Eficientizarea managementului instituțiilor de învățământ preuniversitar

1. Prezentarea funcțiilor și rolurilor manageriale

1.1. Funcțiile manageriale

Termenul management cuprinde un șir de varii funcții pentru a realiza un proiect cu succes. Definiția generală a managementului este „procesul de coordonare a resurselor umane, informaționale, fizice și financiare pentru realizarea scopurilor organizației". Cu alte cuvinte, managementul combină abilități creative, de afaceri, organizaționale, analitice și interpersonale și abilități de gestionare a timpului pentru a produce niște rezultate eficace orientate către scop

O abilitate este o aptitudine sau o îndemânare în realizarea unei sarcini. Abilitățile manageriale acoperă calități intangibile cum ar fi abilitățile de comunicare, negociere și cele de minimizare a conflictelor, precum și abilitatea de a gestiona timpul și stresul și de a prioritiza sarcinile. Ele ajută managerii să atingă cele mai bune rezultate posibile pentru ei și personalul lor date fiind constrângerile semnificative de timp și resurse care caracterizează practic toate pozițiile manageriale.

Abilitățile unui manager pot fi de mai multe feluri:

abilitățile tehnice reprezintă abilitatea de a folosi cunoștințe, tehnici și resurse specifice în realizarea sarcinii. Aptitudinile tehnice sunt importante în special pentru managerii din prima linie.

abilitățile decizionale reflectă calitatea deciziilor luate de către un manager. Toți managerii trebuie să aleagă mereu între abordări alternative, iar calitatea selecției determină gradul său de eficacitate. Abilitatea pentru luarea deciziei necesită în general aptitudine pentru analiză deoarece managerii trebuie să își îndeplinească o mare parte din activitatea lor prin intermediul altor oameni, abilitățile pentru relațiile umane sunt extrem de importante.

abilitățile pentru comunicare reprezintă abilitatea de a transmite înțelesuri generale într-o formă scrisă sau orală, care sunt vitale pentru performanța managerială efectivă. Aceste aptitudini sunt importante în orice domeniu, dar în special pentru unmanagerce trebuie să obțină rezultate.

abilități conceptuale - un manager trebuie să fie capabil să aibă o vedere de ansamblu, să înțeleagă complexitățile întregii instituții și felul în care diferitele componente se potrivesc una cu alta.

Toate aceste abilități sunt importante, dar importanța lor diferă în funcție de nivelul managerului în cadrul unei instituții. Spre exemplu, aptitudinile tehnice și cele pentru relațiile umane sunt mai importante la nivelurile inferioare ale managementului, în timp ce aptitudinile decizionale și conceptuale sunt deosebit de importante pentru managerii superiori.

Managementul are loc în cadrul și în cursul colaborării cu echipe de indivizi unde responsabilitățile sunt împărțite pentru a atinge țintele și obiectivele. Managerii eficace urmăresc pas cu pas realizarea proiectelor pe care și le propun.

A. Planificare

Orice manager trebuie să știe să planifice acțiuni. Trebuie planificat un plan al proiectului, acțiunile din proiect, resursele umane și materiale necesare. De asemenea, sunt planificate acțiunile echipei și sunt verificate realizările acesteia. Managerul trebuie să distribuie munca către echipe și să verifice realizarea acțiunilor cerute.

B. Prioritizare

Managerul definește prioritățile țintelor propuse. Membrii echipei pot fi uneori, din diferite motive, confruntați cu o cantitate de muncă ce le poate depăși puterea de acoperire. Echipa nu va ști să acorde întâietate unei acțiuni sau alteia pentru că nu cunoaște planul general în aceeași măsură ca managerul. Datoria acestuia este de a oferi echipei / echipelor priorități în fiecare zi pentru a-i ajuta astfel să fie eficienți. Acest lucru ajută la scăderea stresului și echipa va lucra mai eficient.

C. Delegare

Managerul trebuie să fie conștient că nu va putea să facă totul în proiectele pe care și le propune. Trebuie să aibă competențele de a înțelege și de a decide, dar nu neapărat de a face totul. Prin urmare, soluția este de a delega, de "a lăsa" pe alții să facă în locul său sub coordonarea sa. Dacă o acțiune poate fi făcută de un membru al echipei sau de o echipă, atunci trebuie planificată cu echipa și transmisă. Este recomandabil ca managerul să delege chiar și acțiuni de mică importanță pentru că și acelea necesită atenție și timp, în plus își exercită această abilitate. În felul acesta va câștiga timp pentru organizarea și conducerea proiectului propus.

D. Comunicare

Orice membru al echipei trebuie să se simtă parte integrantă din echipă și să vadă că munca lui este valorizată în cadrul instituției. Membrii echipei trebuie să știe ce, când, cum și de către cine trebuie realizată o acțiune în cadrul obiectivului propus. Pentru ca acest nivel de informație să ajungă în mod echilibrat la toți membrii echipei, managerul trebuie să își pună în aplicare planul de comunicare. Acesta trebuie să comunice către echipă rezultatele fiecărei realizări, starea de avansare a lucrărilor. Comunică direct cu oamenii pentru a-i felicita când fac bine și pentru a-i corecta atunci când greșesc sau atunci când rezultatul trebuie ameliorat. Comuncă clar și concis.

De asemenea, trebuie să stie când să utilizeze comunicarea formală în scris (exemplu : raportare către superiori, raport de avansare a lucrărilor etc.) sau comunicare informală scrisă (exemplu: cazul unei observații directe către un membru al echipei care nu a realizat o acțiune la timp).

Managerul trebuie să reușească să-și cunoască echipa, competențele și aspirațiile oamenilor. În acest fel, va putea să aloce resursele umane pe posturi și misiuni conform pregătirii și chiar a aspirațiilor acestora. Un bun manager știe să discute și să asculte membrii echipei și să le inspire încredere.