Condiții, avantaje și dezavantaje ale utilizării managementului prin excepție în organizația militară

1. INTRODUCERE

Definiţie. Reprezintă un sistem de conducere care se bazează pe identificarea şi comunicarea situaţiilor în care este necesară intervenţia conducătorului aflat la un anumit nivel ierarhic în cadrul organizaţiei, el rămânând inactiv când activitatea se desfăşoară normal.

Conceptul şi metoda de Management prin excepţie au cunoscut o perfecţionare continuă, la care şi-au adus contribuţia un număr mare de specialişti, considerându-se că una din cele mai importante contribuţii este cea a specialiştilor de la Academia Bad Harzburg (Germani), care, în elaborarea „Modelului Harzburg”, au pus bazele unui sistem original de delegare a autorităţii.

Potrivit mai multor opinii, MPE este un sistem de identificare şi comunicare care informează/semnalează conducătorului când este necesară intervenţia sa şi care rămâne inactiv/tace când activităţile se desfăşoară normal şi intervenţia nu este necesară. Acest mod de definire îl considerăm doar parţial corect, întrucât răspunde la întrebarea: când este necesară intervenţia? Ea nu dă răspuns la întrebarea: cine trebuie să intervină?, care este la fel de importantă ca prima dacă luăm în considerare faptul că există mai mulţi manageri, situaţi la niveluri ierarhice diferite.

2. CONDITII

Aplicarea sistematică şi continuă a MPE în toate domeniile de activitate şi la toate nivelurile ierarhice necesită întrunirea prealabilă a următoarelor condiţii.

managerul să accepte delegarea de sarcini, competenţe şi răspunderi subalternilor, pe cât posibil până la nivelul de care acestea aparţin, potrivit naturii lor:

deciziile şi acţiunile colaboratorilor trebuie să fie conduse pe bază de directive, care să evite reglementările rigide-birocratice şi să se refere în special la modul de comportament personal, pentru a se evita manifestarea fenomenului dăunător cunoscut sub denumirea de „egoism local”;

existenţa unui sistem operaţional sigur şi eficace, bazat pe prelucrarea automată a datelor, capabil să participe la toate fazele procesului managerial, să poată determina cu precizie abaterile de la nivelurile preliminare şi să raporteze managerilor în timp optim cazurile excepţionale după regulile prestabilite.

Managementul prin excepţie s-a impus ca urmare a sporirii volumului informaţiilor şi a complexităţii proceselor manageriale. Prin aplicarea sa sunt afectate mai multe funcţii ale managementului, regăsindu-se printre metodele generale ale acestuia. Metoda porneşte de la

ideea că procesul de management trebuie simplificat în aşa fel încât un manager să aibă posibilitatea de a-şi concentra atenţia, cu precădere, asupra acelor probleme care reclamă intervenţia sa determinată de nivelul ierarhic la care se află şi să fie eliberat de problemele de rutină care ar putea fi rezolvate de către subordonaţii săi.

Esenţa metodei constă în modul de a defini excepţiile şi a reglementa funcţionarea sistemului de management pe baza lor .

3. CARACTERISTICI

Managementul prin excepţie are anumite caracteristici specifice, care îl diferenţiază de celelalte metode.

Prima caracteristică constă în faptul că metoda reprezintă o concepţie sistemică a diviziunii în problemele procesului decizional. Ea presupune separarea informaţiilor şi deciziilor în două categorii:

a) situaţii normale, în care informaţiile sunt în limitele prestabilite iar problemele decizionale sunt rezolvate de fiecare decident în sfera autorităţii sale;

b) situaţii de excepţie, când se impune intervenţia managerului ierarhic superior. Prima grupă de probleme se circumscrie procesului de management ce se derulează în condiţii normale, iar cea de a doua constituie obiectul propriu-zis al acestei metode.

A doua caracteristică constă în stabilirea unui sistem de informare astfel încât la un manager ierarhic superior să ajungă numai acele informaţii cu caracter de excepţie, care reprezintă abateri semnificative faţă de obiectivele prestabilite.

Cea de-a treia caracteristică constă în faptul că abaterile care urmează a fi raportate managerului ierarhic superior nu vor fi prestabilite, comunicând-se numai atunci când apar.

A patra caracteristică se referă informaţiile privind abaterile care circulă selectiv numai în sens ascendent, iar dispoziţiile sau deciziile de reglare a sistemului, în sens descendent.

Cea de a cincea caracteristică se referă la delimitarea riguroasă a deciziilor fiecărui decident în funcţie de nivelul ierarhic la care se află.

Practicarea managementului prin excepţie în organizatia militara are la bază următoarele premise:

Ofiterii aflaţi la nivelurile ierarhice superioare deleagă subordonaţilor autoritatea şi responsabilitatea corespunzătoare posturilor pe care le ocupă. Acest proces de delegare se efectuează succesiv, până la ultimul post. Preluarea sarcinilor de către ofiterii aflaţi la diferite niveluri ierarhice se realizează succesiv de la baza piramidei ierarhice spre vârf, dar numai acelea pe care cei situaţi la nivelul ierarhic inferior nu le pot rezolva sau nu sunt de competenţa lor.

Adaptarea sistemului informaţional la noua situaţie. Această metodă de management sporeşte numărul de persoane antrenate în adoptarea deciziilor, sistemul informaţional va trebui să răspundă acestei cerinţe şi în acelaşi timp să asigure şi informarea ofiterilor din eşalonul superior, în legătură cu modul cum se desfăşoară activitatea în organizatia militara.

Sporirea procesului de cunoaştere a întregului personal atât în ceea ce priveşte atribuţiile ce se circumscriu postului pe care-l ocupă cât şi metodologia impusă de această metodă.

Stabilirea unor indicatori, parametrii, norme, criterii unitare de apreciere a rezultatelor din perioada precedentă şi a celor care se vor obţine în urma practicării acestei metode.

Aplicarea metodei managementului prin excepţie presupune parcurgerea mai multor etape:

Prima etapă constă în stabilirea obiectivelor pentru fiecare nivel ierarhic. În această etapă se efectuează o analiză amănunţită a rezultatelor obţinute în perioada anterioară şi, pe baza concluziilor care se desprind, se formulează noile obiective. Pentru stabilirea noilor obiective este necesar să se efectueze o serie de lucrări ce pot fi structurate pe următoarele faze: