Descrierea și Analiza Postului

Definirea postului

Fiecare angajat în organizaţia în care lucrează,îndeplineşte un ansamblu de atribuţii ,de care depinde realizarea obiectivelor stabilite.

Postul reprezintă activitatea pe care o persoană o prestează, în mod permanent şi organizat, într-o firmă în schimbul unui salariu. Postul mai este definit şi ca o grupă de activităţi căreia îi sunt asociate îndatoriri,sarcini şi responsabilităţi de îndeplinit.Definirea unui post cuprinde descrierea,analiza şi evaluarea acestuia.

“Analiza postului “ este o investigaţie sistematică a sarcinilor ,îndatoririlor şi responsabilităţilor postului,precum şi a îndemânării cunoştinţelor şi abilităţilor necesare ocupantului ,pentru a-l face performant.

“Descrierea postului”este un rezultat al analizei postului,care cuprinde sarcinile,îndatoririle şi responsabilităţile cerute de postul respectiv ,care include şi cerinţele privind pregătirea,experienţa ,trăsăturile de personalitate aptitudinile fizice şi speciale necesare din partea angajatului. “Evaluarea postului” constă în determinarea complexităţii acestuia ,comparativ cu alte posturi.

Fără o analiză raţională a postului managerii nu vor putea aplica o politică corectă de personal,nu vor putea alege “omul potrivit pentru postul potrivit”.

Descrierea postului

Definire - descrierea postului se bazeaza pe concluziile rezultate in urma analizei postului, incluzand informatii care caracterizeaza postul respectiv, precum si lista principalelor responsabilitati.

Continut - Descrierea postului contine:

1. identificarea postului (stabilirea rolului, pozitiei si atributiilor acestuia);

2. specificarea postului (se precizeaza cerinte privind educatia, experienta, trasaturile de personalitate, aptitudinile necesare noului angajat).

3. Descrierea posturilor de conducere este mult mai dificila decat cea a posturilor de executie, fiind mai imprecisa descrierea sarcinilor si a pasilor ce trebuie efectuati pentru realizarea lor.

Realismul descrierii - pentru a avea garantia unri descrieri de post conforme cu realitatea, se vor respecta urmatoarele reguli:

1. sa se bazeze pe informatiile oferite de analiza postului;

2. sa contina toate punctele necesare scopului pentru care a fost elaborata;

3. sa foloseasca un stil concis;

4. sa nu contina informatii contradictorii care pot lasa loc la interpretari;

5. sa defineasca clar sarcinile si limitele de responsabilitate;

6. sa contribuie la aprecierea de catre angajat a muncii prestate, nu ca pe o activitate de rutina ci ca pe o creatie personala;

7. sa ofere angajatului informatii noi si semnificative despre postul sau.

Etapele descrierii postului:

1. identificarea postului (precizarea denumirii compartimentului din care face parte si a codului de recunoastere);

2. explicarea scopului (i se va explica angajatului clar si pe intelesul sau ce se urmareste, cum se va proceda si avantajele sale ce decurg din faptul ca descrierea postului il va ajuta sa-si indeplineasca mai bine si mai usor responsabilitatile);

3. culegerea informatiilor (prin distribuirea de chestionare, realizarea de interviuri etc.);

4. redactarea descrierii postului (ca o sinteza a elementelor importante ce caracterizeaza postul respectiv).

Evaluarea postului

Evaluarea postului decurge din analiza acestuia si se bazeaza pe descrierea postului. Evaluarea urmareste determinarea importantei relative a postului, in scopul asigurarii unei echitati interne a sistemului de recompensare, a eliminarii subiectivismului si a voluntarismului in acest domeniu. Ea serveste la determinarea complexitatii acestuia, comparativ cu alte posturi.

Metode de evaluare a posturilor:

1. Determinarea pretului pietei - cea mai simpla metoda, ce consta in asimilarea posturilor proprii cu posturi din alte unitati, stabilind salariile in mod identic cu cele de pe piata muncii;

2. Metoda ierarhizarii posturilor - consta in ordonarea posturilor din cadrul firmei, de la cel mai simplu la cel mai complex;

3. Metoda clasificarii (gradarii) predeterminate a posturilor - consta in incadrarea fiecarui post din structura firmei intr-o clasificare generala a posturilor pe grade, plecand de la un grup de factori (responsabilitate, indemanare, experienta, volum de munca etc.);

4. Metoda clasificarii pe puncte - consta in aprecierea dificultatilor postului printr-un numar de puncte care rezulta din insumarea punctelor aferente factorilor de dificultate sau de complexitate a activitatii (indemanarea, responsabilitatea, efortul, conditiile postului;

5. Metoda compararii factorilor (sau "metoda rangurilor", "metoda preordonarii" - pentru fiecare factor de dificultate, posturile se compara intre ele si li se atribuie "ranguri" de la 1 pana la n, cifra cea mai mica reprezentand un post mai important. Prin insumarea ponderata a locurilor (rangurilor) se obtine un rang global al postului, care reprezinta clasamentul general.

Reproiectarea postului

Reproiectarea postului este necesara in cazul in care competenta titularului unui post se modifica. Ea se poate realiza prin:

1. largirea continutului activitatilor postului (prin acordarea unor sarcini mai complexe si cresterea responsabilitatilor);

2. imbogatirea continutului activitatilor postului (prin care se urmareste completarea responsabilitatilor de executie cu activitati de conceptie si control).

Etapele reproiectarii sunt:

1. completarea zilnica a unui jurnal cu activitatile postului (prin care se identifica natura si frecventa sarcinilor, si se fac aprecieri cu privire la corectitudinea si oportunitatea activitatii; se va mentiona natura reactiei la indeplinirea acestei activitati);

2. studiul activitatilor postului de munca (informatiile din jurnalul de activitate pot fi preluate pentru a se realiza o descriere de post obiectiva; in acest scop se va intocmi:

- tabelul sarcinilor - care permite calcularea frecventei sarcinilor - ,

- tabelul mijloacelor - care permite ca, pentru fiecare sarcina, sa se precizeze mijloacele materiale necesare si mijloacele de informare solicitate -, si

- tabelul conexiunilor - in care, pentru fiecare sarcina, se va evidentia modul de realizare, cine a solicitat-o si de cate ori, daca la baza indeplinirii a fost initiativa executantului, daca a stat la baza adoptarii unor decizii, cate alternative au fost identificate);

3. asigurarea corespondentei dintre post si persoana.