Analiza sistemelor informaționale - Arias

1. Firma/Instituţia/Organizaţia studiată si aplicaţiile economice utilizate

SC Arias Turism SRL este o agenţie de turism cu sediul în oraşul Iaşi, Str. Armeană, nr.13, bl. G6, parter (în spatele Halei Centrale)

1.1 Prezentarea firmei/instituţiei/organizţtiei(obiect de activitate, tip structură organizatorică, niveluri de conducere etc.)

Activitatea de desfacere a produsului turistic se desfăşoară atat pe piaţa internă cat si pe piaţa externă. Produsul turistic reprezentand serviciile turistice oferite de diferite entitati care prin intermediul agentiei de turism ajung la consumatorul final(fig. 1).Altfel spus

agentia de turism reprezinta o societate comerciala cu rol de intermediar intre agentia economica, prestatorii directi de servicii turistice si turisti.

Fig. 1(adaptare după Cosmescu Ion-"Turismul- fenomen economic şi social complex", pag. 34-36)

1.1.1. Obiect de activitate

Obiectul de activitate al societăţii îl constituie: organizarea si vanzarea pachetelor de servicii turistice sau a componentelor acestora, direct sau prin intermediari.

Analiza activităţii firmei s-a realizat prin următoarele 4 aspecte de bază:

Furnizorii. Principalii furnizori în domeniul firmei de activitale sunt complexurile hoteliere, pensiunile, cabanele alături de bogăţiile geografice ale anumitor zone, atracţiile turistice şi ospitalitatea oamenilor.

Clienţii. Reprezentaţi de o arie largă de persoane fără a stabili anumite criterii de selecţie.

Bariere de intrare pe piaţă. Intâlnim însemnate bariere prezente în mare parte datorită agenţiilor concurente, de aceea se lucreazã în continuu la crearea unor oferte cât mai complexe cu costuri mici şi la o serie de programe personalizate în funcţie de cerinţele unui segment de piaţă exclusivist care are posibilitatea să opteze pentru un astfel de pachet turistic. Pe plan intern se intâmpină greutăţi datorită concurenţei celorlalte agenţii, de aceea este necesar să se ţină cont şi de nivelul veniturilor populaţiei.

Deasemenea o barieră semnificativă o reprezintă costurilor mari pe care le impune promovarea pe această piaţă datorită numărului relativ scazut de clienţi.

Concurenţa. Este reprezentată de totalitatea agenţiilor de profil, în special câţiva concurenţi puternici din municipiul Iasi.

1.1.2 Organizarea firmei

Arias turism are o structură organizatorică funcţională.

Firma este organizată ca o societate cu răspundere limitată, condusă de directorul general care este şi proprietarul firmei. Exercitarea conducerii se face în mod centralizat. Sistemul de comunicare funcţionează atât pe verticală cât şi pe orizontală. Firma este organizată pe mai multe nivele de conducere. Primul dintre acestea este reprezentat de directorul general. Datorită domeniului de activitate se împarte în 3 departamente fiecare având câte un director: departamentul de vânzări, care se va ocupa de relaţiile cu clienţii, departamentul de rezervări care are responsabilitatea asupra relaţiilor cu furnizorii interni şi externi şi departamentul administrativ care este responsabil de partea informatică, economică şi de transport a firmei.

Schematic, organigrama este prezentată în fig. 2.

1.2 Prezentarea principalelor aplicatii informatice economice existente in firma analizata

Analizând sistemul actual de rezervări şi instrumentele care îndeplinesc şi asigură funcţionarea acestuia putem spune cu uşurinţă că este eficace. Cu toate că acesta asigură atingerea obictivelor, cei de la compartimentul informatic împreună cu cei de la departamentul de vânzări au ajuns la concluzia că dezavantajele pe care le poartă acest sistem pot fi reduse şi chiar eliminate daca îl supunem unui proces de dezvoltare rezultat din necesitatea introducerii procesului de perfecţionare.

În urma unei analize la nivelul firmei s-a constatat necesitatea reducerii volumului şi fluxului de informaţii căruia cei din departamentul vânzări sunt nevoiţi să-i facă faţă. De asemenea conştientizarea costurilor ridicate suportate de agenţiile colaboratoare dar şi sesizarea acestui lucru de către ele au condus la nevoia de a crea o cale eficientă prin care să se poată derula procesul de rezervare, totul la un cost cât mai mic sau chiar inexistent. Introducerea acestui sistem crează o standardizare a datelor intrate în firmă, care prin natura lor obligatoriu electronică pot fi uşor preluate şi transmise celorlalte departamente ale firmei.

Toate aceste probleme şi-ar găsi soluţia prin dezvoltarea unui sistem de rezervări on-line care poate fi accesat pe pagina web a agenţiei. Acesta va presupune logarea cu un username şi o parolă atribuite anterior. Menţionăm principalele avantaje care vor putea fi obţinute prin realizarea acestui sistem :

- oferirea de informaţii solicitantului în timp real;

- posibilitatea de a realiza rezervări pentru care se vor primi confirmări;

- reduce la zero costurile utilizării telefonului şi faxului făcându-le facultative;

- preluarea unor sarcini care revin celor de la departamentul de vânzări reuşindu-se astfel o reducere semnificativă a volumului de muncă a acestui departament, fără a presupune nici un cost.

1.2.1 Tipul aplicatiilor

Aplicaţiile economice din cadrul sistemului informatic al firmei Arias Turism sunt:

Programul AERO globalizează două dintre cele mai cunoscute GDS-uri(Global Distribuiton System) şi anume: WorldSpan şi Amadeus. Acestea sunt baze de date care oferă informaţi complete despre marile companii aeriene punând la dispoziţia utilizatorilor date legate de calendarul zborurilor, itinerarii, disponibilităţi şi tarife. Totodată acestea dau posibilitatea de a emite bilete, facturi şi facilitează comunicarea dând posibilitatea utilizatorului de a trimite mesaje companiei care efectuează zborul