Managementul Administrării Resurselor Materiale în Cadrul unui Proiect

3.1 Resursele materiale în cadrul proiectelor.

Noţiuni generale

Unul dintre cele mai importante capitole în cadrul unui proiect (indiferent de tipul acestuia), îl reprezintă prin însăşi structura lor resursele materiale Datorită multitudinii acestora, precum şi a cerinţelor complexe pe care trebuie să le îndeplinească acestea, trebuie adoptată o strategie mana¬gerială coerentă, ce va constitui obiectul de studiu al acestui capitol.

Managementul administrării resurselor materiale nu reprezintă doar o însumare mecanică a diferitelor etape prin care se realizează un anumit ciclu de aprovizionare, ci presupune o îmbinare fruc¬tuoasă a activităţilor realizate de departamentul de aprovizionare [15] Privită ca un mini-proiect, achiziţionarea include o serie de activităţi principale, aşa cum rezultă şi din diagrama următoare:

Se pun în evidenţă următoarele elemente componente ale activităţii de aprovizionare în cadrul unui proiect:

a) Cererea de aprovizionare, formulată de către utilizator pe baza necesarului acestuia de materii prime sau componente Iniţierea unei astfel de cereri are la origine un control al stocurilor, al magaziilor sau spaţiilor de depozitare, o analiză a proiectelor tehnologice sau a controlului producţiei, în funcţie de tipul produselor şi organizarea firmei O dată identificat necesarul de materiale, se purcede la întocmirea unei cereri adresate departamentului de aprovizionare prin care se solicită reînnoirea stocurilor folosindu-se anumite documente, cum ar fi: formularul de solicitare de aprovizionare, o listă completă necesarului de materiale, care să cuprindă detalii referitoare la produsele ce vor fi achiziţionate cantităţile necesare, precum şi o cerere de reînnoire a stocului.

O atenţie deosebită trebuie să acorde achizitorul acelor produse care necesită un timp mai îndelungat de achiziţie şi să ia toate măsurile necesare ca instrucţiunile de comandare să fie predate departamentului de achiziţii cât mai repede posibil.

b) Selectarea furnizorului priveşte cea de-a doua etapă a procesului de aprovizionare şi presupune o alegere a sursei de achiziţie bazată pe cotaţii de preţuri, condiţii de livrare, reputaţia privind standardele de calitate, performanţele la livrare şi situaţia comercială Sursa de aprovizionare poate consta într-un singur furnizor sau mai mulţi, în funcţie de necesarul de materiale solicitat O mare amploare a luat în ultima perioadă un sistem japonez de aprovizionare şi producţie, constând în reducerea stocurilor la zero, bazându-se pe furnizori care să livreze mărfurile direct la locul de muncă şi ,,exact la timpul potrivit”.

c) Emiterea comenzii de achiziţie este partea cea mai rutinantă a unui proces de achiziţie, constând ori în dactilografierea comenzii, semnarea şi expedierea ei prin poştă, ori în schimb electronic de date Problemele ce se pot ivi în această etapă privesc consumul de timp, în sensul că această activitate, deşi simplă şi obişnuită, poate dura câteva zile sau săptămâni, ceea ce poate duce la o mărire a timpulu alocat proiectului Se mai are în vedere şi faptul că orice comandă de achiziţie defineşte condiţii comerciale, de regulă standardizate şi tipărite pe spatele formularelor de comandă, care îl obligă pe achizitor să accepte toate costurile necesare şi implicaţiile legale Ob1igaţiile comerciale prevăzute de comanda de achiziţie sunt în fapt ob1igaţii contractuale referitoare la condiţiile de plată, la preţ, fixat pe durata contractului, nefiind supus creşterii din nici un motiv, dacă nu s-a dispus altfel, termenul de livrare, calitatea şi descrierea produselor ce urmează a fi livrate, la modul de despăgubire în cazul mărfii necorespunzătoare din punct de vedere al proiectării sau al execuţiei, proprietate intelectuală, pierdere sau deteriorare O dată contractat produsul, vânzătorul nu mai are nici un drept în a-l modifica sau ¬adăugi, decât printr-o autorizare explicită dată de companie pe un formular oficial de modificare.

În situaţia în care sunt impuse anumite schimbări în orice aspect al comenzii de aprovizionare, se poate emite un amendament la comanda iniţială, cu acordul prealabil al furnizorului, determinând efectele asupra preţului şi livrării Acestea sunt redactate pe formulare oficiale, având parte de aceeaşi circulaţie ca şi comanda iniţială căreia îi corespunde Dacă însă amendamentul periclitează încheierea corespunzătoare a aprovizionării oricărui alt articol din comandă până la data de livrare stabilită, se recomandă emiterea unei noi comenzi de achiziţie.

Vânzătorul are dreptul de a contracta subantreprenori (subfurnizori), cu condiţia ca aceştia să fie cunoscuţi de către cumpărător oricând doreşte, şi cu asigurarea accesului personalului care se ocupă de urgentarea aprovizionării din cadrul companiei la birourile sau atelierele acestora Un alt aspect legat de condiţiile comerciale se referă la dreptul cumpărătorului de a refuza produsele livrate invocând faptul că acestea sunt necorespunzătoare sau dacă vânzătorul comite o încălcare a comenzii Orice dispută referitoare la contract se va soluţiona cu ajutorul unui arbitru ales cu acordul părţilor, sau dacă nu, în instanţă.

d) Confirmarea comenzii reprezintă răspunsul furnizorului la comanda de achiziţie, în cazul în care el este pozitiv, înregistrându-se un contract legal, supus legilor în vigoare În această etapă, revine furnizorului obligaţia de a returna o confirmare a acceptării condiţiilor sau cel puţin confirmarea detaliilor privind cantitatea, specificaţiile, preţu1 şi condiţiile de livrare.

e) Urgentarea aprovizionării este o măsură preventivă prin care se încearcă preîntâmpinarea întârzierii livrării, cu ajutorul unui sistem de avertizare timpurie, solicitând informarea din timp despre orice dificultăţi pe care le-ar putea întâmpina furnizorul.

Deşi în unele organizaţii mai mici achizitorul îndeplineşte şi rolul celui ce urgentează aprovizionarea, regula este ca acest rol să revină unei persoane special însărcinate din cadrul departamentului de aprovizionare O dată plasate toate comenzile, achiziţionarea la timp a mărfurilor devine o problemă primordială Urgentarea aprovizionării nu reprezintă doar un proces de urmărire a mărfurilor întârziate, ci mai degrabă încearcă să prevadă problemele ce apar pe parcursul producţiei şi livrării, preîntâmpinând întârzierea livrării.

Dacă însă acest proces de rutină nu pare să işi atingă scopul, persoana însărcinată cu urgentarea aprovizionării poate apela la metode mai puternice de urgentare, cum ar fi oferta de a colecta mărfurile chiar de la sediul furnizonului, o notificare prin care sunt explicate pe larg motivele urgentării, sau orice alte metode licite ce duc la atingerea scopului.

f) Expedierea - înaintea părăsirii locului de producţie al furnizorului trebuie avut în vedere faptul că transportul să fie marcat corespunzător, prin aplicarea unei ştampile uşor de recunoscut a furnizorului pe lăzile de ambalaj, astfel încât fiecare articol să poată fi identificat în toate etapele călătoriei, precum şi la destinaţie.