Diagnosticul Calității

1. Consideraţii generale privind diagnosticul calităţii

În managementul firmei, metoda diagnosticării îndeplineşte acela si rol pe care îl regăsim si în medicina.

Un doctor nu este considerat bun daca nu reuşeşte sa stabilească cu exactitate un diagnostic.

La fel se pune problema si în managementul firmei, managerii trebuind să diagnosticheze precis domeniul condus, pentru a fundamenta corect decizii.

Ca metoda de management, diagnosticarea poate fi definita ca fiind acea metoda ce asigura analizarea firmei si a componentelor sale procesuale si structurale cu ajutorul unui instrumentar specific in scopul principal de a identifica punctele forte si slabe ale domeniului analizat si, pe aceasta baza, formularea de recomandări cu caracter corectiv sau de dezvoltare.

Prin extensie, referindu-ne la tema noastră, calitatea în speţă, diagnosticul calităţii reprezintă o investigare metodica a tuturor activităţilor si proceselor firmei care au implicaţii asupra calităţii produselor realizate, cu scopul evaluării rezultatelor firmei, in acest domeniu, prin raportare la rezultatele obţinute într-o anumita perioadă sau la performantele concurenţilor.

Aşa cum se desprinde din definiţia anterioara, diagnosticul calităţii are trei caracteristici definitorii:

a) Se bazează foarte mult pe relaţia cauza-efect, atât în depistarea punctelor forte si slabe, precum si pentru formularea recomandărilor.

b) Specific unui diagnostic al calităţii reuşit este caracterul lui participativ. Pentru a reuşi un diagnostic corect, este necesara formarea unei echipe competente si de implicarea mai multor angajaţi cu specializări diferite, corespunzătoare naturii problemelor analizate, din care nu trebuie sa lipsească managerii si executanţii nemijlocit implicaţi în desfăşurarea activităţilor.

c) Diagnosticul calităţii se finalizează in recomandări.

Pentru a realiza un diagnostic al calităţii reuşit, acesta trebuie să fie în prealabil pregătit, creându-se premisele necesare unui demers ştiinţific.

Aceste premise sunt:

1.Stabilirea obiectivelor diagnosticului calităţii; acestea sunt de regula următoarele:

- depistarea( pe cât posibil cuantificata) a punctelor forte si slabe

- determinarea potenţialului de viabilitate economica

- conturarea unor recomandări de amplificare a potenţialului firmei

- furnizarea elementelor necesare planificării calităţii în firmă

- stabilirea pierderilor înregistrate datorate noncalităţii.

2. Conturarea echipei ce va efectua diagnosticul calităţii.

Echipa trebuie stabilita din specialişti din afara si din cadrul firmei investigate.

Eficacitatea diagnosticului calităţii depinde foarte mult de competenta persoanelor care-l efectuează, de aceea este bine ca firma sa apeleze la experţi in domeniu.

În cadrul echipei este necesară o definire riguroasă a rolurilor pe care componenţii acesteia le îndeplinesc pe parcursul diagnosticării.

În această direcţie, cei din interiorul firmei vor furniza datele si informaţiile solicitate, vor participa la analiza activităţilor firmei prin intermediul şedinţelor de lucru, vor participa la conturarea punctelor forte, slabe si a cauzelor acestora si de asemenea vor participa la elaborarea recomandărilor.

Specialiştii din afara firmei elaborează metodologia si etapele diagnosticului, realizează analiza viabilităţii activităţilor prin prisma calităţii, definesc punctele forte si slabe, disfuncţionalităţile si cauzele acestora si elaborează recomandări.

3. Pregătirea strângerii informaţiilor si însuşirea de către echipa a metodologiei diagnosticului calităţii si a instrumentelor de strângere si analiza a datelor si informaţiilor. În acest scop, în cadrul şedinţei de lucru, coordonatorul echipei prezintă metodologia cu instrumentele de lucru. Dintre acestea pot fi enumerate: chestionarul, interviul, observarea directa, studiul documentelor, diagrama PARETO, diagrama cauza-efect, tipuri de grafice utilizate, diagrame de proces, etc.

4. Antrenarea si implicarea personalului firmei in scopul realizării unui diagnostic complet si corect.

2. Etapele diagnosticului calităţii

În general, un diagnostic al calităţii implică derularea mai multor etape principale: prediagnosticul, analiza critică a situaţiei existente, evaluarea costurilor calităţii si raportul diagnosticului calităţii.

Prediagnosticul calităţii

În aceasta etapa coordonatorul echipei ia primul contact cu conducerea firmei si cu componentele acesteia. De asemenea se prezintă metodologia diagnosticului calităţii. După acest schimb de informaţii se adună primele date si documente necesare, cu referire la: statutul juridic al firmei: forma juridică, structura capitalului, activităţi principale.

- date financiare: evoluţia capitalului, cifra de afaceri, profitul, fondul de salarii, active totale, rata rentabilităţii, etc.

- mijloace de producţie: suprafaţa ocupată, capacitatea de producţie, echipamente, tehnologii, procese tehnologice, situaţia investiţiilor

- resurse umane: efectiv total, efectiv direct productiv, repartizarea pe funcţii, pregătire, vârsta, productivitatea muncii, organigrama, climatul social, sistemul de salarizare

- comercial: clienţi, furnizori, referinţe de la clienţi, cifra de afaceri cu cei mai importanţi clienţi, canale de distribuţie

Aceasta informare este importanta pentru buna desfăşurare a diagnosticului si pentru elaborarea unor propuneri de îmbunătăţire a calităţii. După aceasta informare preliminara se stabileşte programul concret al derulării diagnosticului calităţii.

Analiza situaţiei existente .

Urmând planul general al diagnosticului, echipa întocmeşte fisele - chestionar ce vor fi folosite in analiza.

Aceste fise sunt structurate pentru a lua in considerare următoarele aspecte: implicarea conducerii in problemele calităţii, proiectarea si dezvoltarea, aprovizionarea, producţia, depozitarea si distribuţia, evaluarea calităţii, informare si documentare, identificarea si trasabilitatea produsului, comercializarea, formarea si antrenarea personalului.