Audit Intern

Noţiuni Tehnice privind derularea unui Audit Intern.

Planificarea activităţilor

Auditorul şef stabileşte modul de derulare al auditului prin planificarea activităţilor, urmărind o anumită strategie. Din acest punct de vedere, într-o primă abordare, auditul poate fi:

• orizontal, în care se urmăreşte un anumit aspect al obiectului auditului în toate compartimentele organizaţiei,

• vertical, în care se urmăresc toate aspectele obiectului auditului în fiecare compartiment auditat.

Regula de bază în desfăşurarea auditului o constituie urmărirea activităţilor în succesiunea lor firească, spre exemplu: contractare, proiectare, omologare, execuţie, livrare.

Planificarea prealabilă a auditurilor interne în cadrul unei organizaţii se realizează în documentul Program anual de audituri interne pe anul ...........

În vederea bunei desfăşurări a auditului este necesară folosirea unui document de verificare, prin care se controlează dacă au fost culese toate informaţiile necesare, înainte de auditarea unei alte activităţi.

Auditorul trebuie să fie familiarizat cu activităţile funcţiei auditate a sistemului calităţii, procedurile şi documentaţiile utilizate, clauzele adecvate ale standardului. Auditorul va pregăti un chestionar de audit pentru compartimentele vizitate, împreună cu întrebările pe care le va pune şi operaţiile şi documentaţiile care urmează să le vadă. Subiectele auditului vor include şi auditurile precedente ale compartimentului vizitat.

Compartimentele care necesită investigaţii speciale sunt cele care nu au foste verificate recent, cele care au fost verificate anterior şi în care au fost găsite deficienţe, precum şi cele în care sunt cunoscute deficienţele sau se suspectează că acestea există.

Auditorul trebuie să îl facă pe auditat să fie conştient în avans de domeniul auditului şi să specifice ce se aşteaptă de la el.

Listele de verificare

Sunt instrumente utile în vederea acoperirii întregii problematici a auditului (domenii şi activităţi investigate în timpul auditului).

Elaborarea lor se face în faza pregătirii auditului, în care auditorul se asigură că sistemul definit în documentul de referinţă (manualul calităţii, standardul de referinţă) este complet şi apt să ducă la îndeplinirea obiectivelor calităţii organizaţiei.

Dacă organizaţia are un sistem al calităţii, acesta este definit în manualul calităţii. Cuprinsul acestui manual poate fi folosit de auditorul şef pentru a se asigura că a fost acoperit întreg sistemul. Cea mai eficientă listă de verificare pe care o poate avea auditorul este cuprinsul sau indexul paginilor manualului.

Folosirea acestor liste, care nu au mai mult de două, trei pagini, constituie o bună verificare a auditării tuturor compartimentelor şi activităţilor organizaţiei.

În faza pregătirii auditului, auditorul şef trebuie să se asigure că sistemul definit în manual este complet şi apt să ducă la îndeplinire obiectivele calităţii organizaţiei.

În situaţia în care manualul calităţii organizaţiei nu este complet, auditorul şef trebuie să verifice conformitatea sistemului cu standardul de referinţă, iar în alcătuirea listelor de verificare, standardul de referinţă să constituie lista de verificare după care urmăreşte dacă s-au atins toate punctele.

Auditorii, când îşi planifică auditarea unei zone, îşi întocmesc liste de verificare prin care trebuie să aibă în vedere faptul că, fiecare interviu individual trebuie să cuprindă patru aspecte de bază legate de:

persoane - responsabilitate şi autoritate, cerinţe de instruire / educaţie;

• proceduri - disponibilitate, gradul de acoperire a activităţii auditate, aplicabilitate practică;

• echipamente - dacă sunt cele specificate în proceduri, dacă necesită manuale de utilizare iar acestea sunt disponibile;

• produse şi materiale - dacă sunt cele specificate în proceduri, dacă sunt corespunzător identificate şi cu stadiul inspecţiilor identificat corespunzător.

Diagrama de flux (flow chart)

Un alt mijloc de asigurare că toate elementele auditului au fost atinse, este diagrama de flux a procesului de auditare. Aceasta ajută auditorul să observe că auditul se desfăşoară sistematic şi că nu au fost sărite etape importante

3. Documentele de lucru folosite în etapa de pregătire-planificare a auditului sunt:

- autorizarea auditului;

- standardele sau alte specificaţii după care se face auditul;

- planul de audit; - orice formate provizorii care se folosesc în timpul auditului;

- aide-memoires, liste de verificare, diagrame de flux etc.

În această etapă sunt prevăzute următoarele activităţi:

a) Iniţierea auditului,

b) Definirea obiectivelor, domeniului, întinderii şi frecvenţei auditului;

c) Alcătuirea echipei de audit;

d) Analiza preliminară a documentaţiei sistemului calităţii;

e) Vizita preliminară la auditat;

f) Elaborarea planului de audit;

g) Transmiterea planului de audit auditatului în vederea aprobării conţinutului;

h) Organizarea echipei de audit.

1. Iniţierea auditului

Iniţierea auditului poate avea loc din iniţiativa:

• Organizaţiei auditate, în cazul unui audit intern;

• Unei organizaţii, pentru auditul la subcontractanţi;

• Organizaţiei auditate care înaintează o cerere de certificare;

• Unei alte organizaţii interesată sau îndreptăţită, pentru auditul de terţă parte.

Iniţierea auditului presupune stabilirea obiectivului şi domeniului auditului, frecvenţei acestuia şi analiza preliminară a prezentării sistemului calităţii al auditatului. În această etapă se ia legătura cu organizaţia auditată.

De asemenea, la iniţierea auditului se stabileşte auditorul şef, care poate fi numit de:

• organizaţia iniţiatoare a auditului - la auditul intern şi la subcontractanţi;

• terţă parte independentă - la auditul de terţă parte.

Numirea are loc prin notificare oficială, precizarea scopului auditului şi se acceptă de cel numit.

2. Definirea obiectivelor, domeniului, întinderii şi frecvenţei auditului

Clientul decide, ce elemente ale sistemului calităţii, zone şi activităţi ale organizaţiei urmează să fie auditate într-un interval de timp specificat. Este recomandabil ca acestea să fie stabilite împreună cu auditorul şef şi cu consultarea auditatului.

De asemenea, clientul specifică standardul în baza căruia se efectuează auditul sistemului calităţii, precum şi frecvenţa acestuia, care se stabileşte în baza modificărilor provenite în organizaţie ce pot avea repercusiuni asupra sistemului calităţii acestuia, precum şi de rezultatele ultimelor audituri.

Importanţa acestor factori este diferită dacă auduturile sunt de terţă parte, secundă parte sau primă parte.

CONCLUZIE Un audit al sistemului calităţii va urmări:

• • Competenţa sistemului dacă procedurile sunt realiste şi adecvate pentru organizaţie;

• • Conformitatea sistemului - dacă procedurile sunt urmate corect;

• • Performanţa sistemului - dacă aplicarea procedurilor sistemului aduce rezultate dorite.

În cadrul auditurilor terţă parte se ţine seama de natura schemei de certificare în primul rând, şi de cât de pregătit este auditatul pentru evaluare. Auditurile pot fi de evaluare completă, evaluare iniţială, de supraveghere, audituri de prelungire, sau audituri de extindere a domeniului.

În cadrul auditurilor secundă parte se au în vedere: cerinţele din contractele curente (auditul poate avea loc la începutul unui contract important pentru a asigura un control efectiv în timpul fazelor de proiectare, aprovizionare, lansare în producţie); resursele disponibile pentru contract; performanţele subcontractantului în domeniul calităţii.

În cadrul auditurilor interne se auditează toate activităţile care fac parte din sistemul calităţii organizaţiei. Frecvenţa acestor audituri se stabileşte în funcţie de necesităţile sistemului şi ale organizaţiei. Activităţile critice precum şi cele cu importanţă ridicată trebuie să fie auditate mai des decât celelalte. Este de dorit să fie auditate simultan mai multe funcţii ale organizaţiei, ceea ce asigură auditarea interferenţelor dintre compartimente, care în alt mod nu ar putea fi auditate.