Metode de îmbunătățire a relațiilor dintre cetățeni și administrația publică

1. INTRODUCERE

Odată cu creşterea cererii din partea cetăţenilor, reprezentanţilor mass-media, sectorului privat, politicienilor şi organizaţiilor non-guvernamentale (ONG-uri) pentru informaţii din partea autorităţilor locale şi a funcţionarilor pubici, acestea s-au confruntat cu probleme serioase pentru a răspunde eficient acestei cereri.

Ca traseu de urmat, funcţionarii publici locali trebuie să răspundă nevoilor cetăţenilor în mod transparent şi deschis. Una din metodele practicate constă în crearea Centrelor de Informaţii pentru Cetăţeni (CIC-uri) capabile să ofere informaţii şi ajutor cetăţenilor pentru rezolvarea problemelor acestora.

O importanţă deosebită în legătură cu activitatea CIC¬¬-urilor reprezintă următoarele aspecte:

-Managementul financiar al serviciului;

-Legislaţia naţională şi Hotărârile relevante ale Consiliilor Judeţene;

-Standardele de performanţă ale CIC-ului;

-Programe şi activităţi de participare cetăţenească;

-Practici inovatoare în activitatea de informare a cetăţenilor.

CIC-ul este important pentru cetăţeni, primari, consilii locale şi funcţionari publici. Serviciul respectiv economiseşte timpul şi efortul fiecăruia pentru că cetăţenii nu trebuie să se ducă la Primărie atât de des şi nu sunt forţaţi să meargă la mai multe birouri din cadrul Primăriei. Primarul şi Consiliului Local au posibilitatea să-i informeze eficient pe cetăţeni despre activităţile administraţiei publice locale, serviciile oferite şi deciziile adoptate. ClC-ul reduce volumul de lucru în alte departamente ale Primăriei pentru simplul motiv că el îşi asumă toate activităţile legate de contactul cu cetăţeanul.

Un alt beneficiu major oferit de CIC este asigurarea unei comunicări şi cooperări eficiente dintre cetăţeni şi administraţia publică locală. Deoarece solicită părerea cetăţenilor, CIC-ul informează direct Primăria şi poate propune soluţii pentru rezolvarea problemelor comunităţii semnalate de cetăţeni. Iar prin actualizarea informaţiei relevante, ClC-ul poate promova o comunicare mai bună şi cu alte comunităţi.

CIC-ul este un serviciu care, conform organigramei, face parte din cadrul Direcţiei de Comunicare, având ca personal 13 funcţionari de execuţie şi 1 director executive, în total 14 persoane. Mai mult ca orice alt serviciu din cadrul Primăriei CIC se află într-o strânsă relaţie de colaborare cu toate serviciile şi birourile atât ale Primăriei cât şi ale Consiliului Local şi Judeţean.

2. ÎNFIINŢAREA CIC

Pasul 1: Angajamentul primarului şi Consiliului Local

Pasul 2: Emiterea HCL/Dispoziţiei de Primar

Pasul 3: Alocarea resurselor

Pasul 4: Organizarea CIC

Pasul 5: Crearea bazei de date CIC

Pasul 6: Sistemul de comunicare internă şi externă

Pasul 7: Promovarea CIC

2.1 Angajamentul / iniţiativa conducătorului unităţii de a înfiinţa CIC ca răspuns la nevoia comunităţii şi instituţiei.

Pentru a aduce administraţia publică mai aproape de cetăţean, pentru a o face mai transparentă şi receptivă la nevoile şi aşteptările cetăţenilor şi pentru ca ea să devină un prestator de servicii de înaltă calitate, primarul şi Consiliul Local crează Centrul de Informaţii pentru Cetăţeni conform prevederilor legii şi adaptat nevoilor locale. Primarul, echipa sa executivă şi Consiliul Local colaborează pentru a organiza departamentul astfel încât să ofere în cele mai bune condiţii informaţii şi asistenţă cetăţenilor pentru rezolvarea diverselor probleme. În acelaşi timp, unul din obiectivele CIC este de a colecta informaţii de la comunitate şi a le transmite celorlalte departamente, pentru ca acestea să-şi adapteze serviciile nevoilor comunităţii. Este atribuţia CIC de a organiza şi de a face eficientă comunicarea atât în interiorul instituţiei, cât şi spre comunitate.

Acţiuni de îndeplinit în sprijinul iniţiativei de a crea CIC:

- Chestionar pentru cetăţeni privind nevoia de a înfiinţa un astfel de compartiment;

- Identificarea activităţilor care ar veni in sprijinul cetăţeanului;

- Identificarea activităţilor care ar veni în sprijinul primarului şi altor compartimente din Primărie;

- Identificarea activităţilor care ar veni in sprijinul Consiliului Local.

Ţinând seama de avantajele oferite, de funcţionarea CIC, comunităţii şi administraţiei publice, primarul şi Consiliul Local se angajează în crearea acestui tip de compartiment. CIC poate să fie un compartiment nou, cu angajaţi noi (sau funcţionari transferaţi din alte compartimente) sau poate fi construit prin dezvoltarea unui compartiment existent (de exemplu, Biroul de Relaţii cu Publicul şi Registratură) prin modificarea responsabilităţii şi atribuţiilor de serviciu. În ambele cazuri este necesară aprobarea unei noi organigrame, care să conţină noul compartiment sau vechiul compartiment care îşi păstrează structura, dar i se modifică atribuţiile şi uneori şi denumirea.

2.2 Adoptarea Hotărârii Consiliului Local sau dispoziţia primarului pentru includerea CIC în organigramă (referat de specialitate, expunere de motive, proiect de HCL, dispoziţia primarului)

În oricare din cele două situaţii (compartiment nou sau compartiment vechi cu responsabilităţi şi sarcini mai multe şi mai diverse), primarul supune Consiliului Local o expunere de motive care să fundamenteze hotărîrea Consiliului Local pentru organizarea departamentului şi modificarea organigramei. Documentul justificativ trebuie să prezinte avantajele creării sau dezvoltării unui astfel de compartiment, pentru diferiţi beneficiari:

Pentru cetăţeni

- Accesul uşor la informaţii;

- Clarificarea procedurilor pentru obţinerea de avize, certificate şi alte documente emise de Primărie;

- Orientarea spre alte instituţii abilitate să rezolve problemele cetăţenilor;

- Folosirea formularelor tip, care trebuie completate doar cu datele personale.

Pentru Primărie

- Descongestionarea activităţii celorlalte servicii;

- Funcţionarii nu mai sunt întrerupţi din activitate de cetăţeni care solicită informaţii;

- Stabilirea unor proceduri standard pentru circuitul informaţiei care reduc stresul funcţionarului;

- Folosirea formularelor tip care pot fi mai uşor procesate şi înregistrate;

- Conformitate cu legislaţia.

Pentru Consiliul Local

- Un singur punct de unde poate obţine informaţii şi poate consulta materiale;

- Un singur punct unde poate afla informaţii care vin de la comunitate;

- Poate să folosească CIC pentru a organiza acţiuni în comunitate.

Bază legislativă pentru înfiinţarea CIC:

Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţia de interes public:

Art. 3. - Asigurarea de către autorităţile şi instituţiile publice a accesului la informaţiile de interes public se face din oficiu sau la cerere, prin intermediul compartimentului pentru relaţii publice sau al persoanei desemnate în acest scop.

Art. 4. - (1) Pentru asigurarea accesului oricărei persoane la informaţiile de interes public autorităţile şi instituţiile publice au obligaţia de a organiza compartimente specializate de informare şi relaţii publice sau de a desemna persoane cu atribuţii în acest domeniu.

(2) Atribuţiile, organizarea şi funcţionarea compartimentelor de relaţii publice se stabilesc, pe baza dispoziţiilor prezentei legi, prin regulamentul de organizare şi funcţionare a autorităţii sau instituţiei publice respective.

HG 123/2003 privind normele de aplicare ale legii 544:

Art. 3 - (2) Compartimentele specializate de informare şi relaţii publice pot fi organizate, în cadrul autorităţilor sau instituţiilor publice centrale ori locale, ca birouri, servicii, direcţii sau direcţii generale, în subordinea conducătorului autorităţii sau instituţiei publice respective, care, în funcţie de situaţie, poate dispune coordonarea acestora de către o altă persoană din conducerea autorităţii sau instituţiei publice respective.

(3) Atribuţiile, organizarea şi funcţionarea compartimentelor de informare şi relaţii publice se stabilesc, în baza legii şi a dispoziţiilor prezentelor norme metodologice, prin regulamentul de organizare şi funcţionare a autorităţii sau a instituţiei publice respective.