Procesul de Realizare a unei Conferințe

CAPITOLUL I

Alegerea subiectului

Alegerea subiectului

Conferinţa este o expunere făcută în public asupra unei teme din domeniul ştiinţei, artei, politicii etc., cu intenţia de a informa, de a instrui, de a omagia ; reuniune a reprezentanţilor unor state, ai unor organizaţii politice, ştiinţifice etc., cu scopul de a dezbate şi de a hotărî asupra unor probleme curente şi de perspectivă ale activităţii lor.

UNE BONNE CONFERENCE este o firmă specializată în organizarea târgurilor, conferinţelor, congrese,etc ce are ca obiect de activitate codul CAEN 7487.15 - Servicii de organizare a expoziţiilor, târgurilor şi congreselor.

Reuşita unei manifestări ştiinţifice se evaluează „obiectiv” în funcţie de reacţiile subiective ale participanţilorAcestea răsplătesc munca organizatorilor şi îi motivează pentru viitor.

Firma este înfiinţată în anul 2005 şi are sediul în Iaşi, strada Ştefan cel Mare, nr 12.

Firma îşi propune o analiză a metodelor utilizate în vederea îmbunătăţirii calităţii de pregătire şi organizare a conferinţelor desfăşurate prin aplicarea unui chestionar pe un eşantion de 50 persoane.

Personalul firmei prezintă un interes deosebit faţă de obiectivele firmei şi este calificat în acest domeniu.

Identificarea problemei

Scopul firmei este de a îndeplini cerinţele participanţilor la conferinţe având în vedere că majoritatea provin din mediul de afaceri, iar cerinţele sunt mult superioare. Prin satisfacerea acestora, satisfacem în mod implicit şi cerinţele firmelor care apelează la noi pentru servicii de externalizare a organizării de conferinţe.

Deoarece pe piaţa României în ultimii ani au apărut numeroase firme specializate în acest domeniu, UNE BONNE CONFERENCE îşi propune să facă faţă concurenţei prin îmbunătăţirea serviciilor de organizare a unei conferinţe.

Firma doreşte sa-şi creeze o diferenţiere faţă de firmele concurente , astfel organizatorii îşi propun să identifice problemele existente în vederea rezolvării acestora.

Problemele existente pe care le-a depistat UNE BONNE CONFERENCE sunt:

- necesitatea extinderii sălilor de conferinţă, pentru a veni în întâmpinarea clienţilor săi cu un număr mai mare de locuri , având în vedere faptul că numărul acestora este în continuă creştere;

- schimbarea imaginii sălilor prin achiziţionarea de noi obiecte decorative;

- achiziţionarea de echipamente tehnologice noi:

- Videoproiector

- Ecran de proiecţie

- Microfoane mobile

- Flipchart

- Sistem de sunet

- Acces permanent internet wireless

Alegerea subiectului definitiv:

Alegem să refacem procesul de organizare a unei conferinţe realizat de UNE BONNE CONFERENCE. Firma a aflat că aceasta are probleme în urma chestionării participanţilor la una din conferinţele organizate.

CAPITOLUL II

Înţelegerea situaţiei şi fixarea obiectivului

Obiective

-Îmbunătăţirea calităţii de desfaşurare a conferinţelor susţinute de firma UNE BONNE CONFERENCE în perioada 01 .01.2009- 15.04.2009.

-Achiziţionarea unui nou spaţiu locativ pentru extinderea sălilor de conferinţă până la data de 15.01.2009;

-Dotarea sălilor de conferinţe prin achiziţionarea de echipamente tehnologice necesare până la data de 23.03.2009.

-Modernizarea sălilor prin achiziţionarea unor obiecte decorative până la data de 4.04.2009.

- Angajarea personalului calificat în domeniul serviciilor de catering până la 15.04.2009.

Culegerea de date:

Pentru culegerea datelor am utilizat ca metoda de lucru chestionarul.

Pentru a înţelege problemele apărute, firma UNE BONNE CONFERENCE realizează un model de chestionar ce va fi oferit spre completare celor 50 de participanţi la conferinţă..

Scopul chestionarului este de a identifica exigenţele participanţilor.