Realizarea unui Sistem Integrat de Videoconferință

Raport către „ministru” privind implementarea unui sistem de videoconferinţă în Ministerul X din sistemul judiciar

Executive summary

În Ministerul X s-a acordat în ultimii ani o deosebită importanţă procesului de informatizare, astfel încât toate unităţile din structura sa (cu extindere la nivel naţional) beneficiază de tehnică de calcul, sunt incluse în sistemul de comunicaţii de arie extinsă WAN, în VPN-ul propriu ministerului, având astfel la dispoziţie pe lângă aplicaţiile specifice, acces la INTERNET, servicii colaborative de tipul e-mail prin INTERNET şi e-mail securizat în INTRANET şi, de asemenea, mesagerie instant în ambele reţele de comunicaţii.

În acest moment şi în condiţiile specifice impuse Ministerului X de apartenenţa la Uniunea Europeană şi aplicarea acquisu-lui comunitar, aceste servicii trebuie completate cu un sistem de videoconferiţă performant, care să permită atât contactul direct, rapid şi eficient cu factorii de conducere din teritoriu, prin sistemul de comunicaţii existent, cât şi îndeplinirea unor obligaţii privind organizarea de comisii rogatorii, pentru audierea la distanţa a unor persoane cu un statut aparte, utilizând aceste metode de comunicare.

Mandatul

Propunerea prezentată în prezentul raport de a introduce videoconferinţa – ca nouă aplicaţie a Ministerului X, se bazează atât pe factori de eficienţă şi operativitate cât şi de costuri. Serviciul de videoconferinţă reprezinta o modalitate simplă şi eficientă de comunicare, ce aduce “fata in fata” persoane interesate şi implicate într-o activitate specifică (BP) aflate in zone geografice diferite. Astfel, procesul decizional este accelerat, productivitatea creste, cheltuielile de deplasare sunt eliminate, iar intalnirile pot fi convocate rapid, cu rezultate foarte bune, la un număr rezonabil de participanţi concomitenţi.

Prezentarea mediului

Echipamentele de videoconferinţă reprezintă un pas important în crearea unui sistem judiciar modern, prin facilitarea comunicării cu instituţiile judiciare din alte state în cadrul procedurilor de asistenţă judiciară internaţională, asigurând audierea persoanelor care necesită o protecţie specială în cadrul unui proces (de ex: minori, martori protejaţi) sau necesită audierea de la distanţă, aflându-se pe teritoriul românesc şi printr-o comunicare mai rapidă între instituţiile sistemului judiciar din România.

Descrierea succintă a procesului actual

Pornind de la spusele lui Hammer în chiar titlul lucrării sale "Reengineering Work: Don't Automate, Obliterate." BPR în cazul de faţă ar consta în crearea procesului pe baza unui sistem informatic şi de comunicaţii existent, adică situaţia inversă în care acesta practic trebuie regândit, redefinit şi continuat ca atare.

Cu alte cuvinte, acest lucru ar consta în trecerea de la metodele obişnuite de comunicaţie (şi comunicare) deplasări, telefon, fax, e-mail, messenger, eventual messenger însoţit de o camera WEB şi teleconferinţă (cel mai uzitat în acest moment), la un sistem profesional de videoconferinţă, care să permită atât imagine cât şi prezentare, cu toate avantajele şi performanţele sale.

Sistemul de comunicaţii creat şi securizat împreună cu o instituţie specializată în telecomunicaţii suportă implementarea aplicaţiei. Laţimile de bandă actuale (cu redundanţă 100%) achiziţionate de Ministerul X pentru unităţile din reşedinţele de judeţ, unde propunem realizarea etapei I de implementare, corespund pentru utilizarea unor echipamente profesionale de videoconferinţă (1Mbps şi peste), pentru crearea sistemului de videoconferinţă în VPN-ul propriu (over IP).

Romtelecom are puncte de prezenţă în toate instituţiile pentru a asigura circuitele ISDN (recomandabil pentru calitatea serviciilor – minimum două), în vederea realizărrii sistemului de videoconferinţă internaţională. Aceste circuite pot fi inchiriate în momentul în care apare necesitatea desfăşurării serviciilor şi, de asemenea, pe perioade determinate.

Diagnosticarea procesului

Procesele actuale de comunicare folosite sunt mai putin eficiente, incete si costisitoare. Principalele deficiente ale acestor procese sunt urmatoarele:

- comunicarea la distante mari este greu de realizat prin telefon (costuri mari, calitate scazuta a sunetului, conexiune slaba etc.). Daca se apeleaza in acest caz la comunicarea prin e-mail atunci exista o viteza de reactie si de decizie foarte scazuta in comparatie cu videoconferinta, unde viteza de reactie este in timp real. Acest lucru duce la o operativitate scazuta;

- descurajeaza creativitatea: o convorbire telefonica sau un mesaj scris nu sunt intotdeauna cele mai bune cai de a comunica cu alte persoane. Intalnirile interactive pot ajuta la generarea de idei noi, pot face interlocutorul sa reactioneze creativ la parerile celorlalti;

- ingreuneaza colaborarea: spre deosebire de videoconferinta care permite colaborarea prin prezentarea de documente in format electronic; mai multe persoane pot lucra la acelasi proiect aducandu-si contributia in timp real;

- acces mai dificil la informatie: in cazul videoconferintei, mai multe institutii conectate prin videoconferinta pot primi aceleasi informatii in acelasi timp. Prin metodele clasice de comunicare acest lucru nu este posibil se spune despre ele ca nu se produc „real time”;

- marimea nivelului de comunicare: sunt foarte greu de realizat intalniri cu un numar mare de participanti, din zone geografice diferite,intr-un timp foarte scurt

Descrierea noului proces

Cele mai folosite arhitecturi pentru videoconferinţe folosite sunt :

- reţele ISDN, ce utilizează linii telefonice de la companii de telefonie

- converged IP, ce utilizează infrastructura de reţea a instituţiei pentru traficul video

- IP overlay, ce utilizează o infrastructură de reţea dedicată pentru traficul video

- Mixt, ce utilizează o combinaţie a celor trei sisteme anterioare.

Soluţiile de videoconferinţă utilizate în prezent, se bazează pe una din cele 4 arhitecturi evidenţiate anterior.