Provocări ale knowledge management-ului în aplicațiile ERP

-o lume dinamică şi în continuă schimbare, întreprinderile caută constant mijloace de a se adapta noilor condiţii pregătindu-se pentru supravieţuire şi pentru a prospera pe o piaţă competitivă. Astfel, la începutul secolului 21, Knowledge Management-ul (KM) a apărut ca fiind una dintre cele mai răspândite schimbări în managementul strategic. Managementul cunoştinţelor se bazează pe cunoaşterea activităţii de gestionare a procesului de planificare, organizare, comandă şi control, fiind fondat pe cunoaşterea elementelor funcţionale raţionale şi afective, interne şi externe ale organizaţiei.

Creşterea volumului de informaţii reprezintă, la ora actuală, una dintre principalele provocări cu care se confruntă organizaţiile. Acest aspect devine din ce în ce mai îngrijorător, dacă ne gândim în termeni de eficienţă, costuri asociate gestiunii conţinutului nestructurat sau la necesitatea de a integra informaţiile cu procesele de afaceri, comunicarea cu clienţii sau aplicaţiile de lucru. În aceste condiţii, se impune găsirea unei soluţii care să asigure nu numai gestiunea informaţiilor, ci şi integrarea acestora cu procesele de afaceri desfăşurate în cadrul organizaţiilor.

Întreprinderile moderne investesc în sisteme informaţionale, precum sistemele integrate ERP (Enterprise Resource Planning), pentru a-şi creşte flexibilitatea. Acestea sunt foarte eficiente în generarea informaţiilor şi deciziilor, realizând sarcina îmbunătăţirii introspectivei în evoluţia afacerii .

Deşi utilizarea Knowledge Managementului şi implementarea acestuia în aplicaţiile ERP (Enterprise Resource Planning) prezintă numeroase avantaje pentru organizaţiile economice, există numeroase provocări atunci când se pune problema implementării practice.

McDemott arată că pentru a susţine cunoaşterea organizaţia trebuie să aibă în vedere oamenii care o folosesc, vorbind despre patru provocări în relizarea unor medii de învăţare fluide şi flexibile, şi anume:

- provocarea tehnică (proiectarea de sisteme umane şi informaţionale care nu numai că fac infomaţia disponibilă, dar şi ajută membrii organizaţiei să lucreze împreună, asigurând astfel acceptarea parţială a viitorului sistem);

- provocarea socială (dezvoltarea organizaţiei prin includerea angajaţilor în procesul de partajare a inormaţiilor asigurând totuşi păstrarea a suficientă diversitate pentru a încuraja gândirea şi nu copierea);

- provocarea managerială (crearea unui mediu care într-adevăr apreciază partajarea cunoşterii);

- provocarea personală (deschiderea membrilor organizaţiei la ideile altora şi să fie dispuşi să partajeze idei).

Datorită complexităţii factorilor care acţionează asupra întreprinderilor şi modificărilor continue ale mediului de afaceri, implementarea Knowledge Managementului, cât şi a sistemelor ERP, poate fi o adevărată provocare.

Astfel, cea mai mare provocare a dezvoltării sistemelor integrate ERP, pe lângă adaptarea la schimbarea continuă, o reprezintă procesul includerii cunoştinţelor experţilor umani în sistem.

Una dintre principalele provocări pe care le întâmpină companiile, indiferent de dimensiunea lor, este reprezentată de securitatea datelor. Astfel, la implementarea managementului cunoştinţelor în aplicaţiile ERP devine o prioritate controlul accesului, serviciile de back-up, recuperare şi arhivare a datelor.

Deoarece efectuarea tranzacţiilor pe suport de hârtie poate conduce la dificultăţi în localizarea, accesul şi recuperarea informaţiilor, recrearea documentelor (implicit la scăderea productivităţii şi creşterea costurilor), organizaţiile recurg la metoda conversiei documentelor în format electronic în aplicaţiile ERP. În acest caz apare provocarea de a realiza o interfaţă grafică performantă care să reducă costurile de dezvoltare şi implementare şi care să fie uşor de utilizat.

O altă provocare în implementarea knowledge management- ului în aplicaţiile ERP o reprezintă necesitatea sprijinirii deciziilor manageriale, prin integrarea unei metodologii consacrate de management.

Demonstarea valorii afacerii este o alta provocare a implementării KM în ERP. Valoarea la care se face referire nu este doar economică, fiind incluse şi forme ale valorii precum: valoarea angajaţilor, clienţilor, furnizorilor, managerială, socială.

Schimbarea implicaţiilor managementului face referire la necesitatea ca managerii să-şi îndeplinească atribuţiile fără a fi influenţaţi de particularităţile culturale sau exemple personale.