Comunicare organizațională - managementul ședințelor

Dacă în timpul unei discuţii relaxate se aduce vorba despre "şedinţe", în cele mai multe cazuri se vor primi răspunsuri încruntate. Oamenii în general gândesc: "Prea multe şedinţe," - "Şedinţe plictisitoare," - "Şedinţe în care se pierde vremea," - "Şedinţe inutile." În multe cazuri ei au dreptate, însă majoritatea sedintelor au un rol important în procesul de luare a deciziilor la nivel managerial.

În literatura de specialitate, sedinta este defintă astfel:

- “Reunirea mai multor persoane pentru o perioadă, sub conducerea unui conducător,de regula cel care detine postul cel mai mare în ierarhia prestabilită, în vederea realizării unui obiectiv.”

- “Sedinta poate fi definită ca fiind reunirea mai multor persoane pentru un scurt interval de timp sub coordonarea unui manager, în vederea solutionarii în comun pe baza comunicării unor sarcini cu caracter informational sau decizional.”

- “Metoda de comunicare pentru rezolvarea unor sarcini cu caracter informational sau decizional prin reunirea pe timp scurt a unui grup coordonat de o persoană.”

Sedintele sunt de mai multe tipuri: decizionale, de informare, de armonizare, de explorare si eterogene. În functie de obiectivul urmărit, ele pot aborda luarea unor decizii, informarea reciprocă manageri-colaboratori, descoperirea de noi elemente privind prezentul si viitorul organizatiei, punerea de acord a deciziilor si a actiunilor conducătorilor unor departamente situate la aproximativ acelasi nivel ierarhic.

Noi ne vom referi doar la sedintele cu scop decizional, care se întrunesc de cei mai importanti oameni dintr-o organizatie si care se desfăsoară pe o perioadă de timp foarte scurtă, fiind foarte obiectivă.

Pierdem prea mult timp neproductiv în şedinţe, şi totuşi suntem reticenţi în a face ceva pentru a rezolva problema. Putem schimba această situatie dacă petrecem ceva timp:

- evaluând cu grijă ceea ce şedinţele produc în ziua de astăzi;

- pregătindu-ne să renunţăm la multe premise privind modul de organizare a şedinţelor.

În general, o sedintă trebuie să fie pregatită înainte prin anumiti pasi: anuntarea locului, datei si orei exacte, astfel ca toti cei vizati să stie din timp si să fie prezenti; amenajarea locului înainte de desfăsurarea sedintei propriu–zise; stabilirea obiectivului sedintei si nu în ultimul rând, pentru mai buna desfăsurare a sedintei respective, încadrarea continutului într-o formă pozitivă

Astfel ,sugestiile ce le vom prezenta ar putea părea neortodoxe la prima vedere dar dacă începem cu mintea deschisă, atunci vom putea să desprindem propriile concluzii şi să facem schimbările necesare.

1. Scopul sedintelor.

Nu ar trebui organizată nici o şedinţă fără un scop. Dacă analizăm cu atenţie şedinţele la care participam în prezent, ne putem întreba care este scopul fiecăreia.

Din păcate, scopul unora dintre şedinţe pare a fi:

1. să se audă şeful vorbind;

2. să se audă altcineva vorbind;

3. să fie exprimate o serie de ritualuri goale,;

4. să fie ţinuţi angajaţii departe de munca lor obişnuită;

5. să auzim noutăţi pe care le-am auzit deja;

6. să ascultăm rapoarte verbale ale unor oameni care ar fi trebuit să le scrie;

7. să pară că se iau unele decizii.

8. sa se prezinte un conflict aparut intre angajati.

Esenţa managementului este luarea deciziilor. Dacă se ia managementul participativ în serios, atunci s-ar canaliza observaţiile şi analizele diferiţilor angajaţi spre procesul de luare a deciziilor de management. Şedinţele pot fi un mecanism foarte eficient pentru aceasta. În acest sens trebuie ar trebui hotărât ca scopul şedinţelor de management să fie de a lua decizii. Ele nu ar trebui să aibă alte scopuri. Dacă sunt alte scopuri justificate, precum conştientizarea sau asigurarea că anumite informaţii sunt distribuite personalului, recomandăm să fie urmărite într-un alt tip de adunare, nu într-o şedinţă de management.

Pentru a avea un management eficient şi o organizaţie puternică, trebuie să ne asigurăm că toatele celelalte scopuri sunt puse deoparte şi că şedinţele de management sunt stabilite numai pentru a se lua decizii, pentru a ne asigura că atât managerii cât şi personalul au o contribuţie la aceste decizii şi pentru a ne asigura că deciziile se iau într-un mod eficace şi cu acurateţe.

Acest mesaj trebuie comunicat tuturor angajaţilor şi mentionat scopul şedinţelor de management.

Se observă că în prezent sedintele sunt tinute pentru a se comunica anumite noutăti, pentru a se face raportări de către subalterni – managerului si pentru a se discuta probleme întâmpinate de la ultima sedinta până în momentul de fată.

Putem spune ca este o procedură gresită deoarece nu îndeplineste conditiile prezentate mai sus cu privire la luarea unor decizii. Pe viitor, dacă se continuă pe aceeasi linie a modului cum vor decurge, se va instala rutina cu puncte fixe de atins, iar din sedintă managerială se va ajunge la doar o întâlnire la nivel de echipă.