Managementul Proiectelor

Proiectul este implementarea unei idei.

(PROCES) Analiza nevoilor - Evaluarea rezultatelor

Trăsăturile unui proiect:

- are scop – scopul este rezolvarea unei probleme identificate

- este realist – scopurile trebuie să fie posibil de îndeplinit

- este unic – reprezintă o soluţie specifică la o problemă specifică, într-un anumit context

- este limitat în timp şi spaţiu - are un început şi un final bine definite şi se desfăşoară într-un spaţiu concret

- este complex: implică variate abilităţi de planificare şi implementare, diverşi parteneri sau susţinători, implică un număr de activităţi, evenimente şi sarcini

- este colectiv – este derulat de o echipă şi ţinteşte la binele unei colectivităţi

- implică risc şi incertitudine

- poate fi evaluat - conţine obiective măsurabile care pot fi evaluate

- poate fi evaluat - conţine obiective măsurabile care pot fi evaluate; astfel se poate aprecia dacă am făcut ce ne-am propus, la calitatea dorită

- are un anumit grad de autonomie faţă de activităţile curente ale organizaţiei

- are un ciclu de viaţă determinat, compus din mai multe etape obligatorii, denumite astfel: identificarea, analiza, formularea proiectului, pregătirea acestuia, evaluarea preliminară a proiectului, angajarea finanţării, implementarea, monitorizarea şi evaluarea finală a rezultatelor proiectului

Prin urmare, un proiect este:

- un efort concret, practic, orientat spre un rezultat;

- direcţionat spre soluţionarea unei probleme sau chestiuni relativ complexe;

- activitate cu obiective clare şi rezultate anticipate;

- limitat atât de timp cât şi de resursele financiare, tehnice şi umane;

- planificat din timp şi evaluat la sfârşit.

Resursele implicate în proiect

- Resurse umane (echipa de proiect),

- Resurse materiale (echipamente şi bunuri),

- Resurse informaţionale (informaţiile, cunoştinţele cu privire la tema abordată, etc),

- Resurse financiare (bugetul alocat),

- Timp

Resursele sunt atât sursă de putere, cât şi de constrângere. Într-un proiect avem atât resurse limitate, cât şi factori de risc.

Managementul proiectelor este un proces dinamic

Obiective - Activităţi - Rezultate

Resurse

MANAGEMENTUL PROIECTULUI reprezintă procesul de organizare şi monitorizare a proiectului pentru a asigura realizarea acestuia conform planificării, în limitele bugetului şi conform obiectivelor stabilite.

Mai general se poate defini managementul de proiect ca activitatea ce are drept scop conducerea realizării unui plan. Din această definiţie pot fi trase patru concluzii:

1. Managementul de proiect este o activitate cu un scop specific.

2. Managementul de proiect se referă la conducerea activităţii de realizare a unui plan.

3. Managementul de proiect se desfăşoară în timp

4. Implică un buget şi o echipă de proiect

Funcţiile managementului

1) planificare – stabilirea modului în care se va desfăşura proiectul

2) organizare – definirea şi alocarea resurselor proiectului, precum şi a activităţilor şi sarcinilor din proiect ţinând cont de planificarea făcută

3) coordonare-implementare - punerea în practică a celor planificate şi armonizarea deciziilor şi acţiunilor

4) antrenare-motivaţie – coordonarea resurselor umane spre îndeplinirea obiectivelor planificate

5) control-evaluare – procesul prin care managerul se asigură că activităţile se realizează conform planificării şi că s-au obţinut rezultatele scontate

Planificarea presupune:

- identificarea scopului şi obiectivelor proiectului

- stabilirea metodelor necesare obţinerii acestora (strategia)

- stabilirea activităţilor proiectului şi a resurselor necesare

- realizarea programării în timp a proiectului pe baza schemelor de lucru

- realizarea unui plan de protejare a resurselor proiectului

- realizarea de planuri de rezervă

De ce e important să planifici?

√ Identificarea corectă a problemei. Poate încercaţi să rezolvaţi o falsă problemă ori nu aveţi capacitatea de a o rezolva, ori soluţia propusă nu rezolvă problema

√ Înţelegerea şi obţinerea acordului tuturor părţilor implicate/interesate asupra obiectivelor proiectului, rezultatelor ce trebuie atinse, conţinutului, riscurilor, costului, abordării, metodelor, activităţilor etc.

√ Se poate determina dacă “scenariul” propus este valid. De exemplu, un proiect care îşi propune să instruiască 300 de persoane într-o perioadă de 1 lună poate părea realizabil la prima vedere. Însă, după o planificare mai detaliată veţi constata că veţi avea nevoie de o perioadă de cel puţin 3 luni sau că veţi avea nevoie de o echipă de 3 ori mai mare decât cea la care v-aţi gândit iniţial.

√ Asigurarea că resursele necesare sunt disponibile atunci când aveţi nevoie de ele.

Organizarea presupune:

- stabilirea structurii organizatorice a echipei de proiect

- identificarea şi repartizarea rolurilor membrilor echipei în cadrul proiectului

- pregătirea statutului managerului de proiect şi a instrumentelor de delegare

- alocarea resurselor materiale şi financiare pe activităţi

Coordonare-implementare:

- pregătirea şi derularea activităţilor proiectului

- instruirea personalului

- armonizarea deciziilor şi acţiunilor individuale

Controlul

- monitorizare obiective, resurse, activităţi, rezultate

- stabilirea criteriilor şi indicatorilor de performanţă

- stabilirea standardelor de performanţă (calitate, proceduri, costuri, încadrare în timp, etc.)

- evaluare

- planificarea revizuirii regulate a strategiei în funcţie de rezultatele evaluării

- controlul reprezintă o funcţie care trebuie îndeplinită pe toată durata derulării

proiectului!

- raportări