Managementul proiectelor și performanței

4. Managementul proiectului

4.1 Sinteza managementului de proiect

4.4.1 Calitatea şi managementul proiectului

Punctele esenţiale de competitivităţii întreprinderi sunt:

calitatea;

nivelul tehnologic al produselor;

respectarea termenelor;

gradul lor de inovare;

serviciile asociate.

Managementul proiectului are ca obiectiv global realizarea unui produs care să dea satisfacţie nevoilor exprimate.

Pentru a stăpâni tripla restricţie cost / termen / performanţe

care caracterizează conducerea unui proiect trebuie folosite metode adecvate.

Nivelul de intervenţie al calităţii în managementul proiectului este direct proporţional cu riscurile antrenate şi cu exigenţele contractuale impuse.

Riscurile inerente aspectelor cost / termen / performanţe

se completează cu exigenţele în materie de rezultate tehnice, mijloace de asigurare a managementului, exigenţe interne.

Prima acţiune necesară în vederea stăpânirii acestor riscuri şi integrării acestor exigenţe rezidă în aplicarea unui management de proiect cuprinzând toate disciplinele de gestiune care îi sunt asociate.

Calitate în managementul proiectului impune:

definirea clară a rolurilor şi responsabilităţilor diferiţilor participanţi;

capacitatea de comunicare între aceştia;

organizarea stabilă şi riguroasă;

normalizarea regulilor aplicabile.

4.1.2 Ciclul de viaţă al proiectului

Cererii de ofertă lansate de un client, întreprinderea îi răspunde printr-un deviz de realizare specific.

Gestiunea produsului urmează o realizare determinată de nevoile pieţei, în concordanţă cu strategia întreprinderii.

După definire şi concepţie produsul este fabricat şi livrat clientului.

Un proiect evoluează în mai multe etape (figura 4.1).

In evoluţia sa, proiectul trece prin diferite stări:

funcţională, specificată, definită, realizată, vie, finală

ca urmare a luării unor anumite decizii:

a face, a lansa, a concepe, a produce, a livra, a opri

Figura 4.1

4.2 Gestiunea proiectului

Viaţa unui proiect se rezumă la două perioade majore:

o perioadă statică, de definire a proiectului, care se încheie după primele trei faze ale proiectului cu reprezentarea sa precisă;

o perioadă dinamică, de realizare propriu-zisă a proiectului, care asigură că această realizare este în perfectă şi constantă conformitate cu reprezentarea prevăzută.

Gestiunea proiectului constă din:

stabilirea în mod complet, precis şi coerent a ansamblului de definiri care condiţionează viitoarele dezvoltări;

punerea la punct a unui sistem de control şi de luare de decizii, apoi vitalizarea lui până la încheierea proiectului.

Stabilirea mai multor revizuiri ale proiectului concretizează aceasta dublă cerinţă. Aplicate în mod formal sau nu, cu autoritatea responsabilului de proiect, aceste revizuiri jalonează ciclul de viaţă şi constituie un mod sigur de stăpânire a avansării proiectului. In figura 4.2 se prezintă activităţile de gestiune a proiectului.

Figura 4.2

4.2.1 Definirile proiectului

Aceste definiri sunt direct legate de factorii

cost / termen / performanţe tehnice

care caracterizează gestiunea proiectului.

Definirea tehnică

Obiectivul esenţial este de a fixa misiunea proiectului:

descrierea exhaustivă a proiectului, listând în mod iterativ toate lucrările de îndeplinit;

precizarea necunoscutelor, punerea accentului pe inovare şi pe tehnici noi;

definirea nivelului de calitate impus şi a intervenţiilor necesare pentru a asigura că acest nivel este atins şi menţinut.

Toţi cei implicaţi participă la această definire. Pornind de la caietul de sarcini, o metodologie funcţională materializată prin arbores-cenţa funcţională precede o metodologie produs care descompune nivelurile superioare ale viitorului produs.

b) Definirea eşalonării

Restricţiile de timp sunt de trei tipuri:

restricţii datorate fenomenelor exterioare (data impusă de client, participarea la anumite manifestări strategice – saloane, expoziţii etc.);

restricţii datorate duratei activităţilor;

restricţii care asociază activităţi în cursul integrării.

O planificare a evenimentelor pune în evidenţă următoarele:

reprezentarea ansamblului activităţilor, durata şi eşalonarea lor;

durata totală a proiectului, evaluată cu marjele diferitelor activităţi şi drumurile lor critice;

activităţile asociate, încărcarea lor cu resurse umane şi materia- le, respectiv costurile de pregătire a gestiunii previzionale a proiectului;

echilibrarea planurilor de realizat, în funcţie de toate aceste date, uneori incompatibile.

Documentele obţinute în urma acestei definiri sunt de două tipuri:

planurile care dau imaginea proiectului;

planificarea sarcinilor.

Rezultă o viziune globală a realizărilor şi o raţionalizare a mijloacelor folosite.

c) Definirea resurselor

Resursele financiare. Costul este adesea criteriul principal de decizie. Planul financiar trebuie stabilit în corelaţie cu calendarul şi cu planificarea proiectului. Bugetul proiectului este baza financiară de comparaţie cu cheltuielile reale.

In vederea reducerii costurilor întreprinderile practică două soluţii:

concepţia la cost obiectiv (Design to Cost), care constă în fixarea unui cost ţintă pentru produsul care va fi dezvoltat, asociind tehnicile de analiză a valorii;

reducerea costului global al ciclului de viaţă (Life Cycle Cost), luând în considerare toţi parametrii costului: costul de achiziţie (cercetare, dezvoltare, producţie) şi costul de posesie (aplicare, utilizare, retragere). Aceasta obligă luarea în considerare a ansamblului activităţilor de susţinere logistică care decurg din utilizarea produsului, folosind un demers de inginerie simultană.

Resursele umane. Acestea definesc forţa de muncă, sub aspect cantitativ şi calitativ. Trebuie prevăzut numărul de persoane necesar şi nivelul de calificare adecvat lucrărilor de efectuat.

Necesitatea unei formări sau a unei recrutări de personal trebuie de asemenea prevăzută, pentru a se evita producerea unei strangulări care poate antrena o derapare a proiectului.

Resursele materiale. Recenzarea mijloacelor materiale necesare la bunul mers al proiectului trebuie făcută în toate sectoarele şi pentru toate serviciile.

Disponibilitatea acestor mijloace la momentul oportun face obiectul unei definiri care integrează costul investiţiilor lor.