Managementul Proiectelor

1. Introducere

Managementul proiectelor a apărut ca un instrument de planificare, coordonare, realizare şi control al activităţilor complexe din proiectele industriale, comerciale, sociale, culturale şi politice oderne. Orice activitate modernă este privită ca un proiect modern, cu un caracter complex, care impune o viziune nouă începând cu analiza necesităţilor proiectului şi terminând cu reutilizarea eficientă a rezultatelor proiectului. Presiunile sistemului globalizat economic şi politic concurenţial al lumii industrializate, competitivitatea dintre producători, un respect mai mare pentru valoarea respectiv bunăstarea celor care formează forţa de muncă a proiectului şi implicit pentru costul acestei forţe de muncă au dus la dezvoltarea de noi tehnici de management de proiect. Primul care furnizează ceea ce clientul doreşte este câştigător şi va supravieţui în cadrul acestui sistem concurenţial. Soluţia este realizarea de proiecte performante cu un management de proiect performant.

Principala caracteristică definitorie a unui proiect este noutatea sa. Un proiect este un pas în necunoscut, pândit de riscuri şi incertitudini. Nu există două proiecte perfect identice şi chiar un proiect care se repetă va fi de fiecare dată diferit într-unul sau mai multe din aspectele sale comerciale, administrative, sociale, politice sau fizice. În toate domeniile anumite proiecte s-au dovedit a fi eşecuri grave şi costisitoare. De aici a apărut necesitatea de a înţelege cum pot fi ameliorate cunoştinţele şi practica atunci când este vorba de conceperea sau dezvoltarea unui proiect.

Managementul proiectului are drept obiectiv realizarea unui produs /serviciu care să corespundă necesităţilor exprimate întrucât nu se poate produce orice pentru a vinde, nu se vinde decât ceea ce clientul /utilizatorul doreşte. Necesităţile fiind definite de utilizatori, este indispensabil de a fi înţelese de realizatorul / furnizorul produsului / serviciului, care trebuie să ţină cont, totodată şi de impactul pe care îl va avea produsul /serviciul asupra colectivităţii. Această lege este valabilă pentru toate tipurile de proiecte, oricare ar fi domeniul lor de aplicare.

Pentru a atinge acest obiectiv, partenerii realizatori ai proiectului, care constituie un consorţiu de

proiect, furnizori ai produsului / serviciului, trebuie să gestioneze toţi parametrii tehnici, economici, sociali, politici, culturali de care depinde realizarea proiectului, precum şi relaţiile dintre aceştia. Se are în vedere impactul asupra acţiunilor viitoare, mai ales asupra proceselor de producţie şi de utilizare a produsului / serviciului. Accentul trebuie pus pe noţiunea de serviciu aşteptat de utilizator, produsul ne fiind decât suportul acestuia. Astfel, satisfacţia este măsurată mai mult sub raportul serviciului oferit decât asupra produsului realizat în cadrul proiectului. Pentru ca noţiunea de calitate totală în cadrul proiectului să-şi păstreze sensul adevărat trebuie avută în vedere importanţa relaţiilor client-utilizator, furnizor-client, furnizor-colectivitate, client-colectivitate, utilizator-colectivitate şi obligatoriu relaţia partener – partener în cadrul proiectului. Nerespectarea acestor relaţii duce la falimentul proiectului şi a structurii organizatorice din care fac parte partenerii proiectului.

Înainte de a începe managementul unui proiect trebuie identificat foarte clar obiectivul acestuia. Nu există proiecte fără obiectiv. Mijlocul prin care este fixat obiectivul este specificaţia. Specificaţia este definită ca expresie cuantificabilă a caracteristicilor la care trebuie să răspundă produsul /serviciul fiind traducerea în limbajul specialistului a necesităţilor calitative şi cantitative furnizate de utilizator. În sens strict, specificaţia este un document care prescrie, în termeni tehnici, exigenţele pe care produsul realizat trebuie să le satisfacă. Specificaţia arată o solicitare actuală a unui client sau poate fi o previziune pentru potenţiali clienţi cuprinzând desene, modele, planuri, instrucţiuni ori o documentaţie scrisă care descrie obiectivul proiectului. Această constatare antrenează două remarci:

1. Pentru client, cererea sa este specificaţia sa – adică ceea ce aşteaptă el de la produsul realizat. Această cerere este exprimată cu vocabularul său.

2. 2. Pentru furnizorul de produs /serviciu, este necesară o specificaţie de substituţie, care acoperă cererea clientului dar şi ansamblul constrângerilor indispensabile pentru asigurarea că va răspunde la această cerere. Ea este exprimată cu vocabularul specialistului.

Pentru a realiza ceea ce este specificat, proiectul are nevoie de mijloace materiale, umane, financiare. Specificaţia tehnică precizează termenele, costurile şi metodele de realizare a produsului.

Raporturile între cerinţele utilizatorului, specificaţiile produsului şi ceea ce pot ele efectiv oferi sunt prezentate în Fig.1. Diagrama atinge o formă ideală atunci când cele trei cercuri se suprapun. Zonele 1 şi 2 caracterizează cererea de produs /serviciu, adică nevoia explicită; zona 6, cea a insatisfacţiei, este zona necesităţii implicite (inconştiente); zona 5 este cea a supraspecificaţiilor. Delimitarea acestor zone ajută partenerii implicaţi în realizarea proiectului la stabilirea cât mai corectă a cerinţelor clientului şi de a se asigura că specificaţiile răspund aşteptărilor acestuia. Zonele 1 şi 3 cuprind conformitatea realizării şi a specificaţiilor; zonele 2 şi 5 cuprind neconformitatea realizării faţă de specificaţii; zona 6 este zona de alunecare, adică proiectul poate câştiga prin realizarea sa. Zonele 1 şi 4 definesc zonele calităţii reale ale produsului /serviciului realizat prin proiect. Proiectul trebuie să dezvolte această intersecţie a calităţii reale şi să controleze cât mai bine zona de risipă pentru a o transforma în inovare.