Comerțul Electronic în Organizații

I. Introducere

1. Noțiunea de sistem informațional-managerial

Într-un sens mai cuprinzator, prin noțiunea de sistem informațional-managerial al organizației se întelege ansamblul datelor, informațiilor, fluxurilor și circuitelor informaționale, al procedurilor și mijloacelor de tratare a informațiilor menite să contribuie la stabilirea și realizarea obiectivelor organizației.

În prezent, se incearcă amplificarea utilizarii mijloacelor automatizate de tratare a informațiilor concomitent cu restrângerea celor manuale și mecanizate. Datorită caracteristicilor tehnice, funcționale și economice performante ale mijloacelor automatizate, care se amplifică într-un ritm alert, proliferarea acestora este astfel mai rapidă.

În țarile dezvoltate, sistemul informatic al firmelor competitive înglobeaza cea mai mare parte a elementelor sistemului informațional. Se preconizează că in viitorul apropiat, sistemul informatic va reuni peste 90 % din totalul elementelor informaționale din organizație.

Un rol important in evoluția sistemului informațional din ultimele două decenii l-a avut și conturarea așa-numitului management al informației. Acesta ar putea fi definit ca un mijloc prin care are loc folosirea principiilor manageriale referitoare la previziune, organizare si încadrare cu personal, coordonare și control în domeniul informațiilor. (Larry English). Acesta include trei componente majore: managementul resurselor de date, managementul proceselor informaționale și managementul tehnologiei informaționale.

O alta abordare în ceea ce privește relația dintre tehnologia informaționala, sistemul informațional și managementul informației este cea a lui Boadeu și Lockett.

La baza conceperii și funcționarii sistemului informațional al organizației precum și a managementului informației se afla o nouă paradigmă care se referă la concentrarea asupra identificării necesitaților de informații și a modalitaților de satisfacere a lor, concomitent cu abordarea utilizarii informațiilor într-o viziune strategică și economică, centrată pe eficiență. Potrivit acestei paradigme, firma bazată pe cunoștiințe este tipul de organizație care se dezvoltă cel mai rapid într-o parte semnificativă a mapamondului.

2. Componentele sistemului informațional-managerial al organizației

Sistemul informațional al firmelor este alcătuit din mai multe componente:

• Date si informații

• Circuite și fluxuri informaționale

• Proceduri informaționale

• Mijloace de tratare a informațiilor

Date și informații Majoritatea specialiștilor definesc data ca fiind descrierea cifrică sau letrică a unor acțiuni, procese, fapte, fenomene referitoare la organizație sau la procese din afara sa, care interesează managementul acesteia.

O alta definiție a fost dată de Devlin (1997) care afirmă că datele reprezintă “ceea ce componentele sistemelor informaționale creează, stochează si furnizează.” Dupa ce acestea au fost prelucrate, prin adăugarea sau crearea unor noi semnificații utile, datele sunt transformate în informații.

În sens general, informația reprezintă o știre, un mesaj care are în vedere fapte și evenimente de orice fel, acestea urmând a fi transmise, înțelese și acceptate pentru un scop definit.

În sens filozofic, informația este reflectarea în conștiința noastră a legăturilor obiective de tip “cauză-efect” din lumea reală înconjurătoare.

Din punct de vedere managerial, informația reprezintă o înștiințare care declanșează reacții ce determină acțiuni.

Informația este principalul element cu care se lucrează în procesul de management. Astfel, managerul analizează situații, ia decizii, pune planuri în acțiune, controlează modul de primire al acestora. Acest lucru se realizează prin culegerea și primirea de informații, pe care managerul le evaluează și le prelucrează.

Succesul unei întreprinderi depinde de modul în care managementul acesteia culege si prelucrează informațiile, de calitatea informațiilor culese, de rapiditatea cu care acestea sunt prelucrate în vederea stabilirii unor soluții precum și de acțiunile întreprinse pe baza lor.

Scopul informației este acela de a diminua incertitudinea iar calitatea informației este apreciată din perspectiva mai multor factori:

• Relevanța – o informație este relevantă dacă aceasta poate fi utlizată. În cazul în care aceasta nu este relevantă pentru cel care o deține, informația nu valorează nimic.

• Corectitudinea – o informație este corectă dacă are în conținutul ei date reale.

• Acuratețea – reprezintă gradul de apropiere fața de valoarea reală.

• Precizia

• Completitudinea – ansamblul tuturor elementelor necesare pentru fundamentarea deciziei.

• Utilizabilitatea – ușurința în folosirea informației pentru scopul prevăzut.

• Accesibilitatea – timpul necesar obținerii informației din locul în care utilizatorul se așteaptă să o regăsească, cu un nivel acceptabil de efort.

• Costul – reprezintă resursele cheltuite de organizație în scopul obținerii informației.

Informația reprezintă, așa cum am mai precizat, elementul de bază al sistemului

informațional. Prin urmare, orice deficiență a informației poate afecta întregul sistem.

Circuite și fluxuri informaționale Prin circuit informațional se înțelege drumul pe care-l parcurge o informație sau o categorie de informații între emițător si destinatar.

Lungimea circuitelor informaționale influențează într-o proporție semnificativă funcționalitatea sistemului informațional al organizației.

Fluxul infomațional reprezintă cantitatea de informații care există între emițător și beneficiarul pe circuitul informațional, caracterizat prin anumite aspecte și anume lungime, viteză de deplasare, fiabilitate, cost etc.

În funcție de direcția de vehiculare și caracteristicile organizatorice ale extremitaților precum și de frecvența producerii, există mai multe tipuri de fluxuri informaționale:

• Verticale – se stabilesc între posturi sau compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite, între care există relații de subordonare nemijlocită

• Orizontale – se stabilesc între posturi și compartimente situate pe același nivel ierarhic

• Oblice – se stabliesc între posturi sau compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite, între care nu există relații de subordonare nemijlocită

• Periodice – se repetă la anumite intervale: trimestru, lună etc.

• Ocazionale – se stabilesc cu o frecvență aleatorie iar fundamentul producerii lor îl reprezintă situații endogene sau exogene, inedite ale firmei.

Indiferent de tip, este necesar ca circuitele informaționale să fie cat mai directe, in scopul evitării la maximum a punctelor intermediare de trecere și cat mai scurte pentru a evita prelungirea în aval și amonte de beneficiarii informaționali vizați.