Sistemul ERP

inseamna sistem ERP ?

Un sistem ERP reprezinta o imbinare a practicilor de management al afacerilor cu tehnologia informatiilor, prin care procesele de afaceri ale unei companii sunt integrate in cadrul sistemului informatic, in vederea atingerii unor obiective de business specifice.

De-a lungul timpului, tehnicile si practicile de management au evoluat intr-un set de regului general acceptate (best practices) specifice fiecarei verticale de business. Desi rezultate in urma unui proces de sedimentare indelungat, aceste "best practices" sunt si ele supuse necesitatii continue de resincronizare cu modificarile structurale ale mediului de afaceri. Rolul unui ERP este de a facilita incorporarea si actualizarea acestora in cadrul proceselor de business ale companiei.

Tehnologia informationala reprezinta infrastructura hardware, software, retelistica si comunicatii necesara implementarii unui sistem ERP.

Se recomanda implementarea unui sistem ERP pe o infrastructura IT optima, astfel incat procesele de afaceri sa opereze la un randament care sa permita atingerea obiectivelor de business prestabilite.

Avantajele furnizate de un sistem ERP

Eficientizarea proceselor de afaceri poate proveni dintr-o serie de avantaje rezultate prin implementarea unui sistem ERP, dintre care amintim:

• Reducerea costurilor operationale

Un ERP este compus dintr-o serie de module care sunt destinate diverselor departamente, precum: productie, financiar-contabil, achizitii, vanzari etc. Desi are o natura extrem de variata, informatia este operata o singura data si este accesibila oricarui modul ii este necesara. Astfel se economiseste timp, reurse, se diminueaza probabilitatea de a comite erori de operare, se faciliteaza accesul la informatie de ultim moment etc. Una dintre particularitatile uzuale ale unui ERP ste stocarea tuturor informatiilor intr-o baza de date unica.

Exemplu:

Un client lanseaza (telefonic sa prin fax/email) o comanda. Aceasta comanda este apoi operata de catre diverse departamente (vanzari, depozit, achizitii, facturare, contabilitate) pe masura ce diverse activitati sunt prestate in vederea satisfacerii cererii. Identificarea la un anumit moment a statusului comenzii este un proces care presupune contactarea fiecarui departament posibil a fi intervenit asupra acesteia. Identificarea cauzelor care genereaza pierderi de vanzare este de asemenea extrem de dificila. Prin implementarea unui ERP, tot procesul poate fi automatizat: de la preluarea comenzii printr-un portal (Business to business sau business to consumer) sau prin alte canale, pana la livrare si facturare, in orice moment existand posibilitatea verificarii statusului curent si identificarea eventualelor neconformitati cu cererea originala.

• Facilitarea managementului operatiunilor curente

Deciziile de zi cu zi sunt luate pe baza informatiilor disponibile la moment. Utilizand rapoartele standard furnizate de catre ERP sau pin implementarea de instrumente de tip Business Intelligence (BI) complementare sistemului ERP, informatiile sunt actuale, acurate, coerente si prezenate intuitiv. Se creeaza deci premisele fundamentarii decizionale.

• Optimizarea stocurilor

In multe cazuri s-au semnalat reduceri majore ale valorilor imobilizate in stocuri, in conditiile in care satisfactia clientilor a crescut. Acest lucru este datorat noilor instrumente de management operational si decizional care permit controlul proceselor de aprovizionare, livrare, picking, productie, targetare etc. De asemenea, sunt tinute sub control stocurile care au termene scurte de expirare, rotatie lenta etc.

• Cresterea nivelului de onorare a comenzilor

Prin automatizarea lantului de preluare a comenzilor, achzitie, management stocuri, management depozit, logistica, se elimina marea majoritate a potentialelor disfunctionalitati care conduc la neonorarea cererilor, sau la livrarea de bunuri necomandate.

• Imbunatatirea cashflow-ului

Prin implementarea de politici comerciale coerente si prin usurinta cu care se pot obtine indicatorii specifici, compania isi controleaza mult mai strict fluxurile monetare si perioadele de recuperare a banilor, impunand o disciplina financiara tuturor factorilor implicati.

• Integrarea informatiilor financiare

Fiind un singur sistem, exista o singura viziune a rezultatelor. Se elimina astfel problema "adevarurilor multiple", in care fiecare departament are propriul set de rezultate, analize si concluzii, adesea contradictorii.

Sistemele ERP actuale realizeaza integrarea tuturor functiilor de conducere ale unei companii, plecand de la planificare, asigurarea stocului de materii prime si materiale, definirea tehnologiilor, coordonarea proceselor de productie si, nu in ultimul rand, la realizarea gestiunii financiar contabile, a resurselor umane, a stocurilor de produse finite si terminand cu dezvoltarea si mentinerea relatiilor cu clientii si partenerii de afaceri.

Un astfel de sistem ERP permite factorilor de decizie realizarea unor analize complete asupra realizarii planului de afaceri. Prin optiunile de simulare a activitatilor si prin caracterul flexibil si dinamic al aplicatiilor se pot realiza planuri de previziune, evaluari si predefiniri ale tendintelor de evolutie ale industriei din care face parte compania, analize calitative, integrarea cu noile tehnologii e-business si comunicare online.

Este nevoie de o solutie de tip ERP ?

In general, conform studiilor publicate, exista doua tipuri de motivatii care determina implementarea unui ERP:

Motivatii tehnologice

Inlocuirea unui sistem informational neintegrat (mai multe aplicatii, depasite tehnologic sau nu, in care se opereaza independent).

• Inlocuirea unuia sau mai multor sisteme depasite tehnologic, integrate sau nu.

• Imbunatatirea calitatii si accesibilitatii informatiilor.

• Integrarea proceselor de business si a sistemelor care le sustin.

• Achizitia unui sistem capabil sa sustina cresterile prognozate de business.

• Simplificarea procesului de integrare a noi business-uri (achizitia unor alte companii) in infrastructura tehnologica curenta.

Motivatii operationale

• Optimizarea proceselor de business

• Reducerea costurilor structurale

• Imbunatatirea timpilor de raspuns la cererile clientilor

• Simplificarea proceselor de business complexe, dar ineficiente

• Implementarea a noi strategii de business

• Expansiunea masiva a businessului

• Standardizarea proceselor de afaceri la nivelul companiei.

Sistemul ERP si optimizarea costurilor logistice

Optimizarea costurilor logistice. Alternative.

In general, pentru o firma de distributie, in totalul costurilor efective, ponderea cea mai mare revine cheltuielilor aferente activitatilor de natura logistica. Prin urmare, eforturile de eficientizare a activitatii sunt canalizate in primul rand catre rentabilizarea operatiunilor logistice.