectivele firmei, reunește participanții care dispun de competența formală cerută, iar derularea ședinței este consemnată în scris;

-în interiorul grupului formal astfel constituit, de regulă, se stabilesc ad-hoc și grupuri informale în funcție de interesele personale urmărite;

-derularea ședinței solicită, mai mult decât în cazul altor metode, comunicarea și cooperarea participanților;

-dirijarea ei cere conducătorului abilități pșihologice și calități de animator;

-întruât reunește persoane cu temperamente și personalități diferite, stăpânirea tehnicilor comunicării verbale, nonverbale și a ascultării active, reprezintă condiții ale reușitei.