Tehnici și Instrumente Aplicabile în Derularea Proiectelor

Tehnici folosibile, criterii de selectare

În spatele celor 10 etape a fluxului de îmbunătăţire se află o serie de tehnici şi instrumente folosite pentru derularea proiectelor.

Tehnicile folosite în fiecare etapa şi în ansamblul proiectelor depind de timplul de proiect în derulare, de experienţa şi abilităţiile echipei.

Conducătorii de proiecte şi echipe de îmbunătăţire continuă şi managementul variaţiilor au în vedere următoarele reguli de selectare şi folosire a tehnicilor:

- pentru fiecare situaţie se trec în revistă toate tehnicile şi se stabileşte care este cea mai indicata indicata;

- tehnicile nu se folosesc numai de dragul de a fi folosite;

- tehnicile nu trebuie amestecate, ele trebiue folosite pe rând;

- este indicat ca la o întâlnire a echipei să se folosească o singură tehnică, cel mult o

a doua ajută ;

- este indicat ca înaintea întâlnirii conducătorul să îşi recitească scopurile şi

modalităţiile de utilizare a tehnicii preconizate a fi utilizată;

- conducatorul trebuie să explice participanţiilor la întâlnire esenţa tehnicii, paşii de

urmat şi regulile ce trebuie respectate;

- daca ceva nu merge atunci este indicata consultarea cu un maestru,altfel rezultatul

poate fi eronat;

- în aplicare tehniciilor cu ocazia întâlnirilor echipei, nu trebuie uitate nici tehnicile

de lucru cu oamenii, tehnicile de lucru în echipă;

- conducătorlul trebuie mereu sa fie deschis, să asculte opiniile tuturor, dar fară să

permită indisciplina;

- toate datele rezultate din aplicarea tehnicilor sunt documentate şi înregistrate , în

formele recomandate în descrierile tehnicilor.

1. STIMULAREA ŞI FOLOSIREA IDEILOR – BRAINSTORMING

Este o tehnică de lucru în grup prin care se generează idei referitoare la un subiect, idei care sunt înregistrate şi ulterior analizate.

Această tehnică urmăreşte folosirea în mod organizat a cunoştinţelor anterioare a membrilor grupului, într-un anumit domeniu, pentru anticipare, analiză şi pentru îmbunătăţire, fiind tehnica cea mai des folosită, unde chiar lucrul în echipă implică de foarte multe ori folosirea acesteia.

Principii şi baze teoretice

Tehnica de simulare şi folosire a ideilor se bazează pe capacitatea unui conducător de echipă de a folosi libertatea de opinie şi experienţa participanţilor în legătură cu subiectul.

În aplicarea acestei tehnici este foarte importantă abilitatea conducătorului,echipei de a stimula gândirea liberă, prezentarea ideilor, menţinerea lor în limitele subiectului supus dezbaterii.

Regulile de bază sunt:

a) se prezintă foarte clar subiectul în discuţie;

b) se reţin toate ideile;

a) se înregistrează ideile aşa cum sunt prezentate;

b) nu se fac sugestii până nu sunt prezentate toate ideile participanţilor;

c) clarificarea ideilor şi reformularea lor în forma acceptată de echipă;

d) evaluarea ideilor, a influenţei lor asupra subiectului.

Acţiuni şi responsabilităţi

Principalele acţiuni în aplicarea acestei tehnici sunt:

a) întrunirea echipei multidisciplinare, asigurarea unui cadru adecvat;

b) prezentarea clară a temei care face obiectul tehnicii, verificarea de către membrii echipei;

c) prezentarea ideilor, înregistrarea acestora pe biletele sau pe un panou aflat la dispoziţia echipei;

d) clarificarea ideilor;

e) evaluarea ideilor.

Înregistrări

Înregistrările iniţiale rezultate prin aplicarea acestei tehnici sunt reprezentate în general de biletele care include ideile generate, plasate de preferinţă pe un panou, ulterior sunt înregistrate pe documente specifice tehnicii.

2. POMUL ELEMENTELOR CRITICE

Tehnica se foloseşte pentru identificarea necesităţilor şi cerinţelor clienţilor, dar şi a elementelor critice pentru satisfacerea lor.

Aceasta este cunoscută şi sub denumirea de “Pomul elementelor critice pentru calitate” şi ne ajută să stabilim datele şi criteriile de evaluare a rezultatelor.

Principii şi baze teoretice

Tehnica se aplică pentru a colecta şi sistematiza informaţii despre necesităţile şi cerinţele clienţilor procesului supus îmbunătăţirilor.

Indiferent de categoria nevoilor şi cerinţelor, ele trebuie identificate, validate şi, preferabil, agreate de ambele părţi.

Etapele pentru crearea pomului elementelor critice sunt:

a) identificarea clientului pentru produsul supus îmbunătăţirii;

b) identificarea necesităţii clientului;

c) identificarea cerinţelor principale;

d) dacă este necesar, pomul este continuat spre dreapta, cu nivele de detaliu.

În aplicarea tehnicii trebuie ţinut seama de următoarele:

a) se incepe întotdeauna cu necesitatea clientului;

b) necesitatea se prezintă ca un substantiv, fără adjective care să-l descrie;

c) se merge numai de la stânga la dreapta;

d) o data începută o ramură a pomului, cerinţele de detaliu pornite din ea trebuie să fie detalieri ale cerinţei care a generat ramura.

Acţiuni şi responsabilităţi

Principalele acţiuni sunt:

a) identificarea necesităţilor clientului;

b) identificarea cerinţelor;

c) identificarea celor care nu sunt critice pentru clienţi;

d) consultarea clienţilor;

e) agrearea cu clienţii.

Înregistrări

Prin aplicarea acestei tehnici se identifica şi definesc nevoile şi cerinţele critice ale clienţilor.