Controlul Documentelor

1. SCOP

1.1. Prezenta procedură are drept scop stabilirea modalităţilor de control a tuturor documentelor interne şi externe care sunt în legătură cu Sistemul de Management al Calităţii.

1.2. Procedura stabileşte atât modul de emitere, verificare şi aprobare a documentelor, cât şi identificarea stadiului reviziilor, identificarea documentelor perimate, păstrate în arhiva istorică, în vederea prevenirii utilizării unor documente neaprobate sau perimate.

1.3. Procedura precizează modul de analiză şi aprobare a modificărilor aduse documentelor precum şi posibilitatea identificării acestora în document.

2. DOMENIU DE APLICARE

2.1. Procedura se aplică la nivelul tuturor departamentelor şi serviciilor agenţiei, care elaborează, verifică, aprobă, difuzează, actualizează, retrag din uz şi arhivează documente care sunt în legătură cu Sistemul de Management al Calităţii.

3. DEFINIŢII ŞI ABREVIEIRI

3.1. Definiţii

Terminologia utilizată în prezentul document este în conformitate cu definiţiile din documentele de referinţă. Definiţii specifice procedurii:

Document: Suportul fizic care păstrează informaţia.

Copie controlată: Copia unui document în care sunt introduse eventualele modificări care s-au efectuat după emiterea lui.

Copie informativă: Copia unui document în care nu se mai introduc eventualele mo¬di¬fi¬cări apărute după emiterea lui, conform acestei proceduri, păstrat pentru o eventuală istorie a lui.

Proces: Set de activităţi aflate în inter-relaţie şi interacţiune, care transformă datele de intrare în date de ieşire.

3.2. Abrevieri

SMC – Sistem de Management al Calităţii;

DG – Director General;

DDAC – Director Departament Asigurarea Calităţii;

BAC – Birou Asigurarea Calităţii;

SBAC – Şeful Biroului de Asigurarea Calităţii;

FPSM – Fişă pentru solicitare de modificare;

MC – Manualul Calităţii;

Nc – Neconformitate;

Ac – Acţiuni corective;

Ap – Acţiuni preventive.

4. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ ŞI CONEXE

4.1. Documente de referinţă

 SR EN ISO 9001: 2001;

 SR EN ISO 9000:2001;

 MC-01.

4.2. Documente conexe

- Elaborarea şi identificarea documentelor SMC, cod: IL-01

- Controlul formularelor de înregistrare, cod: PS-02.

5. DESCRIERE PROCES ŞI RESPONSABILITĂŢI

5.1. Generalităţi

Controlul documentelor SMC este un proces ce se efectuează pe întreaga durată de viaţă a acestora pentru a se asigura că:

a) Necesarul documentelor SMC este aprobat din punct de vedere al adecvării sale;

b) Documentele sunt verificate şi aprobate de personal autorizat înainte de multiplicare şi difuzare, pentru a intra în sistem numai documente adecvate;

c) Ediţiile valabile ale documentelor, inclusiv reviziile acestora, sunt disponibile în toate punctele de utilizare;

d) Toate modificările aduse documentelor SMC sunt identificate, effectuate, verificate şi aprobate de aceleaşi funcţii care au elaborat şi aprobat documentele iniţiale;

e) Documentele perimate sunt retrase prompt din uz, iar cele păstrate în alte scopuri sunt identificate corespunzător;

f) Documentele rămân lizibile şi identificabile cu uşurinţă;

g) Documentele de provenienţă externă sunt identificate şi distribuţia lor controlată.