Importanța comunicării într-o firmă

Definirea comunicarii

Comunicarea reprezintă modalitatea prin care se transmit mesaje unor alte persoane cu ajutorul anumitor canale de comunicare. Aceste canale, mai ales în prezent, pot fi internetul, telefonul, mesaje scrise manual etc. Desigur, în opinia mea, cea mai importantă este comunicarea faţă în faţă.

Spuneam că prin comunicare se poate ajunge la un consens între colegii unui domeniu de lucru. Au un anumit plan sau au un anumit obiectiv de fiecare zi pe care îl abordează împreună. Au aceleaşi idei, le pun în practică şi totul iese aşa cum se doreşte.

Comunicarea este o caracteristica fundamental a existentei. Toate functiile managerial sunt realizate cu ajutorul comunicarii, ca un process de intelegere intre oameni cu ajutorul transferului de informatie.

Elementele procesului de comunicare sunt:

• Emitatorul

• Mesajul

• Mijlocul de comunicare

• Limbajul comunicarii

• Receptorul

• Contextul

1. EMITATORUL este initatorul comunicarii, cel care elaboreaza mesajul. El alege mijlocul de comunicare si limbajul astfel incat receptorul sa-i inteleaga masajul formulat.Emitatorul are dreptul de a alege receptorul cu care doreste sa comunice.

2. MESAJUL reprezinta forma fizica in care emitatorul codifica informatia, poate fi un ordin, o idee, un gand. Mesajul are ca obiectiv informarea, convingerea, impresionarea, amuzarea, obtinerea unui actiuni.

Mesajul este supus unui proces de codificare si decodificare dintre cele doua persoane, emitatorul codifica mesajul trimis, iar receptorul decodifica mesajul primit. Mesajul este elementul care contine simbolurile verbale si non-verbale, are un "text" - care este vizibil si are "muzica" - care poate contine o amenintare nedorita.

3. MIJLOCUL DE COMUNICARE sau canalul de comunicare este drumul parcurs de mesaj dinspre emitator spre receptor.

Poate fi- formal - comunicare ce urmeaza structura ierarhica a organizatiei si

-informal- cand comunicarea provine din interactiunile sociale si legaturile informate din cadrul organizatiei. Aceasta din urma poate imbraca forme: idei, opinii, zvonuri, etc.

Mijlocul de comunicare cuprinde discutia de la om la om (corespondenta oficiala,sedinte, telefon , fax,internet, etc).

4. LIMBAJUL DE COMUNICARE poate fi:

• verbal -cu cuvinte,

• non-verbal prin limbajul corpului, timpului, spatiului, lucrurilor, imbracamintii

• paraverbal-prin folosirea tonalitatii,accentuarii,ritmului de vorbire

5. RECEPTORUL este persoana care primeste mesajul, dar ascultarea mesajului este la fel de importanta ca si transmiterea ei.

6. CONTEXTUL este foarte important pentru ca aceleasi cuvinte vor suna altfel intr-un birou decat pe strada. Orice comunicare are contextul ei.

Obiectivele comunicarii sunt:

• Receptarea corecta a mesajului

• Intelegerea corecta a mesajului

• Acceptarea mesajului

• Provocarea unei reactii- o schimbare de comportament sau de atitudine

Principiile comunicarii

La o bună înţelegere se poate ajunge prin intermediul unor principii ar trebui respectate. Un prim principiu ar fi legat de ascultarea a ceea ce spune colegul. Nu trebuie intrerupt din discursul lui chiar dacă există anumite părţi dintr-acesta cu care alţi colegi nu sunt de acord. După ce termină ce are de spus, ceilalţi au timp să spună, pe rând, fiecare în parte, propriile argumente. Aşadar, fără întrerupere.

Un al doilea principiu – Colegii să ia deciziile împreună. Pentru a putea face acest lucru, trebuie să se consulte unul cu celălalt, să fie deschişi, să nu “tragă” cu arsenalul de prejudecăţi ci, să analizeze în mod statistic, raţional, logic, care decizie trebuie luată. Pot fi consultaţi şi superiorii. Bineînţeles, există şi locuri de muncă unde personalul este puţin ca număr, ori deciziile sunt luate individual ş.a.m.d. În aceste cazuri, judecata, calmul şi răbdarea consider că ajută mult.

Tipuri de comunicari in cadrul unei firme

1. Comunicarea verbala

Comunicarea verbala este folosita in viata de zi cu zi, dar si in relatiile interumane din cadrul unei organizatii. Comunicarea verbala trebuie tratata ca o parte integrata a responsabilitatii fiecarei persoane fata de cei din jur.

Principii pentru cresterea eficientei comunicarii verbale:

1. Orice individ trebuie sa fie pregatit atat pentu rolul de emitator, cat si

pentru cel de receptor, adica emitatorul are in vedere urmatoarele:

• pregatirea atenta a mesajului

• folosirea unei tonalitati adecvate a vocii (practicarea unui debit adecvat de 5 - 6 silabe / secunda, cu interval de separatie de 0,5 secunde intre cuvintele cheie)

• verificarea intelegerii mesajului