Lucrări pregătitoare elaborării situațiilor financiare

Lucrările pregătitoare au rolul de a verifica înregistrările efectuate în cursul exerciţiului, de a efectua inventarierea, de a realiza înregistrări aferente sfârşitului de exerciţiu, de a centraliza datele necesare. Etapele lucrărilor pregătitoare pot fi structurate în următoarea succesiune:

1. Balanţa conturilor înainte de inventariere

2. Inventarierea

3. Operaţii de regularizare

4. Balanţa de verificare după inventariere

5. Determinarea rezultatului, repartizarea profitului sau finanţarea pierderii

Balanţa conturilor înainte de inventariere

La sfârşitul exerciţiului se verifică dacă toate evenimentele şi tranzacţiile au fost înregistrate în contabilitate. În acest fel se procedează la aducerea la zi a tuturor înregistrărilor din contabilitate. Caracterul real al situaţiilor financiare depinde de reflectarea corectă şi completă în contabilitate a tuturor operaţiilor economice desfăşurate. Corecta întocmire presupune verificarea corelaţiei dintre evidenţa contabilă şi cea operativă, dintre evidenţa cronologică şi sistematică, dintre conturile sintetice şi analitice dezvoltătoare. În cazul apariţiei unor neconcordanţe, ele se corectează în această etapă. Informaţiile necesare întocmirii situaţiilor financiare anuale se preiau din balanţa de verificare, care face legătura între contabilitatea curentă şi documentele de sinteză.

Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, prevede că pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operaţiilor efectuate se întocmeşte balanţa de verificare, cel puţin anual, la încheierea exerciţiului financiar sau la termenele de întocmire a situaţiilor financiare anuale. De regulă, la o anumită dată, se întocmeşte o balanţă sintetică şi mai multe balanţe analitice, în funcţie de numărul conturilor sintetice care necesită detalierea. Obţinerea balanţei de verificare este echivalentă cu obţinerea situaţiei scriptice a elementelor patrimoniale. La încheierea exerciţiului se întocmesc cel puţin două variante de balanţe de verificare:

• balanţa preliminară (prima balanţă) înainte de efectuarea operaţiilor de inventariere

• balanţa definitivă (a doua balanţă) întocmită după efectuarea inventarierii, a operaţiilor de regularizare şi de încheiere a exerciţiului.

Scopul principal al elaborării balanţei de verificare preliminară înainte de

inventariere este de a prezenta datele scriptice care se vor compara cu existenţele faptice stabilite la inventariere. Operaţiile de inventariere şi de regularizare a operaţiilor de sfârşit de an generează suplimentarea înregistrărilor în conturi, ceea ce determină modificarea datelor din balanţa preliminară. Cu datele din balanţa definitivă se procedează la elaborarea situaţiilor financiare anuale.

Balanţa de verificare are o formă tabelară, cu egalităţi sau corelaţii, în care sunt transpuse conturile cu sumele aferente la un moment dat. Centralizarea şi gruparea datelor oferă utilizatorilor de informaţii date privind efectuarea analizei economico-financiare şi a controlului privind situaţia patrimonială. După numărul de corelaţii, balanţa de verificare sintetică poate fi elaborată cu o egalitate, cu 2 egalităţi, cu 3 egalităţi, cu 4 egalităţi, cu 5 egalităţi. Balanţa de verificare cu 5 egalităţi este agreată de agenţii economici deoarece conţine în structura sa date şi informaţii indispensabile elaborării situaţiilor financiare anuale: solduri iniţiale la începutul anului, rulajele din lunile precedente. În condiţiile prelucrării informatizate a datelor contabile, acest tip de balanţă este mai uşor de realizat. Se pot folosi şi alte modele de balanţă, cu diverse tipuri de corelaţii, cu condiţia să prezinte toate informaţiile necesare elaborării situaţiilor financiare anuale.

Alături de balanţa sintetică se întocmesc balanţe analitice, care detaliază şi verifică datele din conturile sintetice. În raport cu funcţia contabilă a contului sintetic, balanţele analitice pot fi elaborate pentru conturi monofuncţionale sau bifuncţionale – după caz. Ele se exprimă în etalon cantitativ-valoric sau numai valoric, în funcţie de caracteristicile contului sintetic din care provin.

Cu ajutorul balanţei se pot depista două categorii de erori: erori care afectează egalităţile şi erori care nu afectează egalităţile. Dacă balanţa se obţine în sistem informatizat cu ajutorul unui soft specializat, pot să apară neconcordanţe, erori care nu afectează egalităţile: omisiuni de înregistrări a operaţiilor economice, repetarea unor formule contabile, stabilirea greşită a formulei contabile, trecerea greşită a sumelor într-o formulă contabilă corectă, neaplicarea corectă a normelor contabile şi fiscale, selecţie şi activare greşită a secţiunilor din programul de soft, etc. Indiferent de categoria lor, greşelile trebuie corectate pentru a asigura corecta prezentare a elementelor patrimoniale prin balanţă.