Managementul Proiectului

CAPITOLUL I - PROIECTUL ŞI GESTIUNEA LUI

1.1 Proiectul. Definiţii

De ce să ne complicăm existenţa discutând despre proiecte? Munca este muncă, indiferent cum i-am spune. Absolut corect, dar (... prima parte a frazei în care apare un “dar” pregăteşte descărcarea unui sac de ştiinţă în capul cititorului inocent care nu a făcut decât să deschidă cartea ...) nu orice muncă depusă echivalează cu un proiect.

În anii care au trecut şi din ce în ce mai des în anii ce vin, vrem să întreprindem tot mai multe (efect maxim) consumând cât mai puţine resurse (efort minim). Vrem să construim masini, blocuri sau poduri în timp record, utilizând cât mai puţine resurse (materiale, umane, informaţionale, etc.) şi cât mai ieftin. Totodată, cerinţele contractuale impun adesea constrângeri legate de un nivel rezonabil de calitate al produsului rezultat. Pentru a fi competitivi trebuie să facem din ce în ce mai mult, mai ieftin, mai repede şi mai bine şi toate acestea cu un buget firav.

-implementarea unei noi tehnologii,

-construcţia unui baraj,

-deschiderea unui nou magazin,

-o campanie electorală,

-lansarea pe piaţă a unui nou produs,

-campania publicitară pentru un detergent nou,

- recrutarea unui director executiv pentru o firmă sunt proiecte.

Ce le diferenţiază de munca “obişnuită”?

Proiectele au câteva caracteristici specifice:

- Au o dată de început şi una de sfârşit identificabile (limită de timp);

- Au prevăzut un buget aprobat în limitele căruia trebuie să se încadreze;

- Sunt planificate, executate, controlate şi finalizate;

- Creează o entitate (produs, serviciu sau chiar idee) unică în felul său - care nu a mai existat înainte de respectivul proiect;

- În mediul proiectelor există întotdeauna un grad de risc;

- Consumă resurse;

- În general proiectul are un responsabil - leaderul de proiect (LP).

Proiectele pot implica munca unui singur om sau a 100.000 din 5-6 organizaţii. Ele se pot termina în câteva ore (zile) sau pot dura ani buni. În general un proiect este finalizat atunci când s-a atins în mod indubitabil obiectivul stabilit; alteori el poate “muri” de la sine atunci când este clară pentru toţi cei implicaţi ideea că obiectivul nu este tangibil.

Un proiect reprezintă un set de activităţi (sarcini) executate pentru a atinge un anumit obiectiv.

Cert este faptul că de cele mai multe ori un manager răspunde atât de munca “ordinară” (cotidiană) cât şi de elaborarea şi finalizarea unor proiecte. De multe ori el realizează doar faptul că are prea multe lucruri de realizat într-un interval prea scurt de timp şi caută o metodă de a păstra controlul. Prin prisma abordării specifice MP munca este privită în două ipostaze:

operaţii cotidiene (munca obişnuită ) - gestiunea lor se realizează prin managementul operaţiilor

proiecte

- gestionate prin managementul proiectelor

Fireşte, în cadrul proiectelor există destul de multă muncă obişnuită ( mai ales în faza de execuţie ).

Exerciţiu practic:

Alcătuiţi o listă cu ceea ce aveţi de făcut săptămâna aceasta,luna aceasta,sau anul acesta

. Împărţiţi o coală de hârtie în 2 coloane intitulate: “Proiecte” respectiv “Muncă obişnuită”. Dacă în coloana “Proiecte” se găseşte cel puţin o activitate atunci lectura acestei cărţi vă va fi cu siguranţă de folos. (figura 1.1.1)

Muncă ordinară Proiect

O scrisoare de mulţumire către un furnizor

A face cafeaua în fiecare dimineaţă

Participarea la şedinţe

Conducerea întâlnirii de lucru săptămânale a managerilor din secţia pe care o conduceţi Elaborarea unei tehnologii pentru un produs al firmei dumneavoastră

Deschiderea filialei din Cluj a firmei

A asigura prânzul pentru delegaţia de invitaţi din Germania

Aducerea unui medicament nou pe piaţă

Implementarea unui sistem de control al preţurilor

Efectuarea unei sesiuni de training pentru managerii firmei

Implementarea unui sistem de verificare a calităţii conform ISO 9001

Schimbarea structurii organizatorice a firmei

Reorganizarea compartimentului de vânzări a producţiei

Figura 1.1.1

1.2 Managementul proiectelor

Unii apreciazǎ că managementul proiectelor (MP) înseamnă munca depusă de LP (...şi destul de rar de echipa lui ...) pentru ducerea unui proiect la bun sfârşit. Alţii, pe bună dreptate susţin că MP este un sistem bazat pe 2 piloni: Resurse materiale şi financiare şi Oameni.

O primǎ definiţie ar putea fi:

Managementul proiectelor reprezintă aplicarea conştientă a unui set coerent de:

principii, reguli, cunoştinţe, metode, tehnici, instrumente

utilizate în planificarea, demararea, desfăşurarea şi finalizarea cu succes a unui proiect.

Reprezentat schematic MP este un proces conştient şi controlat ce caută să atingă cele 4 laturi ale pătratului de mai jos (figura 1.2.1).