Funcția de coordonare

Cap.I Funcţiile managementului

1.1. Concept

Esenţa procesului de conducere o reprezintă funcţiile (atributele) conducerii. Prin funcţiile conducerii înţelegem activităţi specializate, relative omogene, complementare sau, convergente care îndeplinesc un rol specific în ansamblul procesului de conducere.

Cunoaşterea funcţiilor în mod aprofundat constitue o premiză majoră pentru descifrarea conţinutului ştiinţei conducerii şi a conducerii ştiinţifice, pentru însuşirea şi utilizarea eficientă a sistemelor, metodelor, tehnicilor, procedurilor şi modalităţilor moderne de conducere.

Pentru prima oară, procesele de conducere au fost identificate de Henri Fayol care a definit cinci funcţii principale:

-Previziunea

-Organizarea

-Comanda

-Coordonarea

-Controlul

Cele cinci funcţii ale conducerii, recunoscute de numeroşi specialisti, pot fi definite printr-o serie de elemente comune astfel:

- activităţile caracteristice fiecărei funcţii sunt specifice în ansamblul lor numai cadrelor de conducere; de altfel, tocmai acest aspect le diferenţiază de cadrele de execuţie. Trebuie să subliniem, în legătură cu acest aspect, faptul că în munca oricărui conducător există şi elemente de execuţie. Deosebirea fundamentală între aspectele de conducere existente în munca celor două categorii se referă la faptul că funcţiile se execută de către cadrele de conducere, la scara întregii societăţi comerciale sau a unui compartiment, în timp ce ele privesc, în cel de-al doilea caz, numai activitatea proprie executantului.

- funcţiile de conducere se realizează în absolut toate tipurile de întreprinderi (societatea comercială, regii autonome etc.) indiferent de domeniul în care activează (industrie, agricultură, comerţ etc.) sau de dimensiunile acestora. Ele se regăsesc la toate nivelele ierarhice dintr-o întreprindere. Conţinutul şi forma de manifestare a funcţiilor conducerii diferă în funcţie de nivelul ierarhic la care se manifestă.

- funcţiile conducerii au ponderi diferite pe scara ierarhiei în sensul că, la nivelul ei superior, se realizează, în principal, funcţiile de coordonare, antrenare şi evaluare-control.

1.2. Funcţia de coordonare

Coordonarea este funcţia managementului ştiinţific a cărei importanţă a sporit cosiderabil în etapa actuală, ca rezultat nemijlocit al creşterii dimensiunilor întreprinderilor şi complexităţii activităţii economice.

În esenţă funcţia de coordonare are ca obiect sincronizarea acţiunilor tuturor subdiviziunilor unei întreprinderi, precum şi a salariaţilor acesteia, în vederea realizării obiectivelor stabilite. Rezultă astfel că asigurarea eficienţei funcţiei de coordonare este determinată nemijlocit de raţionalitatea alcătuirii structurii organizatorice a organizaţiei de stabilirea unor legături judicioase între compartimentele acesteia, de repartizarea cât mai echilibrată a atribuţiilor în cadrul colectivului de conducere, dar şi a colectivelor subordonaţilor.

Concluzionând, se poate considera că realizarea funcţiei de coordonare este condiţionată de existenţa unui sistem judicios de comunicaţii, atât pe verticală- între diferite niveluri ierarhice de conducere şi între conducători şi subordonaţi, cât şi pe orizontală- între conducătorii şi între executanţii aflaţi la aceleaşi niveluri ierarhice, precum şi în diagonală, între cadre de conducere care se află la diferite niveluri ierarhice, dar acţioneaza în diferite activităţi, iar elementul cel mai important al coordonării este resursa umană.

În general, coordonarea reprezintă un proces prin care un manager creează şi menţine armonia între activităţile, oamenii şi compartimentele de muncă pe care le are în subordine, în condiţiile impulsurilor factorilor endogeni şi exogeni, care determină schimbări semnificative, pentru a realiza obiectivele propuse în condiţii de performanţe superioare.

Funcţia de coordonare decurge din necesitatea de a face ca toate eforturile, toate activităţile care se desfăşoară în diferite locuri şi nivele ierarhice dintr-o unitate economică să fie îndreptate spre realizarea obiectivelor prestabilite.

Exercitarea funcţiei de coordonare de către un manager presupune din partea acestuia un efort de cunoaştere privind:

- structura personalului din subordine;

- poziţia acestuia în organizarea unităţii;

- sarcinile şi atribuţiile fiecărui post existent în structura organizatorică.

De asemenea, activitatea de coordonare se desfăşoară în condiţii normale numai dacă fiecare subordonat îşi cunoaşte precis câmpul său de acţiune, domeniu în care îşi exercită atribuţiile şi responsabilităţile circumscrise postului pe care-l ocupă.

Manifestarea funcţiei de coordonare nu poate fi concepută fără existenţa unui sistem de comunicaţii adecvat, a unui ansamblu de legături informaţionale la scara întregii unităţi economice şi a fiecărui compartiment din cadrul acestuia.

Importanţa existenţei unui sistem de comunicaţii într-o unitate economică, pentru exercitarea funcţiei de coordonare, rezultă din faptul că, pe această cale, managerul îşi înţelege mai bine colaboratorii şi se face înţeles de aceştia. Exercitarea funcţiei de coordonareîintr-un climat favorabil de muncă asigură managerului un plus de competenţă în acest domeniu.

În exercitarea funcţiei de coordonare, managerului i se cere să respecte anumite cerinţe cum ar fi:

- echilibrarea sarcinilor între subordonaţi;

- asigurarea creşterii nivelului de competenţă a subordonaţilor;

- practicarea unor metode de management şi procedee de lucru adaptate diferitelor categorii de personal;

- aplicarea delegării de autoritate şi responsabilitate.