Forme de Comunicare Organizațională și Efectele lor Asupra Climatului Psihologic al Grupului de Muncă

Motto:

"Omul învaţă 3 ani să vorbească şi o viaţă întreagă să asculte"-Andre MALRAUX

Cuvântul „comunicare“ provine din limba latină şi termenul a circulat în vocabularul vremii cu sensul de „a împărtăşi ceva celorlalţi“. Fascinantă şi omniprezentă, comunicarea este însă, prin excelenţă, o dimensiune fundamentală a existenţei şi dezvoltării umane din cele mai vechi timpuri. Comunicarea este un proces continuu, presupunând o interacţiune neîncetată între fiinţele umane, desfăşurată simultan prin multiple canale şi prin mijloace variate. Din antichitate există studii legate de procesul de comunicare.

Comunicarea organizaţională este „un proces (de regulă) intenţionat, de transfer de informaţie şi înţelesuri între indivizi, grupuri, niveluri sau subcomponente organizaţionale şi organizaţii în întregul lor” , cu scopul înfăptuirii atât a obiectivelor individuale, cât şi a celor colective.

Esenţial este ca, în cadrul organizaţiei, să se realizeze o comunicare eficientă, care ,,apare atunci când oamenii potriviţi primesc la timp informaţia potrivită“ . De calitatea transferului de informaţii depinde însăşi existenţa şi succesul organizaţiei. Perceperea corectă a gândului emitentului de către cel care receptează va aduce o modificare pozitivă în plan acţional/comportamental a acestuia din urmă.

Pentru orice organizaţie, comunicarea este o cerinţă esenţială în atingerea obiectivelor stabilite, o condiţie sine qua non a funcţionării sale eficiente, a stabilirii celor mai elementare relaţii interumane.

Comunicarea organizaţională apare la toate nivelurile conducerii, se realizează pe toate treptele ierarhice şi între acestea, atât pe orizontală, cât şi pe verticală.

Importanţa comunicării în organizaţii se datorează şi caracterului complex pe care acest proces îl are la acest nivel. Astfel, în orice cadru organizaţional există numeroase reţele de comunicaţii, respectiv grupaje de canale de comunicaţii regăsite în configuraţii specifice care alcătuiesc sistemul de comunicaţii.

Climatul de comunicare este atmosfera generală în care are loc comunicarea organizaţională. Climatul influenţează atât procesul comunicării, cât şi efectele sale asupra performanţei individuale şi de grup şi a satisfacţiei

În management, problema comunicării este problema circulaţiei ideilor şi soluţiilor destinate realizării obiectivelor organizaţiei, atât prin canale deschise în organizaţie, cât şi prin cele exterioare.

Canalele comunicării pot fi:

A.Formale: definite prin organigrama instituţiei, document care reprezintă organizarea funcţională a activităţilor şi natura relaţiilor de subordonare şi coordonare dintre compartimente şi persoane. Comunicării formală, scrise sau orală, este destinată explicit circulaţiei informaţionale şi este guvernată de o serie de reguli implicite şi explicite ce vizează realizarea sarcinilor , respectiv atingerea scopurilor organizaţionale.

Comunicarea formală poate fi :

- Comunicare descendentă, de la nivelul managementului de vârf către nivelurile de execuţie (cereri de situaţii, date, emiteri de decizii, dispoziţii, instrucţiuni, solicitări de informaţii etc). Cea mai frecventă problemă întâlnită în cadrul acestui tip de comunicare o constituie filtrarea/interpretarea mesajului de la un nivel la altul al organizaţiei, în funcţie de propriile obiective sau necesităţi.

- Comunicare ascendentă, de la baza ierarhiei spre vârf (transmitere de mesaje de la subordonaţi şefilor direcţi şi, succesiv, nivelului ierarhic superior: răspuns la cererile de situaţii şi date ale conducerii, emiterea unor cereri, plângeri, opinii). Prin acest tip de comunicare feed-back-ul este asigurat: atestă recepţia mesajelor şi calitatea acesteia, informează managerul asupra obsatcolelor apărute în calea comunicării, asupra nivelului şi formei abaterilor înregistrate cel mai des. Cea mai des întâlnită problemă, cu efecte psihologice asupra climatului organizaţional ( blocaje în calea menţinerii comunicării şi a capacităţii de control), o constituie posibila interpretare a unor sugestii, de către superior, ca încercări de testare a competenţei sau autorităţii sau chiar teama de fi considerat mai slab profesional decât subordonaţii direcţi.

De asemenea, performanţa în muncă poate fi influenţată tocmai de feed-back-ul cunoaşterea rezultatelor imediate şi finale ale activităţii proprii - are o influenţă pozitivă indiferent de sursa de la care provine (organizaţie, şefi, colegi, sarcina în sine). Comunicarea rezultatelor are un rol informaţional şi totodată motivaţional: centrează atenţia pe aspectele relevante ale sarcinii, orientează spre comportamente dezirabile şi adecvate performanţei; excesul de feedback poate deteriora performanţa în timp ce deficitul poate duce la un comportament aleator şi ineficient.

- Comunicare orizontală (între persoane sau compartimente aflate la acelaşi nivel ierarhic în instituţie) ce vizează relaţiile organizatorice de cooperare, conlucrarea, consultarea, rezolvarea conflictelor; ajută la coordonarea activităţilor membrilor situaţi la acelaşi nivel ierarhic şi favorizează integrarea în cadrul organizaţiei a membrilor prin cunoaştere reciprocă. Acest tip de comunicare este supus unor situaţii de risc:

• rivalitatea dintre angajaţi sau dintre compartimente – poate avea drept consecinţă ascunderea sau trunchierea unor informaţii;

• specializarea angajaţilor pe un anumit tip de activitate – duce la concentrarea asupra sarcinilor proprii şi la diminuarea importanţei acordate celor din jur;

• dispariţia motivaţiei – apare ca o consecinţă în situaţiile în care procesul de comunicare în cadrul organizaţiei nu este încurajat şi stimulat.

- Comunicare pe diagonală (oblică) – apare între persoane sau compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite, fără să existe între ele relaţii de autoritate de tip ierarhic (subordonare directă). Avantajul acestui tip de comunicare îl constituie potenţarea unui climat bazat pe apreciere reciprocă şi folosirea unor relaţii informale.

Toate tipurile de comunicare enumerate mai sus, se pot manifesta pe fundalul unui climat de cooperare sau a unuia defensiv.

Climatul de cooperare este caracterizat prin flexibilitate, spontaneitate, respect, empatie, încredere reciprocă, centrare pe sarcină. Participanţii sunt preocupaţi de rezolvarea problemelor de serviciu, se apreciază şi se respectă reciproc, nu acţionează pe baza unor “agende ascunse”.

Climatul defensiv este generat de lipsa de încredere reciprocă între angajaţi, suspiciune, tendinţă de a-i domina şi controla pe ceilalţi, tendinţă de securizare prin recurgere la “agenda ascunsă” (una spun şi alta gândesc şi fac). Participanţii sunt preocupaţi mai mult de conflicte şi tensiuni decât de activitatea propriu-zisă, sunt manipulativi, blochează şi filtrează informaţia şi încearcă să dobândească prin aceasta mai multă putere personală.

Climatul de comunicare depinde nu numai de natura organizaţiei, ci şi de valorile şi tradiţiile sale, de grupurile de putere existente şi de relaţiile dintre ele, de politicile manageriale, de gradul de rigiditate al reţelelor de comunicare.