Structura unui proiect ERP

I. Introducere

Termenul ERP este învǎluit, încǎ, într-o aurǎ de mister datoritǎ confuziilor care se nasc în jurul lui. Cauzele sunt multiple: pe de o parte, de vinǎ sunt anumiţi furnizori de soluţii informatice care îşi vând produsele drept ERP cu toate cǎ acestea nu îndeplinesc astfel de funcţii. Pe de altǎ parte, lipsa de experienţǎ a managerilor în alegerea soluţiei optime pentru afacerea lor, este un alt motiv care are drept rezultat accentuarea ambiguitǎţii asupra ERP. Nu în ultimul rând, presa de profil îşi are partea ei de vina, dezbǎtând subiectul într-un limbaj de lemn, pur tehnic, fǎrǎ sǎ ţinǎ seama de cititorul prea puţin familiarizat cu termenii de specialitate pe care îi implicǎ ERP-ul.

Dacă la toate acestea adǎugăm şi costurile destul de ridicate pe care le presupune implementarea unei soluţii ERP, vom înţelege şi de ce mulţi clienţi spun, încă, "pas" când vine vorba de achiziţionarea şi implementarea unui asemenea sistem.

În cazul implementării unui sistem integrate şi pe parcursul desfaşurării procesului de implementare trebuie urmărite două aspecte esenţiale: obiectivele şi fazele .

II. Obiectivele unui proiect ERP

Obiectivele sunt caracteristicile cele mai importante pentru succesul proiectului şi includ :

Durata proiectului este determinată de perioada de timp alocată acestuia ,marcată sau nu de un termen-limită. Experienţa proiectelor ERP arată că timpul efectiv alocat acestora este adesea mult mai mare decât cel estimat / planificat / dorit . Întocmirea planului de lucru trebuie să aibă in vedere estimarea realistă a timpilor de realizare.

Funcţionalitatea este dată de domeniile de activitate acoperite de noul sistem concretizându-se în modulele funcţionale alese spre a fi implementate .Cu cât numărul modulelor de implementat este mai mare , cu atât aria funcţionala a proiectului este mai extinsă .

Resursele includ toate elementele necesare ducerii proiectului la bun sfârşit : oameni ,echipamente , aplicaţii şi programe, sprijin tehnic ,consultanţă .Foarte diferite ca natură ,resursele au în comun un singur lucru : banii.

Riscurile influenţează succesul unui proiect . Succesul este măsurat prin indicatori precum : rata de recuperare a investiţiei ,timpul alocat proiectului , dar şi acceptarea sistemului de către utilizatori .

Complexitatea se referă la gradul de dificultate al implementării şi întreţinerii sistemului. Această caracteristică este dată de aspecte precum dimensiunea

companiei , răspândirea ei geografică şi specificul mediului de afaceri . O firmă cu 50 angajaţi cu o singură locaţie este tratată cu totul decât o companie multidivizionară , răspândită geografic , cu operare multidevize .

Beneficiile reprezintă măsura în care compania va profita de funcţionalitatea aplicaţiilor implementate. De exemplu , o aplicaţie de stocuri poate fi utilizată doar pentru gestiunea acestora (ca şi bază de date) . Beneficiile sunt mai mari dacă se profită în acelaşi timp şi de funcţionalitatea aplicaţiei care oferă informaţii despre posibilitatea optimizării stocurilor sau reducerea nivelului acestora.

În tabelul de mai jos se ilustrează corelaţiile dintre obiective , reprezentând consecinţele creşterii sau amplificării unui obiectiv în faţa celorlalte . Dacă examinăm coloana duratei , în cazul creşterii acesteia observăm influenţa neutră asupra beneficiilor şi resurselor ,creşterea riscurilor şi diminuarea complexităţii. Sporirea resurselor este antrenată de amplificarea complexităţii şi a ariei funcţionale a proiectului .

Corelaţii între obiectivele proiectului ERP

Valori mari pentru Resurse Riscuri Complexitate Durată Funcţionalitate

Influenţează celelalte obiective :

Beneficii + N N N +

Resurse N + N +

Riscuri + + +

Complexitate - +

Durată -

Funcţionalitate

Legendă : + =corelaţie pozitivă - = corelaţie neutră N =corelaţie neutră (sursa : Anderegg , T.,ERP : A-Z Implementer’s Guide for Success, Resource Publishing,2000,p.54)

În privinţa strategiilor şi metodologiilor de implementare ,există numeroase abordări , fiecare fiind influenţată de un obiectiv ,care impune combinaţii de activităţi şi caracteristici . Implementările ERP sunt adesea subiect de neînţelegeri şi confuzie , ceea ce poate conduce la eşecul proiectelor .

III. Faze şi activităţi

Implementarea unui sistem ERP nu poate fi privită doar în termeni instrumentali .Procesul nu se reduce la selectarea unei suite performante pe baza cerinţelor informaţionale , care se va potrivi de la sine mediului organizaţional . În fapt , activităţile de selectare şi implementare a unui sistem ERP se constituie într-un mediu de (re)construire sau (re)constituire a valorilor organizaţiei .Teoreticenii au descris aceste activităţi ca procesul de ,,creare a unui mit” , prin care se construieşte un sistem integrat şi sunt elaborate sau regândite valorile organizaţiei . Acesta funcţionează ca un vehicul al realităţii organizaţionale , al cărui ţel este alinierea achiziţiei sistemului ERP cu valorile organizaţiei , în acest fel adunând sprijin pentru o tehnologie complexă , scumpă şi relativ necunoscută .