Documente și registre obligatorii în derularea unei afaceri

ARGUMENT

Conform Legii contabilitatii “orice operatie patrimoniala se consemneaza in momentul efetuarii ei intr-un act scris care sta la baza inregistrarilor incontabilitate , dobandind astfel calitatea de document justificativ”. Se asigura astfel datele de intrare in sistemul informational contabil.

Importanta acestei teme este ca prin documente se poate concretiza faptul ca se justifica operatiile inregistrate in evidente, stau la baza inregistrarilor in contabilitate, consemneaza date necesare pentru control si analiza economico-financiara, si constituie in caz de litigii probe in justitie.

In raport cu operatiile pe care le consemneaza , inpractica se utilizeaza documente numeroase si variate.

Documentele contin mai multe elemente principale, se intcmesc la locul unde se produce operatia economica si dupa completare sunt supuse operatiei de prelucrare.

Evitarea sau inlaturarea erorilor se realizeaza prin operatia de verificare a documentelor,care imbraca mai multe forme :verificarea formei, aritmetica si de fond.

Erorile constatate cu ocazia intocmirii, verificarii, inregistrarii documentelor justificative se corecteza.

Documentele utilizate trebuie sa constituie un sistem unitar si rational, care sa aiba la baza reguli precise cu privire la intocmirea, folosirea, circulatia si evidenta fiecarui document.

Circuitul reprezinta drumul parcurs de documente din momentul intocmirii lor si pana in momentul clasarii lor in arhiva.

Intr-o intreprindere, circuitul documentelor se desfasoara conform unui grafic.

Pastrarea documentelor are loc , in functie de importanta si de felul lor, pe o perioada mai indelungata sau mai scurta de timp, conform normelor legale in vigoare.

Lucrarea este structurata pe două capitole.

In capitolul I sunt prezentate aspectele teoretice privind documentele si registrele obligatorii in derularea unei afaceri. In functie de forma,continutulsi rolul lor documentele se grupeaza in:documente justificative, register contabile si documente de sinteza .

In capitolul II sunt prezentate principalele documente si registre cu caracteristicile sprecifice. Acestă temă are un scop precis. Dacă nu ar exista documentele si registrele contabile ar fi o lucrare foarte laborioasa si nu ar oferi garantia corectitudinii, dar totusi existand se preiau informatiile din documente, conform unor rubrici prestabilite si se ordoneaza centralizat pe debitul si pe creditul fiecarui cont utilizat.

CAP.1. DOCUMENTELE ȘI REGISTRELE OBLIGATORII IN DERULAREA UNEI AFACERI

1.1. Importanţa documentelor în cadrul întreprinderii

Înregistrarea operaţiunilor economico-financiare în conturi nu este posibilă fără consemnarea acestora prealabilă în documente ce atestă înfăptuirea lor.

O cerinţă de bază a evidenţei contabile o reprezintă fundamentarea şi justificarea tuturor informaţiilor contabile pe bază de documente de evidenţă.

Fără procedeul documentării,celelalte procedee de: evaluare, calculaţie şi înregistrare în conturi nu s-ar putea înfăptui.

Informaţiile economice dobândite pe calea observării fenomenelor şi proceselor economice, se culeg şi se înscriu în documente, primind astfel forma care să permită prelucrarea, vehicularea,prezentarea, modificarea şi păstrarea lor ulterioară.

Culegerea informaţiilor şi consemnarea lor în documente se poate face manual sau cu ajutorul tehnicii de clacul, documentele fiind obligatoriu semnate de către persoanele care le-au întocmit. Acest fapt atrage şi răspunderea în întocmirea corectă a documentelor.

În întreprindere,întocmirea corectă şi la timp a documentelor pentru fiecare operaţie economico-financiară constituie o condiţie fundamentală pentru cunoaşterea reală a activităţii şi pentru exercitarea controlului asupra integrităţii şi modului de gestionare a patrimoniului şi asupra fiecărei operaţii în parte.

Documentaţia cuprinde, prin urmare, totalitatea documentelor ce intervin în evidenţa activităţii întreprinderii, unele având un caracter primar, altele un caracter specific.

Documentele reprezintă acte scrise ce conţin informaţii letrice şi numerice, care se întocmesc la locul şi în momentul producerii operaţiilor economice .

Ele au un caracter general aplicabil în evidenţa contabilă, întrucât reflectă toate operaţiile privind existenţa şi mişcarea mijloacelor economice, a surselor de finanţare şi a proceselor economice (venituri şi cheltuieli), relaţiile de drepturi şi obligaţii ale întreprinderii, precum şi rezultatul activităţii acesteia.

Documentele constituie baza întregului sistem de evidenţă al întreprinderii.

Importanţa lor rezultă din următoarele aspecte:

- Documentele atestă producerea operaţiilor economice, stând la baza înregistrării acestora în contabilitate. Ele influenţează direct operativitatea obţinerii informaţiilor contabile, exactitatea acestora precum şi modul de organizare a evidenţei contabile în cadrul întreprinderii. Documentele asigură legătura dintre compartimentele întreprinderii, întrucât ele nu circulă strict numai în cadrul compartimentului financiar-contabil.

Exemplu: Operaţia de încasare a unei sume (creanţe) de la clienţi presupune întocmirea unei chitanţe de casă către client. Chitanţa se întocmeşte la casierie. Un exemplar se înmânează clientului, iar altul se anexează la Registrul de casă, la compartimentul contabilitate.

Operaţia de cumpărare de materii prime presupune întocmirea unei Note de intrare – recepţie la magazia de materii prime. Un exemplar rămâne la magazie, iar altul se predă la compartimentul contabilitate.