Managementul Prelucrării Comenzilor

INTRODUCERE

MANAGEMENTUL PRELUCRĂRII COMENZILOR

Include sistemele de:

- preluare a comenzilor clienţilor,

- verificare a stadiului de prelucrare a acestora,

-de comunicare cu clientul şi

-de onorare concretă a acestora prin livrarea bunurilor

Astfel, prelucrarea comenzilor contribuie direct la performanţa logistică prin reducerea intervalului de livrare a produselor ca urmare a unei decizii judicioase şi corect fundamentate de declanşare a livrării produselor către client .

Principalele decizii manageriale specifice managementului prelucrării comenzilor urmăresc:

(1) stabilirea procedurilor de primire a comenzilor de la clienţi,

(2) stabilirea metodelor de transmitere a informaţiilor privind comenzile în cadrul firmei,

(3) definirea ordinii de prioritate in prelucrarea comenzilor

(4) alegerea variantei de onorare a comenzii.

Concret, prelucrarea comenzilor include activităţi de verificare a stocurilor şi a plăţilor, de prelucrare a facturilor şi de stabilire a cantităţilor . Pentru desfăşurarea eficace a acestor activităţi, prelucrarea comenzilor este in cea mai mare parte un proces amplu şi foarte automatizat.

Deoarece prelucrarea comenzilor este o componentă a interfeţei cu clientul ea poate avea un rol fundamental in formarea percepţiei acestuia asupra nivelul de servire şi in stabilirea nivelului satisfacţiei clientului . Totodată, prelucrarea comenzilor are o pondere foarte mare (pănă la 70%) in timpul de desfăşurare a ciclului unei comenzi .

Ca urmare, in scopul creşterii eficacităţii şi a preciziei prelucrării comenzilor, din ce in ce mai multe firme implementează metode complexe de lucru cum ar fi :

(a) schimbul de date computerizat (EDI - electronic data interchange) care permite eliminarea documentaţiei prin introducerea datelor direct in sistemul informatic al vănzătorului,

(b) transferul electronic de fonduri (EFT — electronic funds transfer),

(c) utilizarea codurilor de bare pentru identificarea produselor solicitate şi actualizarea automată a nivelului stocului,

(d) utilizarea calculatoarelor portabile şi a conexiunilor rapide care permit urmărirea in timp real a disponibilităţii bunurilor şi stadiului prelucrării comenzilor .

ASPECTE GENERALE PRIVIND MANAGEMENTUL COMENZILOR

Modul de gestiune al comenzilor de la clienţi către furnizori

Urmărirea comenzilor de la clienţi, determinarea necesarului de aprovizionat si efectuarea comenzilor la furnizori sunt procese economice care duc la creşterea vanzărilor, a cotei de piaţa şi imbunataţirea relaţiilor cu clienţii si furnizorii.

Managementul Comenzilor are ca punct central stocurile. Documentul de bază îl constituie comanda de la client în care se înscriu date privind cantitatea, preţul, termenul de livrare, termen de plată. Aceste comenzi pot fi inregistrate în mai multe feluri: prin furnizarea directă a informaţiilor de către client prin telefon, fax, e-mail sau furnizate de către agenţii de vânzări.

Agenţii de vânzări au doua variante de înregistrare a comenzilor: mijloace electronice ( laptop, smartphone), prin intermediul internetului sau în baza comenzilor scrise preluate direct de la client .

Prin introducerea comenzilor se rezervă stoc pentru livrarea produselor în termenele stabilite cu clientul şi specificate pe comandă. Aceste comenzi se centralizează si se compară cu stocurile existente. În urma acestei operaţiuni se determină necesarul de aprovizionat, se întocmeşte comanda către furnizori şi se stabileşte planificarea aprovizionărilor.

Operatorii au la dispoziţie informaţii cu privire la planul de livrare al produselor către clienţii, de care se ţin seama in stabilirea planului de aprovizionare. Aplicaţia generează soluţii de aprovizionare în funcţie de condiţii precum: cel mai mic pret, termen de livrare, termen de plată. După efectuarea comenzilor către furnizori şi planificarea aprovizionărilor se poate finaliza planul de livrare a produselor către clienţi.

În procesul de livrare operatorii au la dispoziţie informaţii privind comenzile de onorat ( clienţii cărora trebuie livrată marfa, produsele, data livrării, preţuri, termene de plată). Întocmirea facturii se face automat prin transferarea produselor din comandă cu posibilităţi de modificare.