Previziunea - funcție a managementului

1. Definirea si importanta previziunii

A prevede inseamna a te pregati azi pentru ceea ce vei face maine. Este activitatea prin care rational, constient, toti managerii determina ceea ce vor si modul in care pot realiza aceasta. Planificarea raspunde la cateva intrebari de baza, pentru orice tip de activitate si anume: Ce? - scopul; Cand? - intervalul in care trebuie realizat; Unde? - locul in care planurile vor fi indeplinite; Cine? - oamenii ce vor realiza activitatile; Cum? - fazele, secventele si metodele de atingere a scopului; Cat? - resursele necesare pentru a atinge scopul urmarit.

Majoritatea covarsitoare a managerilor si organizatiilor nu-si pot permite luxul incercarii, adica al actiunii fara un plan elaborat, datorita costului ridicat al resurselor ce pot fi irosite. Previziunea ne ajuta sa evitam erorile, pierderile si intarzierile si, totodata, face ca eforturile sa devina eficace si eficiente. Previziunea este prima functie a managerilor, datorita faptului ca ea trebuie exercitata inaintea celorlalte. Prin planificare sunt influentate toate functiile managementului unei organizatii. Structura organizatorica (felul, locul, legaturile si sarcinile posturilor si compartimentelor) este proiectata astfel incat sa sustina realizarea obiectivelor stabilite prin planificare. Personalul organizatiei este selectat si antrenat pentru a raspunde necesitatilor ce decurg din planurile organizatiei. Comunicarea ca si coordonarea salariatilor rezulta din liniile directoare conturate de planuri. Previziunea introduce elementele de baza (sarcini, norme, indicatori, termene etc.) indispensabile controlului.

Previziunea ofera managerilor posibilitatea de a ajusta organizatia structural si functional la mediul sau exterior, la modificarile acestuia.

2. Elemente cheie in previziune

Un plan descrie un anume curs al actiunii viitoare. Existenta mai multor cai de actiune semnifica, de asemenea, disponibilitatea lor ca planuri. Pentru a intelege previziunea ca activitate manageriala, precum si tipurile de planuri, ca instrumente elaborate si folosite de manageri, vom analiza in continuare elementele si conceptele cheie folosite in planificare. Piramida din figura prezinta ierarhia acestor elemente sau planuri.

Secventa elementelor (planurilor) si prezenta piramidei sugereaza o anumita ordine naturala a elaborarii acestor planuri, precum si implicarea nivelurilor managementului organizatiei in planificarea activitatii sale. Sa analizam aceste elemente (planuri).

2.1 Telul, viziunea sau misiunea organizatiei

Orice tip de organizatie, ca inventie sociala, creata de oameni, vizeaza inca din faza de idee o finalitate, implinirea unor deziderate, intai de toate ale initiatorilor ei. Orice forma concreta, explicita sau implicita, a acestor deziderate nu devine realitate decat in urma schimbului pe care organizatia le are cu mediul in care activeaza. Daca ceea ce isi propune sa creeze si sa ofere nu poate fi schimbat in ceva ce are valoare pentru organizatie, aceasta nu poate supravietui.

O premisa esentiala a schimbului de valori pentru organizatie este oferta pe care aceasta trebuie sa o faca cunoscuta mediului ei de operare. Aceasta oferta, in termenii viziunii sau misiunii organizatiei ca plan fundamental al acesteia, nu poate fi una comuna, banala. Ca si oamenii, organizatiile sunt unicate. Oferta organizatiei, prezenta in viziunea sau misiunea sa, o defineste si diferentiaza nu numai in ce priveste domeniul de activitate, dar si fata de organizatiile ce activeaza in acelasi domeniu.

Astfel, definirea misiunii ca prima si esentiala etapa in managementul organizatiei, nu este o activitate de rutina. Dimpotriva. §i aceasta nu numai pentru ca trebuie sa comunice mediului valoarea oferita, dar si dorinta si vointa de a o onora continuu. Viziunea sau misiunea comunica valoarea pe care membrii organizatiei o impartasesc si la crearea careia contribuie. "O viziune impartasita nu este, simplu, o idee ... este mai degraba o forta in inimile oamenilor, o forta a unei impresionante puteri ... dorinta lor de a fi conectati intr-un proiect important"1.

Desigur, util pentru practica managementului este de stiut daca experientele firmelor de succes sunt utilizabile in firmele si organizatiile ce se constituie si opereaza in contexte specifice, sensibil diferite. Fara indoiala, raspunsurile, respectiv continutul si spiritul viziunii sau misiunii declarate, nu pot fi identice. Cu alte cuvinte, nu poate fi preluata declaratia de misiune a unei firme occidentale si postulata drept plan de baza al unei firme romanesti, de exemplu. Nu insa si intrebarile ce trebuie puse pentru conturarea misiunii.

Iata cateva intrebari ce nu pot lipsi la startul procesului de definire a viziunii sau misiunii unei organizatii:

- Cine suntem noi?

- In ce afacere (domeniu) suntem implicati? - In ce afacere nu suntem implicati? - Ce ganduri avem pe termen lung? - Care sunt prioritatile pe termen scurt?

- Ce valori si principii se doresc a fi caracteristici ale tuturor relatiilor noastre si a tot ceea ce facem?

Important este ca organizatia (firma) sa identifice calea prin care san§i spuna siesi si mediului in care opereaza: "Aceasta este ceea ce suntem, aceasta este ceea ce facem si aceasta este unde tintim in viitor". Modul in care este gandita si formulata misiunea va avea un rol important in ce priveste impactul asupra celor care o aud sau citesc. Ideal ar fi ca aceasta sa creeze emotii, noutate, distinctie, provocare si implicare.

In ce consta si cum ar trebui sa decurga procesul de definire a misiunii organizatiei?

O misiune impartasita implica participarea intregii organizatii la dezvoltarea ei. Un proiect initial va fi conceput la varf si apoi circulat in intreaga organizatie.

Aceasta lista este difuzata membrilor organizatiei, de la care se asteapta clarificari sau sugestii de adaugat si alte lucruri importante de spus. Feedback-ul este utilizat la rafinarea listei originale de formulari si redactarea continutului variantei finale a Declaratiei privind telul, misiunea, viziunea si valorile organizatiei, proces, de asemenea, de grup la nivelul liderilor.