Managementul Documentelor

Documentele sunt elemente principale pentru succesul companiilor de azi pentru ca odata ce am intrat in sec XXI documentele devin esenta intregii afaceri. Pe masura ce tehnologiile se dezvolta, este de asteptat ca si documentele sa imbrace noi forme si sa ofere noi posibilitati de comunicare. Managerii romani au devenit constienti de importanta managementului documentelor si proiectelor. Procesul este in evolutie si va cunoaste o dezvoltare reala datorita aderarii la UE, moment in care companiile vor fi nevoite sa adopte standardele europene de calitate.

In dictionar, documentul este definit ca: “act prin care se adevereste, se constata sau se preconizeaza un fapt, se confera un drept, se recunoaste o obligatie; text scris sau tiparit, inscriptie sau alta marturie servind la cunoasterea unui fapt real actual sau fin trecut” (DEX 1996) sau mai pe scurt, un document este o foaie de hartie pe care e scris ceva important, ce poate fi o informatie (scrisori, rapoarte, planuri de faceri, facturi, comenzi etc.). Acum, dupa revolutia digitala, este permisa o noua definire documentului: “orice pachet de date structurate care poate fi folosit ca informatie”. Ceea ce inseamna ca un document poate fi aproape orice: imagini, date, desene, holograme, CD-ROM-uri, secvente audio si video etc. Cel mai important lucru este ca documentul va fi definit chiar de autorul sau. In momentul in care autorul il numeste document, este document.

Toate mediile de afaceri gestioneaza evidente manual sau electronic. Evidentele reprezinta dovada mediului in care actionam, ne achitam de anumite obligatii sau ne dezvoltam in relatiile cu clientii. Mediile de stocare a inregistrarilor sau documentelor s-au dezvoltat incercand sa reflecte cat mai corect actiunile curente si de perspectiva ale diverselor domenii de activitate.

In cadrul agentiei la care lucrez am putut remarca importanta unui bun management al documentelor. Fie ca au circuit intern, fie ca se adreseaza cuiva exterior organizatiei, acestea au nevoie de o buna evidenta si arhivare, pentru a fi usor regasite si folosite ulterior. Activitatea agentiei consta in intocmirea unei baze de date cu hostesse folosita in campanii publicitare pentru firmele colaboratoare.

Agentia detine un numar mare de documente ce sunt pastrate in baze de date pe sectiuni pentru a putea gasi foarte usor un document. Informatia poate intra in tipologii diferite in functie de criteriul de analiza retinut. Cateva dintre aceste criterii ar fi: originea, sensul circulatiei in ierarhie, reprezentare, durata de viata, pozitia in procesul prelucrarii, destinatarul, gradul de institutionalizare, structura firmei, finalitatea.

Dupa sensul de circulatie in ierarhie, in cadrul agentiei intalnim informatii descendente (fise de instructiuni ce provin de la manager catre angajati), ascendente (note informative, rapoarte efectuate de angajati), dar si informatii laterale (telefoane, note de informare de la un angajat la altul).

Un alt fel de document pe care il intalnim in agentie este contractul de colaborare cu firmele colaboratoare pentru care agentia presteaza servicii publicitare. Acestea au un circuit intern, au un numar de ordine si contin informatii brute, numite si elementare sau de baza. Aceste contracte sunt arhivate clasic (dosare), dar si pe suport electronic (in fisiere). Aceste fisiere nu sunt se