Managementul Financiar al Proiectelor

1. Caracterizarea costurilor unui proiect

Managementul financiar al proiectului ca element component al managementului proiectului serveste drept ghid pentru satisfacerea cât mai buna a obiectivelor de performanta, de la prima faza / activitate a acestuia si pâna la sfârsitul proiectului. Costul global cuprinde ansamblul costurilor relative ale produsului pe parcursul întregii durate de viata. El exprima valoarea actualizata a costurilor initiale de investitii si a costurilor ulterioare de exploatare si de întretinere, pe perioada de viata economica a proiectului sau pe o durata convenita de timp. Acestea sunt, de regula:

 costurile de cercetare - dezvoltare: numai 5% din costurile ciclului de viata sunt utilizate în aceasta faza, dar 80% din costurile ciclului de viata a produsului sunt fixate în aceasta faza;

 costurile de productie: exista modalitati de estimare a costurilor de productie în functie de ramura economica si de costul materiilor prime;

 costurile de utilizare: sub garantie: pentru a acoperi eventualele disfunctionalitati gestionate înca insuficient în etapele de dezvoltare si de productie, furnizorul vinde produsul cu unul sau mai multi ani de garantie; în afara garantiei: eliminarea la timp a slabiciunilor de conceptie si productie creeaza posibilitatea de a vinde produsul mai ieftin.

 costurile de distrugere: atunci când produsul devine complet inutilizabil, trebuie evitata distrugerea sa în conditii improprii pentru a nu afecta colectivitatea actuala sau viitoare. Pentru aceasta, furnizorul de produs trebuie sa se asigure de distrugerea produsului sau de distrugerea deseurilor.

Pentru obtinerea rezultatelor de calitate a produsului propus a se realiza în cadrul proiectului cu caracteristici de performanta, termene si costuri pentru parteneri, clienti, utilizatori si colectivitate este bine sa se determine, de la început, cât mai precis costul global al proiectului. Atunci când toate elementele legate de ciclul de viata al produsului au fost identificate, se poate face repartizarea costurilor între parteneri:

 costul total pentru furnizorul de produs (costul complet, costul distrugerii produsului, costuri exceptionale);

 costul total pentru client (cost de achizitie, cost de stocaj);

- costul total pentru utilizator (cost de achizitie, cost de exploatare, cost de sustinere, cost de distrugere);

- costul total pentru colectivitate (cost de distrugere).

2. Estimarea costurilor proiectului

Estimarea costurilor se face pornind de la specificatiile proiectului. Sansele de a face greseli de estimare sunt cu atât mai mici cu cât este mai bine definit proiectul de la început. Probabilitatea erorilor nu poate fi însa redusa la zero si niciodata estimarile initiale de costuri ale unui proiect întreg nu sunt lipsite de erori si perfect corecte. Estimarea presupune întotdeauna un element de apreciere personala.

A. Estimarile aproximative

Sunt cele facute înainte sa înceapa proiectul, când nu exista decât informatii foarte vagi si trebuie formulate practic toate detaliile activitatilor viitoare. Estimarile aproximative sunt deosebit de utile pentru efectuarea verificarilor preliminare privind necesarul posibil de resurse si pentru alte decizii de planificare. O estimare aproximativa bine argumentata poate atinge o acuratete de ± 25%.

B. Estimarile comparative

Se fac prin compararea muncii care trebuie facuta pentru un proiect nou cu munca din alte proiecte similare din trecut. Estimarile de acest tip depind de o buna definire generica a proiectului, care sa permita identificarea tuturor elementelor principale si aprecierea dimensiunilor si complexitatii lor. Pe lânga riscurile comerciale ce nu pot fi controlate (fluctuatiile ratei valutare de schimb), acuratetea acestei estimari depinde de gradul de încredere insuflata de solutia propusa prin proiect, de metodele de lucru alese pâna la sfârsit si de asemanarea dintre proiectul nou si cele anterioare. Este posibil sa nu se atinga o acuratete mai buna de ± 15%.

C. Estimari de fezabilitate

Pot fi facute numai dupa efectuarea unor activitati semnificative de conceptie preliminara a proiectului. Trebuie obtinute de la furnizorii potentiali ai principalelor echipamente din proiect sau de la subcontractori cotatiile necesare, precum si listele de achizitii de materiale si celelalte planificari care ajuta la estimarea costurilor materialelor. Factorul de încredere în acuratetea acestor estimari este de ± 10%.

D. Estimarile definitive

Nu pot fi efectuate decât spre sfârsitul proiectului, atunci când acesta este deja într-o faza destul de avansata. Estimarile definitive pot fi facute plecând de la zero, dar cea mai buna metoda este sa se actualizeze estimarile comparative sau de fezabilitate facute anterior, din când în când sau în mod continuu, ca parte a procedurilor de raportare sau de control al costurilor. Acuratetea estimarii se îmbunatateste pe masura ce costurile reale cunoscute iau locul valorilor estimate. Estimarile sunt