Sisteme Informatice de Asistare a Deciziei

1 Introducere

Decizia – ca şi cuvânt de dicţionar, este un proces de alegere a unei soluţii la o problemă complexă dată (ca acţiune) şi totodată este soluţia aleasă însăşi (ca entitate). Procesul decizional este strâns legat de activitatea de conducere (management), iar aceasta de specificul organizaţiei conduse. Aceşti termeni sunt prezentaţi pe scurt în continuare, făcând referiri la abordările actuale în domeniu.

1.1 Managementul organizaţiei

În ce constă o organizaţie? Se prezintă mai jos o definiţie preluată după [Holsapple 2000], în care se face referire expresă la organizaţii în domeniul economic.

Organizaţia este:

1 un sistem

2 de resurse

3 structurat în

4 centre de putere ce acţionează

5 spre a atinge un scop

6 într-un mediu dat.

Termenii de mai sus se prezintă pe scurt în continuare.

1 Sistem este un ansamblu de elemente care prezintă interacţiuni între ele. Conceptul de sistem este atât de general că se poate aplica oricărei secţiuni din realitatea materială atunci când se doreşte analiza acesteia (adică se doreşte identificarea părţilor şi a legăturilor între ele). Un sistem poate fi o secţie a unei firme, firma în întregul ei, economia naţională sau cea globală – dependent de scopul vizat al analizei şi managementului.

2 Resursele sunt mijloacele financiare, materiale şi umane, precum şi cunoştinţele pe baza cărora funcţionează sistemul.

3 Structura este mulţimea de stări pe care resursele şi întregul sistem le iau la un moment dat. Stările se pot modifica în timp în mod vizibil (rapid – sunt dinamice) sau în mod foarte lent (aparent stau pe loc – sunt statice).

4 Centrele de putere sunt persoanele şi forurile cu autoritate, care provoacă modificări în structură (atrag şi alocă resurse, interacţionează cu alte sisteme, etc.), adică în general, schimbă starea sistemului prin voinţa lor.

5 Scopul este realizarea unui produs sau serviciu. Centrele de putere modifică starea sistemului pentru a atinge scopul (sau se mai spune că modifică starea spre a fi consistentă cu scopul).

6 Mediul este contextul istoric, economic şi social în cadrul căruia organizaţia trebuie să funcţioneze. Mediul influenţează la rândul său

starea sistemului, astfel că rolul centrelor de putere este de a adapta apoi starea sistemului pentru a o menţine consistentă cu scopul.

Conducerea organizaţiei către scopul vizat adică Managementul, se face de către centrele de putere. După Fayol, funcţiile managementului sunt:

• PLANIFICARE: conceperea şi stabilirea activităţilor de viitor ale organizaţiei, precum şi a metodelor de execuţie pentru a atinge scopul propus.

• ORGANIZARE: configurarea resurselor organizaţiei – în special pe resursele umane, privind selecţia, alocarea rolurilor, educarea şi evaluarea.

• COMANDĂ: emiterea de instrucţiuni precise de natură generală şi specifică pentru a provoca şi întreţine desfăşurarea activităţilor – în special prin emiterea de mesaje către oameni.

• COORDONARE: interconectarea şi armonizarea activităţilor organizaţiei (în interior şi cu exteriorul).

• CONTROL: verificarea implementării corecte a planului.

Atât în literatura de specialitate în engleză cât şi în româneşte, funcţiile managementului pot fi reunite sub mnemonica POCCC. Urwick extinde aceste funcţii cu încă trei:

• Previziunea („forecasting”): ca anticipare a stărilor pe care organizaţia le poate lua spre a atinge scopul propus în mod optim.

• Investigarea („investigating”): ca cercetare în domeniu, desfăşurată spre achiziţia sau producerea de cunoştinţe noi (tehnologice, de organizare, etc.). spre a face faţă competiţiei, dar şi în analiza profundă a funcţionării organizaţiei şi evaluării stării sale (auditare).

• Comunicarea („communicating”): ca activitate de raportare a rezultatelor managementului, privind, de exemplu, profitul obţinut, problemele critice ale organizaţiei, perspectivele ei.

Aceste ultime trei funcţii sunt importante mai ales în lumea de astăzi, în care dinamismul şi societatea bazată pe cunoştinţe forţează centrele de putere ale organizaţiilor la utilizarea de mijloace eficiente (bazate în principal pe instrumente informatice) dar şi la raportarea rezultatelor către public sau acţionariat.

1.2

Decizie şi management

Pentru funcţionarea organizaţiei şi pentru adaptarea la mediului dinamic în care aceasta se desfăşoară, centrele de putere concep şi emit decizii. Activitatea de management este de fapt activitatea de asumare continuă a deciziilor – ca rezultate şi îndatoriri principale ale centrelor de putere din cadrul organizaţiei.

Fiind un concept controversat, decizia are multe definiţii, între care se prezintă succint câteva. Decizia este în principal o alegere – a unui traseu de acţiuni (Simon 1960), a unei strategii (Fishburn 1964); decizia este o piesă de cunoaştere

descriptivă (indicând, de exemplu, ce vânzări trebuie făcute în luna curentă) sau procedurală (cum se va organiza publicitatea, pe paşi).

Activitatea de decizie („decision making”) implică angajament personal al decidentului către atingerea scopului propus şi foloseşte intensiv cunoştinţe ale acestuia şi informaţii din mediu, fiind deseori o activitate de creaţie (şi de aceea asimilată cu o artă). Procesul de decizional nu este doar apanajul directorului ci a întregului personal al organizaţiei; diferă doar nivelul la care deciziile au efect şi frecvenţa de emitere a lor. La cel mai înalt nivel (ex. conducerea organizaţiei) decizia are caracter strategic, la nivel mediu (conducerea departamentului) are caracter de control/tactic, iar la nivel jos (linia de producţie) are caracter operaţional.