Comunicarea organizațională

1.COMUNICAREA ORGANIZATIONALA

1.1Comunicarea organizata, informarea si comunicarea organizationala

Pentru a putea fi caracterizata drept organizata, comunicarea organizationala trebuie sa prezinte urmatoarele caracteristici:

" sa fie orientata spre finalitate (scop), adica sa reflecte un plan de ansamblu si obiectivele pe care si le asuma organizatia

" sa fie multidirectionala, adica sa se realizeze de sus in jos, pe orizontala, pe verticala etc.

" sa fie instrumentala, adica sa se sprijine pe o varietate de suporturi in functie de obiectiv

" sa fie adaptata, adica sa foloseasca sistemele de informare specifice fiecarui sector de activitate si sa concorde cu cultura organizationala promovata

" sa fie flexibila, pentru a integra comunicarea informala si pentru a crea structurile care o favorizeaza

Drept urmare, comunicarea organizationala nu este un proces spontan si natural. Ea trebuie proiectata in asa fel incat sa permita: coordonarea: proces ce are in vedere atingerea unui obiectiv prestabilit, necesar pentru realizarea scopului final al organizatiei armonizarea : activitate ce are drept scop definirea unui obiectiv comun

Dupa cum se poate observa, trasaturile proprii comunicarii organizate merg in paralel cu cele ale organizatiei comunicante. Acest lucru este foarte firesc pentru ca procesul de comunicare trebuie sa fie proiectat in asa fel incat sa contribuie la indeplinirea obiectivelor organizatiei. Comunicarea trebuie sa fie gestionata in conformitate cu un plan strategic de ansamblu al activitatii specifice organizatiei. Daca acest plan nu exista, comunicarea se desfasoara aleatoriu; in cazul in care apar efecte pozitive in urma desfasurarii unui astfel de proces, atunci sunt cu totul si cu totul intamplatoare. Greseala cea mai frecventa care se face in acest context este asa numitul mit tehnicist. Se considera ca suporturile comunicationale, mai ales daca este vorba de tehnologii informationale de ultima ora, sunt suficiente pentru a asigura un proces de comunicare permanent, fluent si eficient. Acest lucru nu se intampla insa, decat foarte rar. Daca tehnologiile comunicationale nu sunt puse in relatie cu un plan strategic de ansamblu, folosirea lor este irelevanta pentru atingerea scopurilor asumate de organizatie. Mai mult decat atat, prezenta lor nu garanteaza exploatarea in folosul organizatiei. Nu in ultimul rand, trebuie sa se tina seama de contextul social si de cultura proprie fiecarei organizatii.

In mod evident, co-existenta comunicarii organizate si a organizatiei comunicante reprezinta un caz ideal de eficienta. Pentru ca el sa devina realitate trebuie actionat in doua directii principale: favorizarea fluxurilor de comunicare la toate nivelurile si ameliorarea functionarii organizatiei.

In acest context, se impune distinctia dintre informare si comunicare, termeni adesea confundati. Astfel, informarea tine exclusiv de transferul de continut (emisie si receptare), in timp ce comunicarea se refera la schimburile de structuri cognitive ce vizeaza schimbarea comportamentului celuilalt. Adesea, comunicarea este coborata de obicei la nivel de simpla informare, rezultatul fiind absenta unui feedback adecvat din partea receptorilor. In lipsa feedbackului, deciziile se iau exclusiv la nivelul managerial, fara consultarea celor implicati direct in realizarea scopurilor organizatiei.

Altfel spus, termenul de informare se refera la situatiile in care rolul activ ii revine exclusiv receptorului, in timp ce comunicarea vizeaza un sistem de relatii interactive. Informarea consta deci, in relationarea oamenilor cu faptele, iar comunicarea in relationarea interpersonala. Informarea functioneaza intr-un singur sens, de la emitator catre receptor. Dimpotriva, comunicare se realizeaza in mai multe directii, fiecare emitator devenind la randul lui receptor si invers, in cadrul aceleiasi secvente de comunicare.

In acest context, organizatia trebuie sa isi regleze atat fluxurile informatiile, cat si pe cele comunicationale. In primul caz, ea emite mesaje in interior sau in exterior si recepteaza si analizeaza mesaje provenind din exterior si din interior. In al doilea caz, organizatia este pe de o parte vectorul schimburilor interactive cu mediul extern (mai ales cu clientii), iar pe de alta parte cea care regleaza schimbul de informatii intre salariati, atat la nivel formal cat si informal. Trebuie mentionat ca acesta este un alt punct sensibil al organizatiilor aflate in plin proces de tranzitie. Daca importanta relatiei cu exteriorul a fost mai mult sau mai putin constientizata, pentru ca in fond de ea depinde supravietuirea organizatiei, legatura cu interiorul este constant neglijata. Mesajele care provin din interior (mai ales daca ajung la factorii de decizie prin intermediul canalelor informale) sunt aproape intotdeauna ignorate.

Abordarile clasice ale comunicarii se inscriu in general in doua categorii: teoriile care plaseaza comunicarea in relatie cu tehnologiile folosite drept suport (Shannon, Weaver) si cele care o trateaza din perspectiva psihosociologica (Scoala de la Palo Alto).

Pentru o gestionare eficienta a comunicarii organizationale, trebuie sa avem in vedere ambele aspecte pentru ca:

" in planul inovatiilor tehnologice care afecteaza comunicarea, organizatia se situeaza la intersectia noutatilor aparute in informatica, in telecomunicatii etc.

" in planul relatiilor interpersonale organizatia se confrunta zi de zi cu problemele de comunicare ce apar intre diversele categorii de personal care lucreaza in interiorul sau: intre salariati si persoanele aflate in functii de conducere, intre directori si sindicate, intre angajati etc.

" in planul politicilor si strategiilor manageriale organizatia trebuie sa isi formuleze atat obiectivele de receptare, cat si pe cele care privesc emisia de mesaje pentru a atinge maximum de eficienta in domeniul respectiv