Strategia de Îmbunătățire Continuă Kaizen

Strategia îmbunătățirii continue, considerată o strategie integratoare, transfuncțională a întreprinderii, are în vedere îmbunătățirea treptată, continuă, a calității produselor și serviciilor, ca și a productivității și competitivității, cu participarea întregului personal.

Japonia a fost, este și va fi miracolul pe care îl înțelegem cu greu. Dintr-o insulă fără resurse minerale și cu agricultura aproape de 0, prin muncă și ambiție, japonezii au făcut o super-putere mondială, care deține locul 1 în zeci de industrii. Explicațiile sunt multe, dar una dintre ele este tot mai prezentă în rapoartele marilor analiști economici: Kaizen.

Situația din prezent

Lipsa eficienței proceselor și procedurilor interne aduce pierderi de miliarde de euro marilor companii, în fiecare lună. Nu există administrator de afacere care să nu-și dorească o creștere fie și de doar 1-2% a performanțelor în muncă ale angajaților din posturile cheie (pentru început). O astfel de creștere ar reprezenta o veritabilă gură de oxigen, un buton turbo apăsat în cursa nebunească la care fiecare firmă participă alături de concurență cu două scopuri bine definite: supraviețuirea și dezvoltarea afacerii.

La aproape 18 ani de la Revoluție, într-o perioadă de boom economic incredibil, schimbarea mentalității este încă o provocare pentru toți patronii. Principiile de genul "lasă că merge și așa" sau "timpul trece, leafa merge, noi cu drag muncim" rezistă și atrag după ele pierderi greu de cuantificat. Este greu de crezut că se poate schimba peste noapte o mentalitate creată de un sistem comunist, în aproape 50 de ani de existență. De aici provin principalele dificultăți în aplicarea strategiei KAIZEN.

Deoarece totul a fost colectivizat, nimeni nu era de fapt responsabil; nimeni nu era responsabil, nimănui nu-i păsa. Orice individ era absolvit de responsabilitate deoarece el sau ea delega problema la un nivel mai mare, acela al instituției." - Slavenka Drakulic - Cafe Europa.

Se pot însă aduce schimbări, și încă foarte simplu, prin a se trasa noi coordonate în managementul afacerii și transformarea angajaților cu o adevărată baghetă magică. Pentru că, în definitiv, Kaizen chiar este o baghetă magică!

O strategie de reducere a costurilor

Kaizen este un concept de origine japoneză: KAI = schimbare; ZEN = bine, spre mai bine. În esență, metoda KAIZEN de îmbunătățire a performanțelor industriale se bazează pe o gândire filosofică concentrată pe observație. Conceptul definește rolul managementului în permanentă promovare și implementare a micilor îmbunătățiri (politica pașilor mărunți). Aceste creșteri mici fac ca procesul să fie mai eficient, efectiv, sub control și adaptabil.

Pe scurt, sistemul e folosit la creşterea calităţii unui produs sau al unui proces de management, prezentând fiecare componentă ca pe un sistem compus din sisteme mai mici, iar îmbunătăţirea acelor mici sisteme duc la un sistem mare mai bun. Destul de logic.

Ceva bun + ceva bun = mai mult decât de două ori ceva bun. Mai mulţi oameni se vor simţi bine de binele făcut de tine.

Extrem de important este faptul că aceste transformări spectaculoase sunt realizate fără o tehnică sofisticată sau echipament scump. Japonezii spun simplu că îmbunătățirea se face cu mintea, nu cu bani. Conceptul este o simplificare prin divizare a unui proces complex în procese mai mici. Cu ajutorul KAIZEN se elimină pierderile dintr-un proces prin îmbunătățirea considerabilă a acestuia, folosind sistematic observația și datele statistice, schimbând continuu instrumentele, dar și tehnicile folosite. Dacă la aceste principii este asociat și personalul angajat, prin implicare directă se pot obtine rezultate financiare de-a dreptul excepționale.

Unul dintre cele mai importante principii Kaizen este față de stilul de management clasic în care soluțiile vin de sus în jos – de la manager și până la femeia de serviciu sau agentul de pază -, în filosofia kaizen, soluțiile vin invers, de jos în sus, adică de la angajați (gemba) către manager. Angajații au astfel un rol esențial în cadrul companiei. Ideea generală este ca fiecare să găsească soluții de îmbunătățire a procesului de lucru. Angajații angrenați astfel prin conceptul kaizen devin constienți de rolul pe care îl joacă în procesul de îmbunătățire al muncii în companie și devin, implicit, mai responsabili și mai disciplinați. Accentul se pune, deci, pe comunicare, motivare și recompensare.

Alte principii ale filosofiei kaizen se referă la sortare – separarea lucrurilor de care este nevoie de cele inutile, ordonare – aranjarea lucrurilor pentru a putea fi ușor de găsit și folosit, curățenie – păstrarea curațeniei la locul de muncă, standardizare – inițierea unor metode pentru a evita apariția problemelor 1,2,3 și autodisciplina.

Această abordare a calităţii este o filozofie şi o schimbare de mentalitate până în final care se dezvolta în trei aspecte importante.

1. Procesul este continuu. Procesul de a ajunge la modificări trebuie să fie făcut în orice moment. Astfel, se contribuie la îmbunătăţirea continuă a calităţii muncii.

2. Procesul este gradual. Spre deosebire de alte metode, se dezvoltă mai lent. Se inovează mai lent. Din contră, pe termen lung, această metodă permite îmbunătăţirea în mod constant.