Funcția de planificare și management strategic

CAPITOLUL 1: FUNCTIA DE PLANIFICARE

1.1. ELEMENTE DE TEORIE

A planifica inseamnă a te pregăti azi pentru ceea ce vei face maine. Planificarea este funcţia managerială de start – kilometrul zero pentru management. Înainte ca un manager să organizeze, să coordoneze şi să controleze el trebuie să aibă un plan, altfel, activităţile ulterioare (celelalte funcţii manageriale) nu au scop sau direcţie. Ceea ce de fapt se realizează în continuare sunt deciziile stabilite în planificare.

Definiţie: Planificarea presupune proiectarea şi estimarea viitoarei evoluţii a firmei, incluzând toate activităţile care conduc la definirea obiectivelor şi la determinarea cursurilor de acţiune adecvate care să facă posibilă atingerea obiectivelor stabilite. Funcţia de planificare răspunde la întrebările CE, CUM, şi CÂND se va realiza şi CINE este responsabil.

Pentru ca organizaţia economicã sã obţinã rezultate prin care sã supravieţuiascã, în ansamblul ei dar şi fiecare componentã, fiecare angajat trebuie sã ştie ce are de fãcut, iar rãspunsul se obţine prin planificare.

Scopul funcţiei de planificare este stabilirea obiectivelor, ţintelor cãtre care va fi orientatã activitatea în viitor, precum şi a modalitãţilor - acţiunile, resursele necesare şi alocarea lor, implementarea - de a le realiza. Prin Funcţia de planificare se stabileşte cel mai adecvat curs al acţiunilor viitoare pentru ca organizaţia sã obţinã rezultatele dorite. Dacã managerii doresc sã stãpâneascã evoluţia organizaţiei industriale ei trebuie sã planifice. Absenţa planificãrii ar face loc instalãrii haosului, hazardului; în asemenea condiţii, organizaţia ar trebui sã aibã o reacţie defensivã, iar succesul ar fi doar o probabilitate, un rezultat al unui complex de întâlniri favorabile. Dacã s-ar proceda aşa, managerii ar trebui sã rãspundã presiunilor curente exercitate fie din interior, dar mai ales de cãtre componentele mediului extern asupra organizaţiei, în loc sã determine un curs al activitãţilor direcţionat cãtre scopuri previzionate ca necesare şi stabilite în mod deliberat. Vãzutã din acest punct de vedere, planificarea devine principalul instrument managerial de adaptare a organizaţiei la schimbare.

Planificarea este o activitate prin excelenţã managerialã. Toţi managerii, într-un fel sau altul, planificã. Totuşi, modul de abordare a planificãrii, maniera de a ajunge la planuri, complexitatea şi conţinutul planurilor diferã de la un nivel managerial la altul şi chiar de la o organizaţie la alta. Ceea ce rãmâne la fel este aspectul referitor la eficienţa activitãţilor manageriale; oriunde, la orice nivel şi în orice organizaţie economicã, un management efectiv şi eficient implicã acţiuni de planificare formalizate.

Managementul prin obiective (MPO) reprezintă unul dintre sistemele de planificare şi control cu cea mai largă utilizare în organizaţii. MPO constă din stabilirea obiectivelor, planificarea pentru atingerea acestora, un proces de autocontrol şi un sistem periodic de revizuire, urmat de o evaluare a performanţelor. Dacă angajaţii sunt implicaţi activ în stabilirea obiectivelor şi dacă există un sistem de acordare de feedback, performanţele se îmbunătăţesc în mod evident.

Henri Fayol considera că planificarea reprezintă cea mai importantă funcţie pe care o îndeplinesc managerii. Orice organizaţie se schimbă odată cu trecerea timpului, aceste schimbări fiind determinate de mediul economic, politic, tehnologic şi competiţional aflat într-o permanentă transformare.

Planificarea este o activitate orientată spre viitor şi reprezintă procesul de stabilire a obiectivelor şi a ceea ce trebuie făcut pentru a atinge aceste obiective. Managerii decid ce trebuie făcut, când trebuie făcut, cum trebuie făcut şi cine trebuie să o facă. (George A. Steiner).

Provocarea în procesul planificării constă în a lua decizii care să asigure cu succes viitorul organizaţiei. Planificarea este un proces care nu se încheie odată cu crearea unui plan, ci continuă cu implementarea acestuia, ţinându-se cont de faptul că, în etapa de implementare şi control, planul poate necesita îmbunătăţiri sau modificări menite să îl facă mai eficient. Planificarea este o activitate de luare de decizii care reprezintă baza procesului de management şi care îi ajută pe manageri să organizeze, conducă şi controleze oferind organizaţiei o ţintă şi o direcţie.

1.2 IMPORTANŢA UNEI PLANIFICĂRI EFICIENTE

Planificarea ar trebui să existe la toate nivelele manageriale de la managerii de producţie care trebuie să stabilească fluxurile de muncă în mod eficient şi până la managerii de marketing care trebuie să stabilească în mod eficient canalele de distribuţie sau managerii serviciilor administrative, care trebuie să stabilească tipurile de documente şi fluxurile informaţionale.

Planificarea eficientă este esenţială pentru succes. Fiecare manager stabileşte obiective şi descrie ce trebuie făcut pentru ca acestea să fie atinse, iar responsabilitatea de a planifica depinde de funcţia exactă pe care managerul o ocupă şi de caracterul şi obiectivele organizaţiei în care acesta lucrează. Însă indiferent de dimensiunile sau scopurile organizaţiei, planificarea aduce beneficii printre care dezvoltarea de abilităţi manageriale, creşterea posibilităţii de a avea succes, coordonarea eforturilor interdepartamentale şi pregătirea pentru schimbare.

Prin însăşi natura sa, planificarea îi instruieşte pe manageri să se gândească la viitorul organizaţiei, la cum să îl îmbunătăţească, şi la rolul lor în schimbare. Planificarea presupune ca managerii să fie proactivi – oameni care fac lucrurile să se întâmple; de aceea, procesul planificării îi învaţă pe manageri să analizeze şi să se gândească la viitor cu atenţie şi să înţeleagă mai bine rolul esenţial pe care îl are o schimbare necesară.

Planificarea este legată de succesul organizaţiei, motiv pentru care organizaţiile care au sisteme de planificare au mai mult succes financiar.

Planurile ajută la definirea standardelor de performanţă datorită faptului că asigură clarificarea obiectivelor şi atribuţiilor (ce trebuie să facă fiecare şi când trebuie să o facă). Aceste standarde sunt folosite pentru evaluarea performanţelor într-un mod mai obiectiv şi mai raţional.

Dacă o organizaţie nu are planuri, va fi obligată să facă faţă evenimentelor zilnice pe măsură ce acestea apar. Pe de altă parte, în condiţiile existenţei planurilor, managerii au posibilitatea de a se concentra asupra obiectivelor urmărite şi asupra acţiunilor ce trebuie făcute pentru atingerea acestor obiective. Astfel, prin urmărirea unor obiective planificate, munca indivizilor şi a grupurilor din cadrul unei organizaţii poate fi coordonată în mod eficient.

Schimbarea rapidă este o caracteristică a societăţii actuale. Schimbările survin din ce în ce mai frecvent, mai ales în domeniul tehnologic computerele şi roboţii revoluţionează metodele de producţie în industria zilelor noastre. Schimbări sunt resimţite însă şi în economie, în legislaţie, precum şi în normele şi aşteptările sociale. Planificarea reprezintă principalul instrument pe care managerii îl au la îndemână în încercarea lor de a face faţă schimbărilor. Managerul care planifică în mod eficient şi anticipează schimbarea va avea mai mult control decât cel care nu anticipează evenimentele viitoare.