Complexitatea Procesului de Comunicare în Managementul Firmelor

Introducere

Mediul social contemporan este apreciat de numeroşi filosofi si oameni de stiinta din toate domeniile ca fiind un mediu al comunicarii, iar informatia, ca materie principala a acesteia, cel mai pretios capital contemporan, adevarata sursa de dezvoltare economica şi socială, iar din punct de vedere politico-militar, cea mai redutabila arma. Vorbind despre caracterul atotcuprinzator al comunicarii, Marin Aiftinca atribuie acesteia o serie de superlative: “comunicarea este inerenta existentei; este o forma a universalitatii”; “comunicarea reprezinta o caracteristica fundamentala a existentei umane”.

Motivul alegerii acestei teme provine din dorinta de a aprofunda tehnicile de comunicare manageriala dobandite in timpul orelor de studio, insusirea de noi cunostinte si nu in ultimul rand, intelegerea intr-un mod eficace al acestui proces complex care sta la baza oricarei reusite. Indiferent de domeniu, comuincarea este cea mai importanta unealta pe care o avem la dispozitie, iar stapanirea unor tehnici si metode de o imbunatati este doar una din cerintele obligatorii pentru un rezultat pozitiv. In cadrul unei companii, aceasta capata o noua valoare, intrucat este fundamentala in deciziile la nivel organizational; poate asigura succesul sau declinul acelei intreprinderi. Politica de comunicare intr-o firma consta , inainte de toate , in a pune la punct o practica efecienta de circulatie a informtiilor.Conditiile noi determina importanta comunicarii in cresterea performantei , ea fiind capabila de a schimba calitatea muncii si modul in care ea se desfasoara. In management comunicarea directa , orala , este cel mai des utilizata.Specialistii apreciaza ca intr-o astfel de comunicare numai 25% din eficienta finala este data de continutul propriu-zis , in timp ce 75% are la baza comunicarea non-verbala.Elementele acestei comunicari sunt : expresia fetei , privirea , gestuirle , tonul si volumul vocii , etc.

Comunicarea poate interveni la patru niveluri :

• comunicarea intraindividuala – cind informatia este transmisa de la o parte la alta a organismului ;

• comunicarea interpersonala – informatia este transmisa de o persoana unei alte persoane ;

Acest tip de comunicare are patru obiective :

- influentarea altor persoane ;

- exprimarea sentimentelor sau emotilor ;

- schimbul de informatii ;

- intarirea validitatii canalului de comunicare utilizat.

• comunicarea intra-organizationala – informatia este transmisa intre grupurile sau unitatile din aceeasi organizatie (nota de serviciu adresata de la un departament la altul ) ;

• comunicarea extra-organizationala – informatia transmisa de o organizatie mediului din care face parte (campania publicitara , campania de recrutare).

In ceea ce priveşte domeniul managementului, nu exista autori de studii asupra acestuia care sa nu sublinieze, cu mai multa sau mai putina vigoare, importanta comunicarii, atat ca suport general al managementului, in general, cat si ca functie, ca atribut, ca activitate distincta fara de care sistemul de management ar fi imposibil de conceput. Samuel C. Certo, analizand caracteristicile managementului modern, arata ca “toate activitatile de management sunt intreprinse cel putin partial prin intermediul comunicarii sau al eforturilor legate de comunicare”, iar “capacitatea de a comunica este considerata drept aptitudinea fundamentala de management”.

Prezentul referat accentueza aspectele comunicarii manageriale in toata diversitatea ei, exemplificarea canalelor de comunicare si precizarea efectelor intervenite pe parcursul procesului sau la finalul acestuia. Pentru intocmirea acestui raport de cercetare am intocmit o serie de lucrari, dintre care amintesc: Samuel C. Certo, ‘Managementul modern’, Editura Teora, 2002; Ovidiu Nicolescu, Ion Verboncu, ‘Management’, Editura Economică, 1999; Jean-Claude Abric, ‘Psihologia comunicării’, Teorii şi metode, Editura Polirom, 2002; Prutianu St., ‘Comunicare si negociere in afaceri’ , Editura Polirom, Iasi, 1998.

Importanta comunicarii manageriale

De mai mult timp se apreciaza despre comunicarea manageriala ca este atat competitiva, cat si interesanta. Cele doua atuuri fac din comunicarea manageriala o forta pe care organizatiile o folosesc ca sa raspunda multiplelor provocari, intre care:

-cresterea complexitatii activitatii;

-tehnologia;

-responsabilitatile managerilor de a comunica cu echipele de lucru si clientii;

-varietatea si complexitatea relatiilor interpersonale;

-ponderea mare pe care comunicarea o detine in programul de activitate al oricarui manager;

-nevoia de a comunica eficient.

Complexitatea activitatii

Cresterea complexitatii activitatii este o provocare pentru managerii organizatiilor, intrucat acestia trebuie sa se confrunte cu multe forte noi. Intr-un asemenea context, ciclurile de viata mai scurte ale produselor, cererile crescute pentru calitate si servicii, numarul mare al constrangerilor de reglementare constientizarea sporita legata de preocuparile de mediu sunt doar cateva din presiunile care determina cresterea complexitatii sarcinilor ce revin unui manager. Totodata, aceste presiuni fac din comunicarea manageriala o activitate intelectuala interesanta si captivanta. Managerul contemporan are o sansa mai mare ca niciodata sa faca o diferenta semnificativa in succesul organizatiei si cresterea calitatii vietii de lucru pentru angajati. Locurile de munca sunt mult mai diverse si complexe decat au fost doar cu cateva decenii in urma si necesita abilitati manageriale de comunicare mai sofisticate.

Tehnologia prezinta o dubla functie: de sustinere a provocarilor si de impunere a noi cerinte (metode, tehnici, proceduri). Tehnologia imbunatateste sistemele de comunicare, care la randul lor, favorizeaza capacitatea managerilor de a interactiona intr-un mediu intercultural. Intrucat produsele tehnice si serviciile devin tot mai complexe, managerii sunt provocati sa-si dezvolte cunoasterea unor concept mult mai variate si complicate decat in trecut. Dintre detinatorii de interese cu care managerii trebuie sa intretina o comunicare directa si continua sunt : echipele de lucru si clientii.

Comunicarea managerului cu echipa de lucru

Responsabilitatile managerului de a comunica cu echipa de lucru este o provocare majora care determina managerul sa interrelationeze cu membrii echipei de lucru pentru a le arata ce trebuie facut si pentru a le coordona munca. In acest scop, managerul, prin comunicare se adreseaza echipei pe multiple planuri, intre care:

-explica si actualizeaza in permanenta planul de activitate;

-formuleaza norme precise referitoare la sarcinile fiecarui membru al echipei;

-motiveaza membrii echipei pentru a executa eficient si eficace sarcinile;

-se informeaza asupra progreselor fiecarui membru al echipei;

-sustine echipa in efortul de a pastra ritmul de inaintare;

-analizeaza, impreuna cu echipa, problemele si riscurile pe masura aparitiei lor;

-se preocupa sa cunoasca echipa si dinamica relatiilor interpersonale.