Planificarea și implementarea târgurilor și expozițiilor - versiunea organizatorului

2.1. Introducere/Obiective

Obiectivul principal al oricarui organizator de targuri comerciale este de a obtine profit din organizarea de succes a unui astfel de eveniment. „De succes” inseamna a avea un numar de expozanti si vizitatori in crestere de la un an la altul si a crea si mentine o imagine excelenta a targului/expozitiei. Aceste obiective pot fi atinse aplicand tehnici de marketing si PR orientate catre piata tinta, atingand un nivel inalt de internationalizare si pozitionand targul ca fiind un eveniment important in industria de specialitate. De asemenea este nevoie de analiza atenta cu privire la trendurile urmatoare, dezvoltarea tehnologiei si a industriei tatrgurilor si a serviciilor conexe.

In concluzie atingerea obiectivelor se poate realiza numai acordand o atentie speciala pe urmatoarele aspecte:

- Atragerea de expozanti si vizitatori;

- Asigurarea de servicii de inalta calitate expozantilor si vizitatorilor;

- Dezvoltarea constanta a infrastructurii;

- Comunicarea regulata cu expozantii si presa;

- Oferirea de informatii relevante expozantilor, vizitatorilor si presei.

2.2. Alegerea subiectului targului/expozitiei

Exista mai multe cai pentru a gasi un subiect pentru a o noua expozitie. Cea mai simpla cale este de a detasa o parte a unei expozitii deja existente si de a o dezvolta intr-un eveniment independent. O alta solutie ar fi identificarea unei organizatii comerciale si crearea unui targ/expozitii in legatura cu domeniul de activitate al acesteia. Cea mai dificila cale este identificarea unui subiect de targ sau expozitie bazat pe o cercetare de piata.

2.3. Cercetarea de piata

Dupa definirea subiectului targului/expozitiei, urmatoarea etapa este stabilirea numarului optim de participanti pentru ca evenimentul sa devina unul semnificativ in domeniul de afaceri pe care il reprezinta. Aceasta cercetare trebuie sa porneasca de la o serie de investigatii la nivel regional, national sau international.

De asemenea este recomandata realizarea unei liste a tuturor asociatiilor de afaceri si organizatiilor comerciale din sectorul ales. Aceasta poate constitui un punct de plecare in identificarea unui posibil partener pentru organizarea evenimentului.

Cei insarcinati cu cercetarea pietei trebuie sa fie preocupati de identificarea nevoilor si dorintelor expozantilor si vizitatorilor si sa fie in permanenta informati cu privire la ultimele tendinte din industria targurilor si expozitiilor pentru a le putea integra in dezvoltarea conceptului targului.

2.4. Dezvoltarea conceptului Targului/Expozitiei

Este recomandat ca etapa dezvoltarii conceptului expozitiei sa fie realizata in cooperare cu un partener din comunitatea de afaceri vizata deoarece are acesta poseda cunostintele necesare despre subiectul ales.

Dezvoltarea conceptului targului este legata de identificarea urmatoarelor aspecte:

- Grupuri de produse potrivite pentru a atrage tintele potrivite (expozanti, vizitatori) si pentru a diferentia targul de eventualele manifestari similare din aceeasi ramura;

- Frecventa evenimentului (anuala, bi-anuala, o data la doi ani, etc.) depinzand de viteza de dezvoltare a domeniului avut in vedere (variaza de la ramura la ramura). Daca frecventa este prea rara, exista posibilitatea ca un targ organizat de concurenta sa umpla golul lasat;

- Data si durata evenimentului;

- Locatia de desfasurare a evenimentului;

- Grupurile tinta de expozanti si vizitatori;

- Posibilile intalniri legate de eveniment;

- Termenii si conditiile de desfasurare a evenimentului (programul de vizitare, timpii de montare si demontare a standurilor, termenele de plata, informatii generale despre securitate, asigurari, contramandari, etc.)