Comunicare managerială - redarea în scris

1. DOCUMENTE SCRISE. STIL SI CONTINUT

Comunicarea manageriala in scris trebuie sa fie eficace si eficienta. Aceasta ridica unele probleme specifice legate de faptul ca are in cea mai mare parte un caracter formal, nu beneficiaza de avantajele feedbackului imediat, este o comunicare ce ramane inregistrata si poate ajunge la destinatari neintentionati de emitent.

Deprinderile de comunicare manageriala in scris sunt cu atat mai importante cu cat managerul se afla mai sus in ierarhie si cu cat organizatia este mai mare. Continuul si forma neadecvata a unei scrisori, erorile de adresare, greselile gramaticale intr-un text, tonul, impactul si stilul gresit sunt doar cateva dintre elementele care pot crea o imagine defavorabila managerului si societatii MECHEL REPARATII .

Vom analiza scrierea manageriala eficace si eficienta la nivel de caracteristici generale.

In activitatea managerială din cadrul SC Mechel Reparatii SRL se folosesc urmatoarele documente scrise:

Procesul verbal – reprezintă un document oficial în care se înregistrează o anumită constatare sau se consemnează pe scurt discutiile si hotărările unei anumite adunări., sedinte de analiza;

Minuta – este un document care consemnează anumite lucruri, asemănându-se cu procesul verbal de constatare. Se deosebeste de acesta prin faptul că ea înregistrează si propuneri sau actiuni întreprinse pana la un moment dat si care urmează a fi completate ulterior.

Scrisoarea de afaceri, adresa – în lumea afacerilor, scrisoarea este încă unul din cele mai eficiente moduri de transmitere a informatiei in format clasic sau electronic;

Referatul – este documentul scris în care sunt prezentate aspecte concrete, date si aprecieri în legatură cu o anumită problemă, precum si propuneri de modificare a situatiei existente, justificarea unor decizii;

Raportul – cuprinde o relatare a unei activităti (personale sau de grup). Se face din oficiu in cazul activitatii zilnice , la incheierea programului de lucru sau la cererea unui organ ierarhic. Se bazează pe cercetări amănuntite, schimburi de experientă, diverse documentări;

Memoriul – este o prezentare amănuntită si documentată a unei probleme, a unei situatii, in scopul influentarii unei decizii viitoare sau pentru informarea asupra unei probleme de o natura diferita de cea curenta;

Darea de seamă – este documentul care cuprinde prezentarea si analiza activitătii unei organizatii, într-o anumită etapă sau justificarea unei gestiuni. Se prezintă lunar, trimestrial, semestrial sau anual de către conducerea societatii în fata salariatilor sau a actionarilor. Materialul prezentat este critic, evidentiind dificultătile si cauzele lor, propunând totodată si solutii de remediere.

Decizia (dispozitia) este un act oficial care precizeaza temeiul legal in baza caruia se ia o anumita hotarare, cine este imputernicit sa o ia, actiunea ce trebuie executata, cine este raspunzator si termenul de executie.

Notele si circularele sunt documente care transmit instructiuni in interiorul societatii. La fel este cazul rapoartelor si propunerilor scrise. Scrisoarea, adresa sunt documente manageriale folosite in comunicarea cu exteriorul organizatiei.

Mesajul scris trebuie sa fie usor de citit.

Mesajul scris trebuie sa fie corect.

Mesajul trebuie sa fie adecvat directiei de transmitere. In organizatie comunicarea manageriala imbraca forme specifice, depinzand de directia ierarhica in care este indreptata. Acestea trebuie sa respecte niste reguli care depind si ele de directia comunicarii, adica de pozitia ierarhica relativa intre emitent si destinatar

Mesajul scris trebuie sa fie bine gandit. Un mesaj oricat de lizibil, corect si adecvat, n-ar avea nici un rost daca ar fi gresit sau n-ar aduce nimic nou. Uneori chiar poate dauna, deoarece , pe baza lui, se pot lua decizii gresite sau inutile.

Pentru o scriere eficace si eficienta este necesar stabilirea clara a scopului ei, ce se doreste sa se faca: sa se informeze, sa instruiasca, sa convinga, sa influenteze? In analiza se raspunde si la intrebari de genul:

- este oportuna trimiterea unui mesaj scris?

- cine va citi mesajul, ce reactie va avea ca raspuns?

- cum se determina daca mesajul scris si-a atins scopul?

Referitor la un mesaj scris se vorbeste adesea despre impactul sau tonul acestuia. Impactul unui mesaj se refera la gradul in care acesta trezeste o reactie emotionala, are un efect asupra destinatarului si depinde in mare masura de tonul si stilul mesajului. Problema impactului se pune, cu precadere, in cazul mesajelor critice, negative (care contin vesti proaste) sau de convingere (care determina pe destinatar sa intreprinda ceva) deoarece il afecteaza in mod direct pe destinatar. In ultima vreme, am redactat de multe ori mesajul: ”avand in vedere situatia economico-financiara actuala, manifestata prin lipsa de comenzi, va informam ca in perioada…., veti ramane la domiciliu personal la dispozitia angajatorului urmand a fi platit cu 75% din salariul de baza” mesajul are un impact puternic asupra cititorului deoarece genereaza multiple probleme destinatarului. Prin controlarea impactului se poate controla masura in care mesajul trezeste reactii emotionale pozitive sau negative cititorului. Prima parte a mesajului starneste ingrijorare, teama, iar partea a doua mai atenueaza din duritate prin precizarea ca disponibilizarea salariatului este doar temporara si in aceasta perioada va primi totusi un venit salarial.