Sistemul de Documente - Obiect al Controlului și Sursă de Informații

Sistemul de documente – obiect al controlului şi sursă de informaţii

Activitatea de conducere admite un sistem de comunicaţii care să garanteze transmiterea clară, exactă, completă şi rapidă a informaţiilor, a instrucţiunilor cât şi a directivelor necesare bunei desfăşurări a activităţii unei entităţi.

În conducerea activităţii economico-sociale a societăţilor comerciale, companiilor naţionale, regiilor autonome, societăţilor cooperatiste, celorlalte persoane juridice cu şi fără scop lucrativ precum şi persoanelor fizice autorizate sunt esenţiale evidenţa şi controlul, deoarece acestea implică ordine şi disciplină economico-financiară.

O importanţă deosebită o reprezintă diferenţa ce există între evidenţă şi control financiar. Evidenţa reprezintă o sinteză reală a activităţilor desfăşurate şi supuse unui control şi de aceea se poate aprecia că sistemul de evidenţă reprezintă principala sursă de informaţii pentru controlul financiar. Sursele de informare puse la dispoziţia organelor de control trebuie să fie reale, licite, corecte şi de calitate pentru a se obţine o imagine fidelă asupra activităţii economico-financiare supusă controlului. Prin urmare, în sfera controlului sunt cuprinse, atât obiective privind întocmirea documentelor şi circulaţia acestora, cât şi obiective privind organizarea şi conducerea evidenţei tehnico-operative şi contabile urmărind, respectarea normelor metodologice aflate în vigoare.

Datele şi informaţiile consemnate în documente şi evidenţe deţin cea mai mare pondere în efectuarea controlului financiar întrucât ele reflectă întreaga activitate economico-financiară a unităţii patrimoniale. Totodată controlul mai foloseşte alte date ce nu au caracter de evidenţă provenite din contracte, ordine, declaraţii sau procese-verbale ale şedinţelor de conducere. Deoarece aceste surse nu servesc ca dovezi ale constatărilor ele reprezintă date semnalizatoare privind existenţa, cauzele, modalităţile de remediere a lipsurilor precum şi de perfecţionare a activităţii de control.

În consecinţă, sursele de informaţii pentru controlul financiar pot fi grupate în:

-sistemul de documente primare;

-sistemul de evidenţe tehnic-operative şi contabile;

-formularele cu regim special.

1.1 Sistemul de documente primare

Documentele primare (actele justificative) reprezintă dovezi scrise ale diferitelor procese economice şi financiare, acestea constituie importante surse de informaţii atât pentru formele de evidenţă cât şi pentru controlul financiar. Deasemenea, documentele primare, sunt utile şi pentru informarea operativă a conducerii unităţii patrimoniale.

Caracteristica principală a actelor justificative este reprezentată de faptul că reflectă situaţia reală a patrimoniului. Totodată pe baza lor se exercită controlul financiar de gestiune.

În documentele primare sunt înscrise toate operaţiunile economice şi financiare în momentul şi la locul efectuării lor, pe care le fotografiază pe o „machetă” specifică fiecărui gen de operaţiune.

Indiferent de mijloacele folosite pentru întocmirea şi prelucrarea datelor, documentele trebuie să îndeplinească anumite cerinţe privind structura, circulaţia şi păstrarea lor. Documentele utilizate ca acte justificative de control trebuie să conţină anumite elemente obligatorii dintre care pot fi menţionate :

-denumirea documentelor;

-denumirea unităţii juridice care întocmeşte documentul;

-numărul şi data întocmiri documentului;

-menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economice şi financiare (atunci când este cazul);

-conţinutul operaţiunii economice şi financiare şi atunci când este cazul şi temeiul legal al efectuarii acesteia;

-datele cantitative şi valorice aferente operaţiei economice şi financiare efectuate;

-numele, prenumele şi semnăturile persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat;

-alte elemente menite să asigure consemnarea operaţiilor în documentele justificative.

În documentele justificative nu sunt admise ştersături sau alte procedee asemănătoare, nici lăsarea de spaţii libere între operaţiunile înscrise în acestea.