Planul de Contingență în Cadrul Proiectelor și Programelor Publice și Private

1. NOŢIUNI GENERALE

Aşa cum este firesc, vom începe proiectul prin a defini termenii cu care vom lucra. Aşadar, un plan poate fi definit astfel:

1. Planul este un proiet elaborat cu anticipare, cuprinzând o suită ordonată de operaţii destinate să ducă la atingerea unui scop. (DEX)

2. Planul este un instrument managerial care se bazează pe analiza factorilor materiali, financiari şi umani ai organizaţiei prin care se asigură o utilizare judicioasă şi o coordonare eficientă a factorilor de producţie. La nivelul organizaţiei, planurile conţin prevederi şi sarcini ce acopera toate laturile activităţii economico-sociale: producţie, cercetare-dezvoltare, aprovozionare, desfacere pe piaţa internă, export, asigurarea de muncă si de resurse necesare, salarizare, determinare costurilor de produţie şi a rentabilităţii. (Managentul Organizaţiei - Viorel Cornescu, Sica Stanciu, Ioan Mihăilescu Ed. All.Beck-2003, Bucureşti)

3. Planul este un sistem de stabilire a priorităţilor şi a direcţiilor principale ale activităţilor structurilor economice pe o anumită perioadă de timp. (Dicţionar General de Afaceri - Vol. III, Constantin Niţă, Gabriel Brătucu, Marius Popescu, Ed. Ecran Magazin- 2003, Braşov)

4. Planul face parte din funcţia de previziune care se bazează pe analiza profundă a următoarelor elemente: resurse disponibile, rezultatele activităţii trecute, situaţia actuală, scopurile activităţii. Funcţia de previziune se realizează prin intermediul diagnozei, prognozei, planificării şi programării produţiei. Prin intermediul planurilor se stabilesc obiectivele acestora, direcţiile de acţiune concrete pe un timp limitat, de regulă între 5 ani şi o lună, se asigură folosirea eficientă a tuturor resurselor, coordonarea corespunzătoae a acestora, corelarea activităţii organizaţiei cu activitatea celorlalte organizaţii cu care întreţine relaţii economice, sociale. (Managentul Organizaţiei - Viorel Cornescu, Sica Stânciu, Ioan Mihăilescu, Ed. All.Beck-2003, Bucureşti)

5. „Orice plan este rău dacă nu este uşor supus modificării.” (Bartolomeo De San Concordia)

O premisă de bază pentru un bun management strategic este conceperea unor planuri de acţiune pentru a gestiona evenimente favorabile sau nefavorabile înainte ca acestea să devină o realitate.

Planurile de contingenţă se pot defini ca planuri de siguranţă ce pot fi puse în aplicare dacă anumite evenimente nu se dezvoltă conform aşteptărilor. Acestea reprezintă alternative la planul de lucru iniţial, alternative ce presupun modalităţi de lucru total diferite de ceea ce s-a făcut până în acel moment. De obicei se schimbă doar modalitatea de lucru, nu şi cadrul de timp în care se desfăşoară proiectul.

Planul de contingenţă este o reacţie instantanee la modalităţi de lucru nefuncţionale. Planurile de contingenţă sunt elaborate pentru a răspunde la întrebările formulate astfel: „Ce ar fi dacă …?” (Ce ar fi dacă produsul nu se vinde bine? Ce ar fi dacă managerul se opune propunerii mele de proiect? Ce ar fi dacă la evenimentul organizat de mine ar veni prea mulţi participanţi? etc.).

Planurile de contingenţă, prin natura lor, trebuie să fie concepute într-o manieră flexibilă: nu putem prevedea toate riscurile posibile legate de proiectul nostru. Aceasta flexibilitate înseamnă posibilitatea de a adapta planul de contingenţă la orice situaţie neprevăzută căreia planul de lucru iniţial nu îi poate face faţă.

Etimologic, contingenţă sugerează “legătura” şi “puterea în legătură”, sugestia acoperind atât elementele alcătuitoare ale organizaţiei, cât şi raporturile organizaţiei cu exteriorul, altfel spus, situaţiile specifice fiecărei organizaţii şi fiecărei solicitări cu care se confruntă.

Planul de contingenţă este implementat în următoarele situaţii:

• Defecţiuni tehnice majore;

• Reducerea drastică a forţei de muncă active în firmă;

• Dezastre naturale;

• Demisii;

• Greşeli în lanţ la nivel administrativ;

• Grave probleme de comunicare în cadrul proiectului;

• Un plan şi un program al resurselor ineficient;

• Schimbări politice majore;

• Întârzieri pe drumul critic.

Este foarte util să pregătim aceste planuri de contingenţă în paralel cu planul iniţial de lucru. Planurile de contingenţă sunt strâns legate de monitorizarea proiectului: dacă indicatorii de monitorizare nu sunt atinşi sistematic atunci este absolut necesar să schimbăm modul de lucru.

Deci planificarea de contingenţă cauta să identifice dinainte acele aspecte din planul de bază care pot eşua, să decidă modul în care vor fi confruntate situaţiile adverse şi să ofere pregătire în acest sens. Implicit, planurile de contingenţă vizează toate direcţiile de dezvoltare şi trebuie încorporate ca elemente ale oricărui tip de plan.