Exercitarea Funcțiilor Managementului în Organizațiile de Servicii Publice

1. Funcţiile managementului public

Stabilirea numărului funcţiilor care se exercită în managementul organizaţiilor a reprezentat o problemă mult abordata în literatura managerială. După o serie de controverse susţinute de argumente bine fundamentate s-a acceptat un număr de patru funcţii preluate din managementul general al unei firme şi exercitate pentru asigura o funcţionalitate deplină şi pentru organizaţiile de servicii publice.

În mediul public, managerii au la dispoziţie planificarea (prevederea), organizarea, antrenarea-coordonarea şi controlul, ca posibilităţi de acţiune prin activităţi şi procese eficiente, pentru ca afacerile din domeniul serviciilor publice să devină funcţionale şi profitabile.

Cele mai importante caracteristici ale funcţiilor managementului, valabile şi pentru organizaţiile de servicii publice sunt reprezentate prin conţinutul următoarelor aspecte:

- toate funcţiile se exercită ca activităţi specifice numai managerilor şi determină continuitatea procesului managerial general al organizaţiei;

- funcţiile managementului se exercită la toate nivelurile ierarhice. În cazul exercitării lor la nivelurile ierarhice superioare se poate identifica o influenţă mai mare a planificării şi organizării, în timp ce la nivelurile inferioare se resimte mai mult influenţa antrenării- coordonării şi controlului;

- toate funcţiile manageriale se exercită în toate organizaţiile de servicii publice în acelaşi timp indiferent de mărimea, sfera de activitate şi obiectul activităţii de bază, mărimea activităţii desfăşurate, timpul afectat proceselor realizate.

- funcţiile managementului diferă de la o organizaţie la alta prin conţinutul şi forma lor de manifestare.

Dacă abordăm problema exercitării funcţiilor managementului în cadrul aceleiaşi organizaţii de servicii publice dar la un nivel mai profund al configuraţiei structurale, se observă că acestea se manifestă diferit şi de la un departament la altul. Chiar în aceste condiţii se păstrează caracteristica diferenţierii tipului de activitate ca şi a efectelor care se doresc a fi obţinute.

Pentru organizaţiile de servicii publice putem adăuga exercitarea funcţiei de marketing cu o prezenţă puternică în prezentarea prestaţiilor realizate către cetăţeni dar şi o prelungire a funcţiei antrenare-coordonare cu cea de animaţie, prin interesul acordat strategiilor de îmbunătăţire a a relaţiilor cu aceştia.

a) Planificarea (previziunea)

Planificarea (previziunea) constă în orientarea organizaţiei privind desfăşurarea acţiunilor viitoare, a viziunii strategice şi a modului în care se presupune că va evolua aceasta în viitor.

Pentru a planifica activitatea organizaţiei este necesară definirea misiunii, a obiectivelor, a strategiei şi a mijloacelor care susţin şi determină funcţionalitatea acestora.

Exercitarea cu succes a funcţiei de planificare depinde de capacitatea managerului de a planifica şi previziona viitorul, printr-o analiză a factorilor de influenţă determinaţi din mediul intern şi extern. Aceasta devine o preocupare permanentă pentru managerul general şi managerii strategi şi se bazează pe eforturile de anticipare a viitorului şi pe analiza condiţiilor şi cerinţelor prezente şi a consecinţelor care apar ca urmare a unui anumit mod de derulare a activităţilor în trecut.

Problemele de planificare ce trebuie soluţionate de manageri oferă răspunsuri la următoarele întrebări:

1. CE se va face ?

2. CÂND se va face ?

3. CUM se va face

4. DE CE se va face

5. CÂT va costa ?

În esenţă, activităţile specifice funcţiei de planificare sunt următoarele:

- elaborarea direcţiilor previzibile de evoluţie a organizaţiei şi a activităţilor acesteia;

- cuantificarea obiectivelor şi a rezultatelor scontate a fi obţinute;

- elaborarea strategiilor, politicilor şi ansamblului orientărilor privind evoluţia viitoare a organizaţiei, precum şi a acelor strategii care trebuie adoptate pentru utilizarea mijloacelor existente în scopul atingerii, în condiţii optime, a obiectivelor;

- programarea acţiunilor, stabilirea ordinii de succesiune a acestora în funcţie de importanţa şi condiţionările reciproce, precum şi precizarea duratei de realizare a fiecărei acţiuni;