Implementarea unui Soft pentru Managementul Documentelor în Cadrul Firmei Oil Company

1. DATE GENERALE

1.1.Obiectivele studiului de oportunitate

Prin implementarea unui nou sistem informatic la nivelul firmei , se are in vedere imbunatatirea subsistemelor informational si decizional din firma Oil Company, prin crearea unui flux informational mai rapid, care va duce la o mai rapida fundamentare a deciziilor. Intr-o prima faza, sistemul SAP DMS va fi implementat pentru o mai buna evidenta a contractelor, ulterior fiind utilizat si pentru alte tipuri de documente. S-a ales implementarea acestei solutii de document management deoarece in cadrul firmei este deja implementet sistemul SAP R/3.

1.2 Prezentarea generala a companiei

Firma Oil Company este relativ noua pe piata, infiintatata de aproximativ 4 ani.

Principalele domenii in care îşi desfăşoară activitatea sunt:

- exploatarea, gestionarea şi descoperirea zăcămintelor de petrol, gaze;

- transportul şi comercializarea produselor realizate;

- cercetare, proiectare, lucrări de intervenţii, punere în producţie şi reparaţii sonde,întreţinere şi reperaţii utilaje, scule, echipamente, lucrări şi tehnologii specifice;

- colaborare economică, tehnico-ştiinţifică şi executarea de lucrări in tara in domeniul său de activitate;

- aprovizionare tehnico-materială, transport propriu auto.

După natura activităţii desfăşurate, unităţile componente se grupează după clasificarea activităţilor din economia naţionala astfel : extracţia petrolului brut, activităţi de servicii anexe extracţiei petrolului si gazelor naturale, forajul sondelor de titei, gaze.

1.3.Sistemul de management

Prezentarea generala a sistemului de management, folosind metodologiile de diagnosticare deja cunoscute, la nivelul celor 4 subsisteme (informational, decizional, organizatoric si metodologic). Este practic o “radiografie” a starii actuale, absolut necesara pentru a scoate în evidenta “zonele” pe care s-ar putea “plia” viitorul software.

Subsistemul informational

Componenta informaţionalǎ realizeazǎ legǎtura între sistemul decizional şi celelate subsisteme la nivel microeconomic. Sistemul informaţional este principalul furnizor de informaţii din cadrul întreprinderii Oil Company, farǎ care nu pot exista şi funcţiona celelalte subsisteme. Prin componentele sale, sistemul informaţional asigurǎ atât transmiterea informaţiilor necesare diverselor niveluri de decizie, cât şi a conţinutului deciziilor cǎtre nivelele operaţionale.

Prin intermediul acestuia se asigurǎ pe de o parte fundamentarea deciziilor şi pe de altǎ parte, fundamentarea acţiunilor necesare pentru aplicarea acestora. Volumul informaţiilor vehiculate în cadrul fluxurilor informaţionale este mediu, variind în funcţie de nivelul ierarhic cǎruia îi sunt adresate.

In cadrul companiei se lucreaza cu o serie mare de documente tipizate, precum si proprii firmei. Toate documentele informaţionale trebuie proiectate în vederea prelucrǎrii lor în cadrul unui sistem. Trebuie avutǎ în vedere necesitatea implementǎrii unui sistem informatic pentru prelucrarea cât mai uşoarǎ a informaţiilor de pe documentele tipizate cat si celor proprii.

Analiza sistemului informaţional cuprinde:

a.Fluxurile şi circuitele informaţionale.

Drumul parcurs de informaţiile din diverse documente, de la emiţǎtori la beneficiari, este reflectatǎ de fluxurile şi circuitele informaţionale. Acestea nu sunt conturate pe compartimente funcţionale şi operationale, ci la nivel de document. Legǎturile informaţionale dintre compartimente şi activitatea informaţionalǎ a fiecǎrui compartiment în parte ar trebui sǎ fie reflectatǎ într-un regulament de ordine interioarǎ, lucru care în cadrul Oil Company nu se respectǎ. Nu se fac nici referiri la fluxurile şi circuitele informaţionale. Astfel accesul la informaţie este mai greoi, iar unele dintre ele ajung sǎ nu mai fie folosite corespunzǎtor, atât din punct de vedere calitativ cât şi din punct de vedere cantitativ.

b.Informaţiile vehiculate în sistem.

Totalitatea informaţiilor care circulǎ, prin fluxurile şi circuitele informaţionale sunt foarte variate, lucru care solicitǎ o multitudine de documente informaţionale. Nu toate informaţiile cuprinse de acestea sunt valorificate în procesele decizionale. Excesul acestora complicǎ sistemul informaţional şi genereazǎ deficienţe majore, cum ar fi redundanţa sau supraîncǎrcarea circuitelor informaţionale.

c.Mijloacele de tratare a informaţiilor.

În mare parte sunt manuale, lucru ce duce uneori la întârzierea transmiterii cǎtre decidenţi sau executanţi în timp util. În principiu, transmiterea se face în timp util deoarece dimensiunea firmei nu este foarte mare.

d.Mijloacere de alterare a informaţiei - distorsiunea se poate manifesta din cauza unor cunoştinţe incomplete ale personalului.