Managementul Proiectelor

REPREZINTĂ UN PROIECT1

În cadrul acestui capitol vor fi abordate conceptele de bază utilizate în fundamentarea şi managementul unui proiect. Vor fi abordate conceptele de proiect şi management de proiect, precum şi ciclul de viaţă al unui proiect tipic.

1.1. Avem dea a face cu un proiect sau nu?

Să presupunem că sunteţi coordonatorul departamentului de vânzări din cadrul unei companii de telefonie mobilă. Directorul adjunct de marketing se apropie de Dvs. cu o idee fabuloasă. „Fabuloasă” prin faptul că el este şeful şi ideea este a lui. Acesta doreşte să înfiinţeze chioşcuri în supermarketurile locale pe post de mini-shop-uri. Acestea vor oferi clienţilor posibilitatea de a opta pentru noi servicii de telefonie mobilă, de a plăţi de facturi pentru serviciile companiei precum şi de a achiziţiona telefoane şi accesorii. Directorul adjunct consideră că expunerea mărcii în supermarketuri va creşte notorietatea acesteia şi a serviciilor oferite de companie. Toată lumea trebuie să mănânce, nu? Şeful vă asigură că proiectul a fost aprobat deja de Consiliul Director şi i se vor aloca cât se poate de multe resurse. Consiliul doreşte aceste chioşcuri în 12 de magazine până la sfârşitul anului viitor. Cea mai bună veste este că şeful v-a numit pe Dvs. responsabil de acest proiect.

Prima Dvs. întrebare ar trebui să fie: „Este oare acesta un proiect?”. Deşi pare elementar, confundarea proiectelor cu operaţiile de afaceri derulate în cadrul unei firme se întâmplă destul de frecvent. Conform unui important manual referitor la managementul de proiect „ … un proiect reprezintă un efort temporar în vederea creării unui produs, serviciu sau rezultat unic”2.

Proiectele sunt temporare prin natura lor, în timp ce operaţiunile sunt desfăşurate în permanenţă. Proiectele au date clare de început şi sfârşit. Proiectul este finalizat atunci când scopurile şi obiectivele proiectului sunt realizate. Uneori, proiectele se încheie dacă se constată faptul că scopurile şi obiectivele nu pot fi realizate, astfel că proiectul este anulat. Operaţiunile implică procese care sunt continue, fără o data la care acestea se încheie şi de multe ori includ procese repetitive.

Proiecte sunt iniţiate pentru a genera un produs sau un serviciu nou. În acest sens, un proiect este unic. Cu toate acestea, nu trebuie să vă lăsaţi duşi în eroare de termenul „unic”. De exemplu, Dacia Piteşti are drept obiect de activitate proiectarea şi asamblarea autovehiculelor. Fiecare model proiectat şi produs de cei de la Dacia poate fi considerat un proiect în sine. Modelele diferă între ele prin prisma diverselor caracteristici şi sunt comercializate pentru a servi unor persoane cu nevoi diferite. Un Logan Van serveşte unui alt scop şi este adresat unei alte clientele faţă de o un Logan Sedan. Proiectarea şi comercializarea acestor două modele reprezintă proiecte unice. Asamblarea efectivă a

maşinilor poate fi considerată o operaţie – un proces repetitiv care este aproximativ acelaşi

pentru majoritatea modelelor.

Determinarea caracteristicilor şi aspectelor specifice pentru diferite modele de autovehicule este derulată prin intermediul unui proces numit elaborare progresivă. Aceasta înseamnă că pe parcursul proiectului sunt derulate etape incrementale pentru examinarea nevoilor şi cerinţelor produsului care constituie obiectul proiectului precum şi realizarea obiectivelor acestuia. Aceste nevoi sunt examinate detaliat şi monitorizate continuu, fiind permanent actualizate pe durata derulării proiectului.

1 Acest material se bazează aproape în exclusivitate pe cartea autoarei Kim Holdman – Project management professional – study guide, editura Sybex, 2002

2 A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) 2000 Edition, Project

Management Institute, Inc., 2000

Un proiect este încheiat cu succes dacă acesta realizează sau depăşeşte aşteptările părţilor interesate în proiectul respectiv. Părţile interesate (stakeholderii) sunt reprezentate de acele persoane pentru care proiectul este de importanţă directă sau indirectă. Acestea sunt persoane care au ceva de câştigat sau de pierdut drept consecinţă a proiectului. Patronul proiectului (project sponsor), reprezentat de obicei de către unul dintre managerii din cadrul companiei, care deţine autoritatea de alocare a resurselor şi de asigurare a deciziilor corespunzătoare la nivelul managementului de top din cadrul companiei în ceea ce priveşte proiectul este unul dintre stakeholderi. Printre părţile interesate se regăsesc clienţii companiei, dar şi distribuitorii şi furnizorii. Managerul de proiect precum şi managerii de departamente din cadrul firmei sunt de asemenea stakehoderi. De la bun început este importantă identificarea tuturor părţilor interesate în proiect. Dacă vreunul dintre stakehoderii importanţi sau funcţiunea departamentului acestuia este omisă iar eroarea nu este descoperită până la finalizarea proiectului, aceasta ar putea duce chiar la eşecul proiectului.

În figura 1.1 este prezentată o listă a tipurilor de stakehoderi implicaţi într-un proiect

tipic.

Proiectul

Managerul de proiect

Patronul proiectului

Managerii de departamente Clienţii

Distri-

buitorii Furnizorii

Consiliul de

Administraţie

Managerii executivi

Stakeholderii proiectului: Managerul de proiect Patronul proiectului

Clienţii

Consiliul de Administraţie Managerii executivi Managerii de departamente Distribuitorii

Furnizorii

Figura nr. 1.1. Stakeholderii proiectului

Adesea stakehoderii au interese divergente. Managerul de proiect are responsabilitatea de a înţelege potenţialele conflicte de interese dintre aceştia şi să încerce să le concilieze. Un bun manager de proiect trebuie să se asigure că a identificat toate părţile interesate de la bun început pentru a înţelege toate nevoile şi constrângerile lor. Când nu există soluţii perfecte de rezolvare a acestora, conflictele de interese trebuie întotdeauna soluţionate în favoarea clienţilor.

Până acum am constatat că un proiect are câteva caracteristici cheie:

- proiectele sunt unice;

- proiectele au o natură temporară şi sunt caracterizate de o dată clară de demarare

şi de finalizare;

- proiectele sunt finalizate atunci când obiectivele acestora sunt realizate;

- un proiect de succes este acela care îndeplineşte sau depăşeşte aşteptările tuturor părţilor interesate.

Utilizând aceste criterii, să purcedem la analiza sarcinii trasate de directorul adjunct de marketing Dvs. pentru a determina dacă aceasta reprezintă un proiect:

- Este aceasta unică? Da, deoarece chioşcurile nu există în prezent în supermarket-uri. Amplasarea acestora reprezintă un nou mod de furnizare a serviciilor companiei către clienţii săi. Deşi serviciile oferite nu sunt noi, modul de oferire a acestora este unul inovativ;

- Se referă oare proiectul la un interval limitat de timp? Da, demararea proiectului fiind astăzi, în timp ce finalizarea acestuia este poziţionată pentru sfârşitul anului viitor. Prin urmare acesta reprezintă o un set de activităţi temporare;

- Există oare vreo metodă pentru determinarea momentului în care proiectul este finalizat? Da, atâta timp cât chioşcurile vor fi instalate şi îşi vor demara activitatea. Odată ce toate chioşcurile vor fi amplasate şi vor fi active, proiectul se va încheia;

- Există vreo metodă pentru a determina satisfacţia părţilor interesate? Da, aşteptările acestora vor fi documentate sub forma cerinţelor lor pe parcursul implementării proiectului. Aceste aşteptări vor fi comparate cu rezultatele efectiv obţinute pentru a determina dacă acestea au fost atinse.

Prin urmare – iată că ne-am ales cu un proiect!