Comunicare - Definire și Tipologie

În literatura de specialitate sunt numeroase definiţii date comunicării, astfel:

Comunicarea reprezintă procesul de transmitere a informaţiilor între două sau mai multe persoane, unele cu rol de emiţător, altele cu rol de receptor, sub forma mesajelor (sunete, litere, cifre, cuvinte, semne scrise, gesturi etc.), prin intermediul unor canale specifice.

Comunicarea interumană se bazează pe un ansamblu de procese psihomotorii specific umane, limbajul, în care un loc deosebit revine componentei conştiente, gândirii.

Comunicarea implică interacţiunea unor categorii de factori ce nu ţin numai de capacitatea de exprimare, ci cumulează elemente psihologice, sociale şi situaţionale.

Analizând definiţiile prezentate se pot identifica următoarele elemente ale procesului de comunicare:

• Emiţător

• Mesaj

• Canal

• Receptor

• se adaugă codificare şi decodificare, iar ulterior cea de feed-back şi cea de factori perturbatori, în funcţie de modelul care prezintă procesul.

Procesul de comunicare presupune parcurgerea următoarelor etape:

1. Codificarea informaţiei sub formă de mesaj;

2. Transmiterea informaţiei prin intermediul canalelor şi mijloacele de comunicare;

3. Decodificarea informaţiei de către receptor sub formă de mesaj;

4. Receptorul transmite feedback-ul;

Tipologia comunicării

1. După gradul de oficializare:

• Comunicare formală – urmează liniile formale ale structurii de autoritate şi se desfăşoară conform actelor normative sau procedurilor scrise din organizaţie.

• Comunicare informală – apare spontan şi cuprinde informaţii cu caracter personal sau general.

2. În funcţie de direcţia în care circulă informaţia:

• Comunicare ascendentă – informaţia circulă de la bază spre vârful organizaţiei - apare fenomenul de dezinformare intenţionată.

• Comunicare descententă – informaţia circulă de la vârful organizaţiei spre bază.

• Comunicarea orizontală – asigură circulaţia informaţiilor între departamente sau unităţi funcţionale ale organizaţiei.

3. În funcţie de modul de transmitere a informaţiilor:

• Comunicare scrisă – cuprinde note interne, rapoarte, decizii, planuri, scrisori etc.

• Comunicare orală (interpersonală) – este tipul de comunicare desfăşurată faţă în faţă sau la telefon.

• Comunicare audiovizuală – agreată de receptor, uşor de urmărit şi de reţinut, uşor de multiplicat şi de conservat.

• Comunicare nonverbală – însoţeşte atât comunicarea scrisă cât şi pe cea interpersonală. 90% din informaţii se transmit pe cale nonverbală.

La nivelul unei organizaţii, comunicarea este privită din două perspective:

1. comunicarea între indivizi, numită comunicare interpersonală;

2. comunicarea între diferite subdiviziuni şi grupuri ale organizaţiei, numită comunicare organizaţională.

Aceste două forme de comunicare sunt interdependente, comunicarea interpersonală fiind aproape în totdeauna parte componentă a comunicării organizaţionale.

În cadrul comunicării organizaţionale, rolul de catalizator îl deţine comunicarea managerială. Numai o comunicare eficientă permite îndeplinirea cu succes a funcţiei manageriale. Odată cu modernizarea organizaţiilor şi creşterea gradului de intervenţie, iniţiativă şi creativitate ale membrilor organizaţiei, s-a accentuat interacţiunea bazată pe feedback, ceea ce a stimulat introducerea unor mijloace de comunicare prin care managerii de la toate nivelurile să poată verifica maniera de receptare a mesajelor transmise în scopul flexibilizării şi adaptării deciziilor în funcţie de feedbackul primit. Prin această caracteristică, comunicarea managerială, pe lângă faptul că este indispensabilă, prin impactul său asupra desfăşurării activităţii organizaţiei, reprezintă şi un instrument important în realizarea schimbării în organizaţie.

H. Mintzberg identifică trei roluri ale comunicării manageriale:

1. roluri interpersonale, ce se exprimă în relaţiile cu angajaţii - aceste roluri sunt cel de lider, de persoană de legătură sau figură de reprezentare;

2. roluri informaţionale, ce se concretizează în acţiunile de şi dezvoltare a reţelei informaţionale - în acest sens, managerul poate fi monitor, diseminator de informaţii sau creare purtător de cuvânt;

3. roluri decizionale, ce se manifestă în alegerea variantei optime de acţiune – managerul va fi cel ce va iniţia acţiuni, va rezolva disfuncţionalităţi, va aloca resurse şi va negocia conflictele.

Comunicarea managerială trebuie să ţină cont de o serie de condiţii:

• formularea concisă şi precisă a mesajului pentru a fi înţeles uşor şi integral;

• transmiterea rapidă şi nedeformată a mesajului;

• asigurarea fluenţei şi reversibilităţii comunicării;

• utilizarea unui limbaj comun de către emiţător şi receptor;

• simplificarea şi decongestionarea canalelor de comunicare;

• asigurarea flexibilităţii şi adaptabilităţii sistemului de comunicare pentru a putea fi utilizat în orice situaţie.

Intr-o organizaţie comunicarea joacă un rol important în asigurarea succesului echipei manageriale, putându-se concretiza în:

• Dezvoltarea unui sistem adecvat de premii şi recompense.

• Interacţiunea cu subalternii.

• Comunicarea este esenţială pentru stabilirea unor standarde.

• Stabilirea unor indici de performanţă.

• Efectuarea unor corecţii.

• Poate fi chiar a şasea funcţie a managementului.

Comunicarea managerială îndeplineşte următoarele funcţii ale comunicării (Cândea, Cândea, 1966, p. 45):

• funcţia de informare - de monitorizare a informaţiilor interne şi externe obţinute prin toate mijloacele posibile;

• funcţia de comandă şi instruire - de asigurare a unităţii şi continuităţii acţiunilor colectivului în direcţia obiectivelor stabilite ;

• funcţia de influenţare şi convingere, îndrumare şi sfâtuire - de control asupra informaţiei şi comportamentului angajaţilor;

• funcţia de integrare şi menţinere a informaţiilor - asigură eficienţa activităţii organizaţiei.

Pentru îndeplinirea acestor funcţii, managerul dispune de o serie de căi şi sisteme de comunicare diverse. Una dintre sarcinile lui este permanenta eficientizare a comunicării intra- şi interorganizaţionale. Conform unor studii efectuate în organizaţii din ţări performante (apud Cornescu, Mihăilescu, Stanciu, 2003, p. 241), un manager de succes dedică activităţilor de comunicare între 55 şi 95% din timpul lui. în medie, un manager foloseşte peste 70% din timp pentru a vorbi, a asculta, a scrie şi a citi, deci pentru a comunica. Această pondere diferă în funcţie de poziţia ierarhică a managerului şi este cu atât mai mare cu cât el se află la un nivel ierarhic mai înalt.