Balanța de Verificare - Procedeu de Centralizare și Verificare a Înregistrărilor Efectuate cu Ajutorul Conturilor

1. Definire, importanţă şi funcţiile balanţei de verificare a conturilor

În conformitate cu Legea contabilităţii nr. 82/1991 republicată în anul 2007 , agenţii economici sunt obligaţi să întocmească cel puţin anual la încheierea exerciţiului financiar sau la termenele de întocmire a situaţiilor financiare periodice balanţa de verificare a conturilor.

Aceasta este reprezentată de un document cu o structură specifică, prin care se realizează centralizarea şi verificarea corectitudinii înregistrărilor efectuate cu ajutorul conturilor.

Necesitatea balanţei de verificare rezultă din rolul acesteia, respectiv de a generaliza, centraliza şi prezenta într-o formă grupată elementele patrimoniale.

Balanţa de verificare se prezintă sub forma unei liste (tablou) ce cuprinde conturile din registrul Cartea mare, care furnizează informaţii în legătură cu soldurile iniţiale, mişcările (sau rulajele) intervenite într-o anumită perioadă de gestiune (lună, trimestru, semestru, an) şi soldurile finale la data întocmirii ei.

Putem spune deci că balanţa de verificare este procedeul de centralizare şi verificare a egalităţilor generate de dubla înregistrare, (atât structural cât şi global).

Ca procedeu specific metodei contabilităţii balanţa de verificare îndeplineşte următoarele funcţii:

Funcţia de verificare presupune un control al exactităţii înregistrărilor consemnate în conturi. Se realizează pe baza respectării principiului dublei înregistrări, atât în cadrul conturilor sintetice cât şi a celor analitice. Prin această funcţie, balanţa de verificare asigură corelaţia

dintre egalităţile generate de dubla înregistrare şi totalul rulajelor debitoare şi creditoare din registrul jurnal. De asemenea, se asigură concordanţa dintre totalul sumelor finale debitoare şi totalul sumelor finale creditoare din registrul Cartea Mare şi dintre totalul sumelor finale debitoare şi totalul sumelor finale creditoare din balanţa de verificare, prin faptul că la începutul perioadei de gestiune, soldurile iniţiale ale conturilor se preiau din bilanţul precedent, iar acestea devin poziţii distincte în cadrul primei coloane (solduri iniţiale) ale balanţei de verificare.

Funcţia de grupare şi centralizare a datelor înregistrate în conturi. Se realizează prin însumarea tuturor existenţelor şi mişcărilor intervenite într-o anumită perioadă de timp, atât în cadrul fiecărui element patrimonial cât şi pe ansamblul activităţii întreprinderii. Centralizarea informaţiilor obţinute din conturi se realizează atât pentru perioada curentă cât şi cumulat de la începutul exerciţiului. Prin gruparea şi centralizarea datelor se realizează o legătură de intercondiţionare între cont şi bilanţul contabil. Astfel, soldurile finale sunt preluate din fişele de cont în balanţa de verificare şi de aici în bilanţul contabil.

Funcţia de legătură dintre conturile sintetice şi bilanţ. Aşa cum s-a prezentat în capitolele precedente, contul furnizează informaţii detaliate, permanente asupra fiecărui mijloc economic, sursă sau proces economic iar bilanţul realizează o prezentare de ansamblu a activităţii întreprinderii la un moment dat. Legătura dintre cont şi bilanţ se realizează prin centralizarea şi verificarea exactităţii datelor înregistrate în conturi cu ajutorul balanţei de verificare. Această legătură se concretizează în faptul că datele din bilanţ reprezintă soldurile finale ale conturilor de activ şi de pasiv preluate din balanţa de verificare şi apoi prelucrate şi grupate conform necesităţilor de întocmire a bilanţului.

Funcţia de legătură dintre conturile sintetice şi conturile analitice. Se realizează prin centralizarea care are loc la sfârşitul perioadei (lunii), prin însumarea datelor din conturile analitice care trebuie să concorde cu totalul fiecărui cont sintetic. Aceasta se întâmplă atunci când un cont sintetic cuprinde mai multe conturi analitice, totalul debitului şi totalul creditului contului sintetic obţinându-se prin însumarea conturilor analitice în care a fost dezvoltat contul sintetic. Realizarea acestei funcţii este posibilă prin întocmirea balanţei de verificare analitice pentru fiecare cont sintetic care se desfăşoară pe conturi analitice.

Funcţia de grupare, analiză şi control a datelor contabile

Prin gruparea datelor obţinute din conturi, balanţa de verificare devine un instrument de analiză şi control a activităţii întreprinderii. Aceasta se realizează pe fiecare cont în parte, pe grupe de conturi şi pe clase de conturi.

Balanţa de verificare constituie un instrument indispensabil analizei curente a activităţii economico – financiare, de realizare a unui control asupra modului de gestionare a patrimoniului în cadrul perioadei de gestiune efective.

În concluzie, putem spune că balanţa de verificare reprezintă un procedeu de bază al metodei contabilităţii, prin care se asigură:

- gruparea, centralizarea şi verificarea exactităţii datelor furnizate de conturi;

- legătura dintre conturile sintetice şi conturile analitice;

- legătura dintre bilanţul iniţial şi cont precum şi dintre cont şi bilanţul final;

- controlul periodic (lunar) al egalităţii dintre totalul rulajelor, respectiv al soldurilor, asigurând astfel premizele egalităţii bilanţiere dintre utilităţi (active) şi resurse (datorii şi capitaluri proprii).

2. Clasificarea balanţelor de verificare

Balanţele de verificare elaborate la nivelul unei întreprinderi pot fi clasificate în funcţie de mai multe criterii:

1) După natura conturilor pe care le conţin, pot fi:

- Balanţe de verificare ale conturilor sintetice, care cuprind toate conturile sintetice de gradul I şi II, utilizate de un agent economic.

- Balanţe de verificare ale conturilor analitice, cuprind toate conturile analitice ale unui cont sintetic şi sunt întocmite înaintea balanţelor de verificare sintetice. Acestea asigură concordanţa dintre elementele de detaliu ale unui cont şi contul sintetic în ansamblul său.

2) După forma de prezentare avem:

- Balanţa de verificare sub formă tabelară;

- Balanţa de verificare sub forma unui tablou (tabel) matricial (balanţa şah).

Balanţa de verificare şah se prezintă sub forma unui tablou (table şah) în cadrul căruia conturile se înscriu în aceeaşi ordine, atât pe verticală cât şi pe orizontală. În cadrul pătratelor care se formează din întretăierea liniilor cu coloanele, se înscriu sumele corespunzătoare conturilor evidenţiate. În cadrul acestei forme de balanţe, egalităţile se obţin o singură dată, la întretăierea rândurilor şi coloanelor respective.