Comunicarea internă în cadrul întreprinderii

INTRODUCERE

Progresele înregistrate de mijloacele de transport şi de telecomunicaţii au accelerat considerabil procesul de transmitere a informaţiilor.

În viaţa profesională însă angajaţii sunt confruntaţi cu un exces de informaţii, dar şi cu insuficienţa şi chiar absenţa comunicării, acest apparent paradox fiind uşor de demonstrat. Astfel, alături de un veritabil bombardament informaţional căruia i se face tot mai greu faţă, suntem martori, pe de o parte, ai documentelor confuze, fără valoare informaţională şi deci operaţională, ai dosarelor ce se adună pe birouri, reuniunilor inutile

ce se multiplică, iar pe de altă parte, ai diverşilor beneficiari de informaţii care sunt nemulţumiţi de absenţa, insuficienţa sau imprecizia informaţiilor necesare, de corespondenţa la care nu s-a primit răspuns ş.a.m.d.

Chiar dacă transmiterea informaţiilor se face cu mijloace din ce în ce mai sofisticate, în activitatea practică progresul tehnic devansează utilizarea informaţiilor transmise, apărând astfel între circulaţia informaţiilor şi utilizarea lor un decalaj din ce în ce mai evident şi tot mai greu de recuperat. În aceste condiţii este capital ca fiecare organizaţie să-şi elaboreze şi să pună în aplicare o politică de comunicare adaptată la dimensiunile şi la natura activităţilor sale.

1. Definirea şi tipologia comunicării

Americanii Frank Dance şi Carl Larson au adunat 126 de definiţii ale comunicării, de la diverşi autori şi din diverse cărţi. După 20 de ani de trudă, nici una dintre definiţii nu s-a dovedit satisfăcătoare. Semantica termenului „comunicare” nu încape într-o definiţie, dar fiecare definiţie posibilă surprinde câte ceva din ceea ce este comunicarea.

Cuvântul latinesc „communicare” are semnificaţia de „contact şi legătură”, dar şi de „a pune în comun, a împărtăşi, a pune împreună, a amesteca şi a uni”. În limba de toate zilele. Folosirea cuvântului „comunicare” nu se loveşte de probleme deosebite. Majoritatea vorbitorilor se gândesc la „a aduce la cunoştinţă” sau la „a informa”. Faptul este evidenţiat de orice dicţionar explicativ unde, în general, sunt menţionate trei semnificaţii, parţial suprapuse, ale cuvântului „comunicare”: comunicare = 1.înştiinţare, aducere la cunoştinţă; 2.contacte verbale în interiorul unui grup sau colectiv; 3.prezentare sau ocazie care favorizează schimbul de idei sau relaţii spirituale.

Într-o formă extrem de simplă, procesul de comunicare sau comunicarea poate fi redat (sau redată) astfel:

informaţie informaţie

emiţător - canal - receptor

Din această schemă se poate înţelege că procesul comunicării presupune mai mult decât un participant; anume, pe lângă emiţător (sau emitent) există unul sau mai mulţi receptori potenţiali. Esenţa procesului este deplasarea, transferul sau transmiterea informaţiei de la un participant la celălalt. În mod frecvent, circulaţia are loc în dublu sens, este bidirecţională. Acesta este, bunăoară, cazul dialogului, al unei discuţii între două persoane care, alternativ, joacă rolul de emiţător (vorbitor) şi receptor (ascultător). Alteori, circulaţia informaţiei poate avea loc în sens unic; este cazul monologului, al cuvântărilor, al comunicării prin presă, radio sau televiziune.

Comunicarea nu se încheie o dată cu preluarea sau receptarea opiniilor, ideilor sau comportamentului celor care o receptează. Procesul poartă numele de efect al comunicării şi se bucură în ştiinţa comunicării de o atenţie deosebită. Prin urmare, modelul elementar al comunicării trebuie extins: